quản lý

Lý thuyết Bốn Lò Lửa: Cân bằng công việc và cuộc sống

Bạn từng ước rằng một ngày có thể dài hơn 24 giờ đồng hồ?
Bạn luôn cảm thấy mình bị thời gian rượt đuổi: đi ngủ với một “to-do list” dài dằng dặc trong đầu, luôn trong trạng thái bận rộn và kiệt sức vì các đầu việc phải làm không bao giờ dứt?
Bạn đang tìm kiếm một phương pháp giúp cân bằng công việc và đời sống cá nhân?
Bài viết dưới đây hy vọng san sẻ những trăn trở ấy cùng bạn bằng cách phân tích những ưu, nhược điểm của thuyết Bốn lò lửa nhằm mang lại những lời khuyên hữu ích giúp bạn tối ưu chất lượng cuộc sống.

Thuyết Bốn lò lửa là gì?

Thuyết Bốn lò lửa (The four burners theory) được hiểu là: Hãy tưởng tượng rằng cuộc sống của bạn như một cái bếp có bốn lò. Mỗi lò biểu tượng cho một mặt của cuộc sống: Lò thứ nhất là gia đình, lò thứ hai là bạn bè (hoặc các mối quan hệ xã hội nói chung), lò thứ ba là sức khoẻ, lò thứ tư là công việc. Thuyết Bốn lò lửa cho rằng: “Để thành công, bạn phải tắt đi một trong bốn lò. Và để thành công xuất sắc, bạn phải tắt đi hai trong số bốn lò.”

Điều này có nghĩa là, cái gọi là “cân bằng cuộc sống” thực ra không bao giờ là hoàn hảo, bạn khó có thể vừa lo cho gia đình chu toàn, lại vừa có thời gian với bạn bè, vừa chăm sóc sức khoẻ cá nhân, lại vừa tập trung được cho công việc. Mà có chăng, nếu bạn có làm được tất cả mọi thứ cùng lúc như vậy, thì chất lượng mỗi thứ cũng sẽ khó có thể tốt được vì bạn bị phân tâm, dàn trải quá nhiều.

Vậy nên, để nâng cao chất lượng công việc và cuộc sống, chúng ta cần hiểu đúng về “cân bằng”.

Tái định nghĩa về sự “cân bằng”

“Cân bằng công việc và đời sống cá nhân” (work – life balance) là một chủ đề đã và đang được bàn luận qua nhiều thế hệ. Thế nhưng, không biết tự bao giờ, người ta lại đặt những thứ này lên một cán cân – với công việc ở một bên và những yếu tố thuộc về đời sống cá nhân như gia đình, các mối quan hệ, sở thích và sự phát triển cá nhân ở bên còn lại – như thể đây là hai phần riêng lẻ và không liên quan gì đến nhau. Tuy nhiên, trên thực tế, đây lại là hai phần không thể tách rời trong cuộc sống của mỗi con người. Vì thế, cân bằng công việc và đời sống sao cho 50/50 là điều không thể. Thay vào đó, dung hòa là cách thực tế và khả thi hơn nhiều để nâng cao chất lượng cuộc sống. Oprah Winfrey cũng từng nói: “Chúng ta có thể có tất cả mọi thứ, chỉ là không phải tất cả cùng một lúc.” 

“Cân bằng” là một định mức cá nhân và mỗi chúng ta không nhất thiết phải có cùng một ngưỡng cân bằng. Nếu bạn là một người đam mê làm việc, bạn cảm thấy làm việc khiến bạn hạnh phúc hơn là gặp gỡ bạn bè, ngồi xem Netflix, thì hãy cứ làm thật hăng say. Cân bằng không phải là “cân” hết, mà là “cân” những thứ thực sự quan trọng đối với bạn.

Thuyết Bốn lò lửa cho ta những lời khuyên gì?

