Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ vào mỗi buổi sáng để nghĩ xem hôm nay mình cần làm những công việc gì?
Bạn đã bao giờ rơi vào trạng thái “overload” khi có quá nhiều việc cần giải quyết và giải quyết công việc nhầm mức độ ưu tiên!
Tictop sẽ giúp bạn lên kế hoạch công việc, sắp xếp công việc của bạn theo đúng mức độ ưu tiên cần giải quyết.
Để bắt đầu một ngày làm việc hiệu quả, bạn cần biết hôm nay mình cần làm những công việc gì? cần hoàn thành những công việc gì?
1. Bắt đầu ngày làm việc
Bạn có thể bắt đầu tính thời gian làm việc của 1 ngày bằng cách nhấn vào nút ‘Bắt đầu làm việc’. Tại đây bạn có thể xem được số lượng công việc hiện tại của mình, số lượng công việc đã hoàn thành ngày hôm trước và số lượng công việc đang trong trạng thái quá hạn hoàn thành. Từ đó bạn sẽ có cái nhìn bao quát hơn về khối lượng công việc của bản thân và cơ bản xác định được bản thân cần hoàn thành công việc gì vào ngày hôm nay.
Tiếp theo, chọn nút > để sang màn hình chọn những công việc dự định sẽ làm hôm nay.
Sau khi đã có cái nhìn tổng quát về khối lượng công việc của mình, bạn có thể chọn những công việc sẽ làm hôm nay. Hoặc thêm công việc mới với nút + Tạo công việc .
Chọn Tiếp theo để sang màn hình chọn những công việc dự định sẽ hoàn thành xong trong hôm nay.
Nếu bạn không chọn công việc nào, bạn có thể bắt đầu công việc ngay. Tuy nhiên, Tictop khuyến khích bạn nên chọn trạng thái cho công việc của mình, điều này giúp thuận tiện cho mọi người trao đổi công việc với bạn và giúp bạn đặt được mục tiêu hoàn thành những công việc nào!
Sắp xếp công việc và chọn những công việc cần hoàn thành trong ngày. Bạn nên ưu tiên hoàn thành những công việc có độ ưu tiên “Cần gấp và Quan trọng”.
Sau khi chọn xong và chọn nút Bắt đầu làm việc . Bạn sẽ có một danh sách công việc được sắp xếp theo trình tự ưu tiên nhất. Và đặc biệt, thời gian làm việc trên Tictop sẽ bắt đầu được tính.
2. Lên kế hoạch cho công việc
Danh sách công việc của bạn sẽ được hiển thị và sắp xếp theo trạng thái và mức độ ưu tiên.
Trên Tictop có 9 trạng thái công việc:
- Đã tạo: Những công việc được tạo nhưng có kế hoạch cho công việc này
- Sẽ làm: Những công việc bạn chắc chắn sẽ làm nhưng chưa làm trong hôm nay.
- Đang tiến hành: Những công việc đang trong quá trình làm, cần thời gian tìm hiểu…
- Hoàn thành: Những công việc đã hoàn thành.
- Đang chờ: Những công việc đang chờ được duyệt, hoặc chờ có thời gian làm.
- Nháp: Những công việc được tạo nháp.
- Trùng lặp: Những công việc được tạo nhưng trùng với công việc khác.
- Đã lưu trữ: Những công việc cần lưu trữ lại.
- Đã hủy: Những công việc không làm và muốn hủy bỏ.
Các công việc có trạng thái Nháp, Trùng lặp, Đã lưu trữ, Đã hủy sẽ được ẩn trên danh sách công việc của bạn vào ngày mới sau khi được cài đặt trạng thái.
Cài đặt chính xác trạng thái công việc giúp bạn dễ dàng biết được những công việc nào mình cần hoàn thành trước. Lưu trữ lại những công việc cần làm, không bị bỏ quên công việc.
Trên Tictop có 4 mức độ ưu tiên công việc:
- Cần gấp và Quan trọng: Những công việc cần hoàn thành gấp và quan trọng, cần ưu tiên làm trước.
- Cần gấp: Những công việc cần gấp nhưng không quan trọng, có thể ưu tiên làm khi có thời gian.
- Quan trọng: Những công việc quan trọng nhưng chưa cần gấp, có thể sắp xếp thời gian hoàn thành sau.
- Thoải mái: Những công việc không có yêu cầu về thời gian, có thể hoàn thành bất cứ lúc nào.
Mức độ ưu tiên trên Tictop được xây dựng dựa trên ma trận Eisenhower. Giúp bạn phân biệt mức độ ưu tiên với mỗi công việc rõ ràng hơn.
Bạn có thể tìm hiểu hơn về ma trận Eisenhower để hiểu rõ hơn tầm quan trọng của nó trong việc quản lý công việc và thời gian qua bài viết Ma Trận Eisenhower – Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Của Vị Tổng Thống Mỹ .
Qua bài viết trên, Tictop hi vọng có thể giúp bạn quản lý và lên kế hoạch cho công việc của mình hiệu quả và linh động hơn.
Tictop team.