1. Chấp nhận rằng cuộc sống là một chuỗi các lựa chọn không hoàn hảo

Tôi có một người bạn làm nhân viên văn phòng. Thế nhưng, từ lâu cô bạn của tôi không còn tìm thấy niềm vui trong công việc hiện tại, nhưng đồng thời cũng không đủ can đảm để rời đi. Cô lặp lại các đầu việc mỗi ngày như một cái máy, tăng ca đến tối muộn, ôm việc về nhà… và luôn bị gia đình, bạn bè, người yêu trách móc vì cô không có  thời gian dành cho họ. Cuộc sống của cô bạn tôi không những tẻ nhạt mà còn trở nên căng thẳng tột độ. Những điều ấy khiến cô từ một người cởi mở lại trở nên tự thu mình và né tránh các cuộc vui.

Cô tâm sự những điều này với một người anh làm công nghệ, anh trả lời rằng: “Trong đời này không có thời điểm nào là hoàn hảo để bắt đầu một thứ cả. Ở những chỗ anh từng làm qua, anh chưa bao giờ được làm thứ mà anh thực sự muốn làm. Thế là anh khởi nghiệp, mặc dù trước đây anh chưa bao giờ có ý định đó. Giờ đây anh có nhiều mối lo hơn, không còn được ngủ nhiều như trước, nhưng bù lại anh được làm những dự án mà anh thích – nhỏ thôi nhưng không rập khuôn. Không có hạnh phúc nào mà không cần đánh đổi cả. Nếu sự cân bằng, ổn định hiện tại không khiến em vui, thì sao em lại ngại thay đổi?”

2. Mở rộng tối đa các giới hạn

Theo Mark Forster – chuyên gia nghiên cứu về các phương pháp quản lý thời gian chia sẻ, hãy lập một danh sách giới hạn những việc cần làm thay vì một danh sách dài dằng dặc các đầu việc. Trong đó, cần cài đặt những mục tiêu chi tiết, rõ ràng và cố gắng đảm bảo tiến độ. Nếu tập trung vào tiến bộ, bạn sẽ dễ dàng theo dõi hơn là chỉ chăm chăm vào đích đến. 

Đồng thời, tập trung là yếu tố then chốt giúp bạn tận dụng hiệu quả các khoảng thời gian mà bạn có để hoàn thành một việc nào đó. Hãy cố gắng loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng cho bạn: mạng xã hội, những câu chuyện phiếm từ đồng nghiệp và các yếu tố liên quan đến không gian làm việc… Thay vì nghĩ bạn là “nạn nhân” của thời gian, hãy nắm lấy thế chủ động, mở rộng tối đa các giới hạn để trong một thời gian ngắn có thể làm việc hiệu quả và tối ưu nhất.

3. Nhìn nhận cuộc đời theo từng “mùa”

Thuyết Bốn lò lửa khuyên bạn nên “chia nhỏ” cuộc đời theo từng mùa, hay nói đúng hơn là từng giai đoạn. Thay vì tìm kiếm sự hoàn hảo mọi lúc, mọi nơi, tại sao ta không thử tập trung vào một vài mảng theo từng khoảng thời gian nhất định? Hay nói cách khác, độ ưu tiên của bốn lò lửa sẽ có sự thay đổi trong cuộc đời của bạn.

Có thể ví dụ như: tuổi 20-30 là thời điểm con người ta chưa có con cái, dễ dàng tập trung vào sự nghiệp và rèn luyện thể chất. Lúc này, hai lò “công việc” và “sức khoẻ” cháy mạnh nhất. Vài năm sau, khi đã có gia đình, chúng có thể cháy nhỏ hơn, trong khi lò “gia đình” lại cần cháy mạnh mẽ. Một vài thập kỷ qua đi, khi gia đình đã ổn định, bạn lại muốn nối lại tình bạn và các kế hoạch kinh doanh từng bị gác lại. Khi đó, lò “bạn bè” và “công việc” lại cháy mạnh hơn.

Điểm yếu của Thuyết Bốn lò lửa

Vướng mắc lớn nhất của Thuyết Bốn lò lửa là nó luôn mang lại cảm giác bạn chưa làm được đúng như khả năng. Bởi có một sự thật là, rất nhiều người khi nghe qua Thuyết Bốn lò lửa sẽ có phản ứng tìm cách để “lách luật”. Liệu có thể vừa thành công vừa giữ cả bốn lò lửa cháy? Liệu mình có thể gộp hai lò làm một? Chẳng hạn như nhóm chung gia đình và bạn bè (thay vì ra ngoài tụ tập, bạn mời họ về nhà và tổ chức những bữa tiệc quây quần với cả các thành viên trong gia đình…); hay là nhóm chung sức khoẻ và công việc (bạn có thể đến văn phòng bằng thang bộ thay vì thang máy vào mỗi sáng để tranh thủ rèn luyện sức khỏe…).

Thuyết Bốn lò lửa giúp ta chọn ra khía cạnh ưu tiên trong những giai đoạn nhất định của cuộc đời, nhưng cũng bộc lộ điểm yếu của nó ở chỗ: không phải cuộc sống lúc nào cũng theo đúng kế hoạch của chúng ta. Cuộc đời vốn luôn vô thường và hữu hạn, thế nên chúng ta không thể lường trước được bất cứ điều gì. Có thể, khi còn trẻ, ta cố gắng cho bếp lò “công việc” ngùn ngụt cháy mà không quan tâm, chăm sóc cho gia đình hay nuôi dưỡng các mối quan hệ bạn bè. Đến khi đạt được thành tựu vẻ vang trong công việc, những biến cố, bệnh tật bất ngờ ập đến khiến người thân của bạn không còn nữa, bạn bè đều quay lưng vì sự xa cách lâu ngày (và còn rất rất nhiều tình huống khác nữa mà chúng ta không thể tiên liệu được). Lúc ấy, bạn có dồn hết tâm sức, dành hết thời gian để cố gắng vặn to những lò lửa đã từng bị “tắt” đi ấy cũng không thể nào làm được nữa. Vậy nên, thay vì tắt hẳn một hoặc hai bếp lò nào đó để có thể thành công như mặt lý thuyết, nhiều người cho rằng họ có thể giữ cho chúng luôn cháy “riu riu”.

Kết

Mọi lý thuyết hay triết lý sống và làm việc nào cũng có những ưu, nhược điểm của nó. Có được cái nhìn tổng quan về chúng sẽ giúp ta dễ dàng vận dụng một cách linh hoạt với điều kiện đời sống, tư duy và công việc cá nhân để thay đổi cuộc sống của chính mình. 

Trên hành trình khai phá Thuyết Bốn lò lửa để tìm về sự cân bằng công việc và cuộc sống, chúng ta cần những phương pháp làm việc thông minh. Nếu bạn muốn giữ cả bốn bếp lò trong cuộc đời mình luôn đỏ lửa, hãy thử trải nghiệm một ngày làm việc tập trung và năng suất với công cụ quản lý công việc Tictop.

Với Tictop, bạn có thể tận dụng tối đa thời gian làm việc trong ngày bằng cách tập trung hoàn thành các đầu việc được lên kế hoạch. Tictop được tích hợp nhiều tính năng thông minh giúp bạn dễ dàng trao đổi công việc, tạo các cuộc họp ngắn, quản lý các tệp tài liệu, hình ảnh… tại một phần mềm duy nhất mà không bị xao nhãng bởi hàng loạt thông báo từ các trang mạng xã hội khác nhau khi giao và nhận việc. Tictop mong muốn tối ưu nhất có thể khoảng thời gian làm việc của bạn, từ đó giúp bạn “vặn” to những bếp lò còn lại một cách trọn vẹn. Hãy truy cập www.tictop.vn để tìm hiểu thêm về Tictop bạn nhé!

Tictop team.

Lên Kế Hoạch Cho Ngày Làm Việc Trên Tictop

Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ vào mỗi buổi sáng để nghĩ xem hôm nay mình cần làm những công việc gì?
Bạn đã bao giờ rơi vào trạng thái “overload” khi có quá nhiều việc cần giải quyết và giải quyết công việc nhầm mức độ ưu tiên!
Tictop sẽ giúp bạn lên kế hoạch công việc, sắp xếp công việc của bạn theo đúng mức độ ưu tiên cần giải quyết.
Để bắt đầu một ngày làm việc hiệu quả, bạn cần biết hôm nay mình cần làm những công việc gì? cần hoàn thành những công việc gì?

1. Bắt đầu ngày làm việc

Bạn có thể bắt đầu tính thời gian làm việc của 1 ngày bằng cách nhấn vào nút ‘Bắt đầu làm việc’. Tại đây bạn có thể xem được số lượng công việc hiện tại của mình, số lượng công việc đã hoàn thành ngày hôm trước và số lượng công việc đang trong trạng thái quá hạn hoàn thành. Từ đó bạn sẽ có cái nhìn bao quát hơn về khối lượng công việc của bản thân và cơ bản xác định được bản thân cần hoàn thành công việc gì vào ngày hôm nay.
Tiếp theo, chọn nút > để sang màn hình chọn những công việc dự định sẽ làm hôm nay.

Sau khi đã có cái nhìn tổng quát về khối lượng công việc của mình, bạn có thể chọn những công việc sẽ làm hôm nay. Hoặc thêm công việc mới với nút + Tạo công việc .
Chọn Tiếp theo để sang màn hình chọn những công việc dự định sẽ hoàn thành xong trong hôm nay.
Nếu bạn không chọn công việc nào, bạn có thể bắt đầu công việc ngay. Tuy nhiên, Tictop khuyến khích bạn nên chọn trạng thái cho công việc của mình, điều này giúp thuận tiện cho mọi người trao đổi công việc với bạn và giúp bạn đặt được mục tiêu hoàn thành những công việc nào!

Sắp xếp công việc và chọn những công việc cần hoàn thành trong ngày. Bạn nên ưu tiên hoàn thành những công việc có độ ưu tiên “Cần gấp và Quan trọng”.
Sau khi chọn xong và chọn nút Bắt đầu làm việc . Bạn sẽ có một danh sách công việc được sắp xếp theo trình tự ưu tiên nhất. Và đặc biệt, thời gian làm việc trên Tictop sẽ bắt đầu được tính.

2. Lên kế hoạch cho công việc

Danh sách công việc của bạn sẽ được hiển thị và sắp xếp theo trạng thái và mức độ ưu tiên.

Trên Tictop có 9 trạng thái công việc:

  1. Đã tạo: Những công việc được tạo nhưng có kế hoạch cho công việc này
  2. Sẽ làm: Những công việc bạn chắc chắn sẽ làm nhưng chưa làm trong hôm nay.
  3. Đang tiến hành: Những công việc đang trong quá trình làm, cần thời gian tìm hiểu…
  4. Hoàn thành: Những công việc đã hoàn thành.
  5. Đang chờ: Những công việc đang chờ được duyệt, hoặc chờ có thời gian làm.
  6. Nháp: Những công việc được tạo nháp.
  7. Trùng lặp: Những công việc được tạo nhưng trùng với công việc khác.
  8. Đã lưu trữ: Những công việc cần lưu trữ lại.
  9. Đã hủy: Những công việc không làm và muốn hủy bỏ.

Các công việc có trạng thái Nháp, Trùng lặp, Đã lưu trữ, Đã hủy sẽ được ẩn trên danh sách công việc của bạn vào ngày mới sau khi được cài đặt trạng thái.
Cài đặt chính xác trạng thái công việc giúp bạn dễ dàng biết được những công việc nào mình cần hoàn thành trước. Lưu trữ lại những công việc cần làm, không bị bỏ quên công việc.

Trên Tictop có 4 mức độ ưu tiên công việc:

  1. Cần gấp và Quan trọng: Những công việc cần hoàn thành gấp và quan trọng, cần ưu tiên làm trước.
  2. Cần gấp: Những công việc cần gấp nhưng không quan trọng, có thể ưu tiên làm khi có thời gian.
  3. Quan trọng: Những công việc quan trọng nhưng chưa cần gấp, có thể sắp xếp thời gian hoàn thành sau.
  4. Thoải mái: Những công việc không có yêu cầu về thời gian, có thể hoàn thành bất cứ lúc nào.

Mức độ ưu tiên trên Tictop được xây dựng dựa trên ma trận Eisenhower. Giúp bạn phân biệt mức độ ưu tiên với mỗi công việc rõ ràng hơn.
Bạn có thể tìm hiểu hơn về ma trận Eisenhower để hiểu rõ hơn tầm quan trọng của nó trong việc quản lý công việc và thời gian qua bài viết Ma Trận Eisenhower – Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Của Vị Tổng Thống Mỹ .

Qua bài viết trên, Tictop hi vọng có thể giúp bạn quản lý và lên kế hoạch cho công việc của mình hiệu quả và linh động hơn.

Tictop team.

Tictop mách bạn cách lắng nghe thấu cảm: Kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả

Khi những Millennials (thế hệ GenY) giữ vị trí quản lý, đang tìm nhiều cách để kết nối tốt hơn với nhân viên và đẩy mạnh tính hiệu quả trong công việc, lắng nghe thấu cảm trở thành một kỹ năng được quan tâm hàng đầu. Bằng cách phân tích và đưa ra những “bài tập” giúp bạn hoàn thiện kỹ năng lắng nghe thấu cảm, bài viết dưới đây mong muốn mang lại một phương pháp giúp các nhà quản lý nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

Lắng nghe thấu cảm là gì?

Lắng nghe thấu cảm (empathic listening) là kỹ năng lắng nghe chú tâm và tương tác nhằm thấu hiểu cảm xúc của người nói, bên cạnh những ý tưởng và suy nghĩ của họ. Đặc tính nổi bật của lắng nghe thấu cảm là mang đến sự động viên và hỗ trợ đối phương, thay vì đưa ra định kiến hoặc phán xét.

Kỹ năng lắng nghe thấu cảm trong môi trường công việc được hiểu là cách mà các nhà quản lý dành toàn bộ sự tập trung khi tiếp thu ý kiến từ nhân viên, đồng thời thấu hiểu các trải nghiệm cảm xúc của họ. Từ đó, tạo ra một không gian giao tiếp mà nhân viên cảm thấy an toàn khi là chính họ, thoải mái và cởi mở hơn. Đó sẽ là nền tảng để xây dựng một môi trường làm việc lý tưởng, từ đó giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

Sự quan trọng của kỹ năng lắng nghe thấu cảm trong quản lý nhân sự

Trong môi trường làm việc, hầu hết các nhà lãnh đạo đều là người chủ động nói và nhân viên sẽ là người thụ động lắng nghe. Tuy nhiên, nếu người quản lý biết cách lắng nghe thấu cảm những suy nghĩ, chia sẻ từ nhân viên của mình, họ sẽ nhận thấy những thay đổi tích cực trong công việc. Lắng nghe thấu cảm vì thế giúp xây dựng niềm tin và lòng trung thành trong nhân viên. Đồng thời, kỹ năng này giúp loại bỏ tâm lý sợ sai của nhân viên, khiến họ thoải mái nêu ra những đề xuất sáng tạo và tối ưu hơn.

Lắng nghe thấu cảm giúp gợi mở các cuộc thảo luận, từ đó giải quyết tốt các vấn đề như hiểu nhầm ý trong giao và nhận việc, xung đột đội nhóm hay tâm lý sợ sai khi nêu ý kiến… Một người quản lý biết lắng nghe thấu cảm với nhân viên sẽ tạo ra một sự gắn kết tích cực trong đội nhóm. Khi sự thấu hiểu từ cấp trên được lan tỏa, nó sẽ được truyền đến toàn bộ tổ chức giúp nâng cao tinh thần đồng đội cũng như xây dựng được sự đoàn kết trong đội nhóm. Sự gắn bó đối với tổ chức khiến họ cảm thấy rằng sự thành công của họ và sự thành công của tổ chức có liên quan mật thiết với nhau, thúc đẩy họ tìm ra những cách làm việc mới và tốt nhất có thể.

Bên cạnh đó, lắng nghe thấu cảm giúp người quản lý có thể mở rộng tầm nhìn, từ đó đưa ra những quyết định chính xác hơn. Khi cởi mở để lắng nghe những gì đang diễn ra xung quanh, bạn có thể phát hiện ra những dấu hiệu nhỏ nhất về tình hình thực tế của đội ngũ đang quản lý. Từ đó tìm ra giải pháp khắc phục các vấn đề chưa tốt hoặc đưa ra những phương hướng phát triển tối ưu hơn cho tổ chức của mình. Đồng thời, lắng nghe những gì đang xảy ra có thể cung cấp manh mối tuyệt vời cho những điều sắp đến. Vậy nên, lắng nghe thấu cảm mỗi ngày có thể là một trong những yếu tố quan trọng cho một chiến lược chủ động.

Tác giả Stephen Covey từng viết: “Đa số mọi người lắng nghe không phải để hiểu, họ lắng nghe để trả lời.” Vì vậy, để các cuộc hội thoại trở nên sâu sắc hơn, từ đó giúp nâng cao hiệu quả công việc, lắng nghe thấu cảm là một kỹ năng những nhà quản lý nhân sự cần luyện tập. 

Những cách lắng nghe thấu cảm để trở thành nhà quản lý hiệu quả

Để tất cả nhân viên hiểu rõ thực tế công việc và mục tiêu phát triển của đội nhóm. Khải Tạ – COO của KAMEREO trả lời phỏng vấn tại Vietcetera với câu hỏi: “Phải một tay quản lý nhiều bộ phận, anh có bí quyết giao tiếp hiệu quả nào không? ” Anh cho rằng bí quyết đơn giản ở việc đảm bảo mọi thành viên trong đội ngũ công ty đều nhận thức được mục tiêu mà công ty đang hướng đến, và mỗi công việc họ thực hiện đều có đóng góp quan trọng vào mục tiêu đó. Vì thế, mỗi khi thử thách ập đến, cả nhóm đều dễ dàng và nhanh chóng đưa ra giải pháp phù hợp với định hướng của công ty.

Lắng nghe và tôn trọng ý kiến của tất cả nhân viên. Steve Jobs từng nói: “Sẽ không có ý nghĩa gì khi thuê những người thông minh và nói cho họ biết phải làm gì “. Một nhà lãnh đạo giỏi là người đưa ra chiến lược và mục tiêu, sau đó trao quyền đóng góp cho tất cả mọi người. Hãy tạo điều kiện để người nói tái khẳng định hoặc mở rộng cảm nghĩ bằng cách đưa ra những lời nói tóm tắt hoặc câu hỏi mở. Bạn có thể mở đầu bằng cách nói “Theo như tôi hiểu lời của bạn…” hoặc “Có phải ý bạn là…” Hoặc bạn có thể giúp đối phương đối chiếu cảm xúc qua một số cách nói như “Có vẻ bạn đang rất buồn và tức giận, vấn đề ở đây là…” hay “Đó hẳn là một hoàn cảnh khó khăn?

Đặt niềm tin khi giao việc cho nhân viên, từ đó tạo cho họ những cơ hội trau dồi và phát triển bản thân. Kể cả khi không đồng ý cách làm hoặc chưa hài lòng về kết quả công việc, bạn cần tránh gây tranh cãi ngay lập tức. Trước hết, hãy tin tưởng rằng đối phương có lý do riêng, từ đó lắng nghe và đặt câu hỏi để hiểu rõ bối cảnh cũng như thu được dữ kiện cần thiết. Trong trường hợp bạn không tán thành, hãy bắt đầu với câu hỏi “Điều gì khiến bạn nghĩ/làm như vậy? ” và nói về những điểm mà bạn đồng ý với họ trước để tránh đẩy đối phương vào trạng thái phòng vệ. Hãy cho nhân viên những cơ hội để thể hiện hết khả năng, tư duy, cho họ một số quyền tự do để quyết định cách xử lý công việc của mình. Hãy cùng động viên và khích lệ họ trong mọi trường hợp, kể cả khi gặp tình huống khó khăn.

Thấu hiểu những thử thách của người quản lý trong việc hoàn thiện kỹ năng lắng nghe thấu cảm đối với nhân viên, Tictop mang đến một giải pháp quản lý công việc hiện đại và thông minh. Phần mềm này giúp đội nhóm nắm rõ được các kế hoạch, mục tiêu phát triển cũng như xây dựng quy trình làm việc rõ ràng, hiệu quả. Với sự tối ưu của các chức năng, giao diện, bạn sẽ dễ dàng trao đổi ý kiến, dễ dàng giao, nhận việc và quản lý các đầu việc trong ngày của mỗi thành viên trong đội nhóm.

Lắng nghe thấu cảm là một quá trình học hỏi và hoàn thiện, chúng tôi ở đây để đồng hành cùng các bạn nhằm tìm ra một phương pháp làm việc hiệu quả nhất. Hãy truy cập www.tictop.vn để xem thông tin chi tiết về Tictop và trải nghiệm phương pháp làm việc hiệu quả ngay hôm nay!

Tictop team.

Ma Trận Eisenhower – Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Của Vị Tổng Thống Mỹ

Bạn nghĩ mình rất bận rộn, nhưng liệu có thực sự như vậy ? Hãy thử áp dụng phương pháp sắp xếp thời gian dưới đây của Cố Tổng thống Mỹ Eisenhower.

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng 5 sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp, và Đức.

Ngoài ra, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO, và bằng cách nào đó ông vẫn sắp xếp được thời gian để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình.

Eisenhower có một khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.

Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower) và đó là một công cụ ra quyết định đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ.

Ma trận Eisenhower: Phương pháp để trở nên năng suất hơn

Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng

1. Khẩn cấpquan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).

2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).

4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Điều tuyệt vời về ma trận này đó là nó có thể được sử dụng cho cả những kế hoạch lớn (kế hoạch cho cả tuần) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn (kế hoạch trong ngày).

Dưới đây là một ví dụ về Eisenhower Box cho một ngày:

Phân biệt Khẩn cấp và Quan trọng

“Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng” – Dwight Eisenhower.

Quan trọng là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc

Khẩn cấp là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.

Nếu tách biệt sự khác nhau giữa chúng một lần thì khá đơn giản, nhưng tiến hành một cách liên tục có thể gặp khó khăn. Điều tuyệt vời của ma trận Eisenhower là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định lặp đi lặp lại liên tục. Và cũng giống như bất cứ điều gì khác trong cuộc sống, kiên định là điều tối quan trọng.

Dưới đây là một số điểm được rút ra từ việc sử dụng phương pháp này:

Loại bỏ trước khi tối ưu hóa

Không có cách nào làm một công việc nhanh bằng việc không làm gì cả. Đó không phải là lý do khiến ta trở nên lười biếng mà là một gợi ý thúc đẩy chúng ta đưa ra quyết định khó khăn và loại bỏ bất kỳ nhiệm vụ nào không giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu của mình.

Thông thường, chúng ta lấy năng suất công việc, quản lý thời gian và sự tối ưu hóa như một lý do để lảng tránh những câu hỏi hóc búa: “Liệu tôi thực sự cần làm việc này?”.

Quả là dễ dàng hơn rất nhiều khi duy trì sự bận rộn và tự nhủ bản thân rằng ta chỉ cần làm việc hiệu quả hơn một chút hoặc “Ở lại làm việc muộn hơn một chút” hơn là phải chịu đựng sự bứt rứt khi bỏ đi công việc dễ chịu mà bạn đang làm, nhưng đó không phải là cách sử dụng hiệu quả nhất thời gian của bạn.

Như Tim Ferriss từng nói: “Bận rộn là một hình thái của sự lười biếng – Lười suy nghĩ và hành động bừa bãi”

Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần chúng ta tiến tới “Bỏ đi” nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức. Thành thật mà nói, nếu ta cứ đơn giản loại bỏ tất cả những điều khiến ta lãng phí thời gian mỗi ngày thì có lẽ sẽ không cần bất kỳ lời khuyên nào nào nữa.

Liệu phương pháp này có giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu

Một lưu ý cuối cùng: Sẽ rất khó để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì.

Có hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower:

1. Tôi đang làm việc vì cái gì?

2. Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Quyết định những việc phải làm và những việc phải bỏ đi sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất đối với bạn.

Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng có thể nó là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.

Source: cafebiz.net