Tictop mách bạn cách lắng nghe thấu cảm: Kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả

Khi những Millennials (thế hệ GenY) giữ vị trí quản lý, đang tìm nhiều cách để kết nối tốt hơn với nhân viên và đẩy mạnh tính hiệu quả trong công việc, lắng nghe thấu cảm trở thành một kỹ năng được quan tâm hàng đầu. Bằng cách phân tích và đưa ra những “bài tập” giúp bạn hoàn thiện kỹ năng lắng nghe thấu cảm, bài viết dưới đây mong muốn mang lại một phương pháp giúp các nhà quản lý nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

Lắng nghe thấu cảm là gì?

Lắng nghe thấu cảm (empathic listening) là kỹ năng lắng nghe chú tâm và tương tác nhằm thấu hiểu cảm xúc của người nói, bên cạnh những ý tưởng và suy nghĩ của họ. Đặc tính nổi bật của lắng nghe thấu cảm là mang đến sự động viên và hỗ trợ đối phương, thay vì đưa ra định kiến hoặc phán xét.

Kỹ năng lắng nghe thấu cảm trong môi trường công việc được hiểu là cách mà các nhà quản lý dành toàn bộ sự tập trung khi tiếp thu ý kiến từ nhân viên, đồng thời thấu hiểu các trải nghiệm cảm xúc của họ. Từ đó, tạo ra một không gian giao tiếp mà nhân viên cảm thấy an toàn khi là chính họ, thoải mái và cởi mở hơn. Đó sẽ là nền tảng để xây dựng một môi trường làm việc lý tưởng, từ đó giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

Sự quan trọng của kỹ năng lắng nghe thấu cảm trong quản lý nhân sự

Trong môi trường làm việc, hầu hết các nhà lãnh đạo đều là người chủ động nói và nhân viên sẽ là người thụ động lắng nghe. Tuy nhiên, nếu người quản lý biết cách lắng nghe thấu cảm những suy nghĩ, chia sẻ từ nhân viên của mình, họ sẽ nhận thấy những thay đổi tích cực trong công việc. Lắng nghe thấu cảm vì thế giúp xây dựng niềm tin và lòng trung thành trong nhân viên. Đồng thời, kỹ năng này giúp loại bỏ tâm lý sợ sai của nhân viên, khiến họ thoải mái nêu ra những đề xuất sáng tạo và tối ưu hơn.

Lắng nghe thấu cảm giúp gợi mở các cuộc thảo luận, từ đó giải quyết tốt các vấn đề như hiểu nhầm ý trong giao và nhận việc, xung đột đội nhóm hay tâm lý sợ sai khi nêu ý kiến… Một người quản lý biết lắng nghe thấu cảm với nhân viên sẽ tạo ra một sự gắn kết tích cực trong đội nhóm. Khi sự thấu hiểu từ cấp trên được lan tỏa, nó sẽ được truyền đến toàn bộ tổ chức giúp nâng cao tinh thần đồng đội cũng như xây dựng được sự đoàn kết trong đội nhóm. Sự gắn bó đối với tổ chức khiến họ cảm thấy rằng sự thành công của họ và sự thành công của tổ chức có liên quan mật thiết với nhau, thúc đẩy họ tìm ra những cách làm việc mới và tốt nhất có thể.

Bên cạnh đó, lắng nghe thấu cảm giúp người quản lý có thể mở rộng tầm nhìn, từ đó đưa ra những quyết định chính xác hơn. Khi cởi mở để lắng nghe những gì đang diễn ra xung quanh, bạn có thể phát hiện ra những dấu hiệu nhỏ nhất về tình hình thực tế của đội ngũ đang quản lý. Từ đó tìm ra giải pháp khắc phục các vấn đề chưa tốt hoặc đưa ra những phương hướng phát triển tối ưu hơn cho tổ chức của mình. Đồng thời, lắng nghe những gì đang xảy ra có thể cung cấp manh mối tuyệt vời cho những điều sắp đến. Vậy nên, lắng nghe thấu cảm mỗi ngày có thể là một trong những yếu tố quan trọng cho một chiến lược chủ động.

Tác giả Stephen Covey từng viết: “Đa số mọi người lắng nghe không phải để hiểu, họ lắng nghe để trả lời.” Vì vậy, để các cuộc hội thoại trở nên sâu sắc hơn, từ đó giúp nâng cao hiệu quả công việc, lắng nghe thấu cảm là một kỹ năng những nhà quản lý nhân sự cần luyện tập. 

Những cách lắng nghe thấu cảm để trở thành nhà quản lý hiệu quả

Để tất cả nhân viên hiểu rõ thực tế công việc và mục tiêu phát triển của đội nhóm. Khải Tạ – COO của KAMEREO trả lời phỏng vấn tại Vietcetera với câu hỏi: “Phải một tay quản lý nhiều bộ phận, anh có bí quyết giao tiếp hiệu quả nào không? ” Anh cho rằng bí quyết đơn giản ở việc đảm bảo mọi thành viên trong đội ngũ công ty đều nhận thức được mục tiêu mà công ty đang hướng đến, và mỗi công việc họ thực hiện đều có đóng góp quan trọng vào mục tiêu đó. Vì thế, mỗi khi thử thách ập đến, cả nhóm đều dễ dàng và nhanh chóng đưa ra giải pháp phù hợp với định hướng của công ty.

Lắng nghe và tôn trọng ý kiến của tất cả nhân viên. Steve Jobs từng nói: “Sẽ không có ý nghĩa gì khi thuê những người thông minh và nói cho họ biết phải làm gì “. Một nhà lãnh đạo giỏi là người đưa ra chiến lược và mục tiêu, sau đó trao quyền đóng góp cho tất cả mọi người. Hãy tạo điều kiện để người nói tái khẳng định hoặc mở rộng cảm nghĩ bằng cách đưa ra những lời nói tóm tắt hoặc câu hỏi mở. Bạn có thể mở đầu bằng cách nói “Theo như tôi hiểu lời của bạn…” hoặc “Có phải ý bạn là…” Hoặc bạn có thể giúp đối phương đối chiếu cảm xúc qua một số cách nói như “Có vẻ bạn đang rất buồn và tức giận, vấn đề ở đây là…” hay “Đó hẳn là một hoàn cảnh khó khăn?

Đặt niềm tin khi giao việc cho nhân viên, từ đó tạo cho họ những cơ hội trau dồi và phát triển bản thân. Kể cả khi không đồng ý cách làm hoặc chưa hài lòng về kết quả công việc, bạn cần tránh gây tranh cãi ngay lập tức. Trước hết, hãy tin tưởng rằng đối phương có lý do riêng, từ đó lắng nghe và đặt câu hỏi để hiểu rõ bối cảnh cũng như thu được dữ kiện cần thiết. Trong trường hợp bạn không tán thành, hãy bắt đầu với câu hỏi “Điều gì khiến bạn nghĩ/làm như vậy? ” và nói về những điểm mà bạn đồng ý với họ trước để tránh đẩy đối phương vào trạng thái phòng vệ. Hãy cho nhân viên những cơ hội để thể hiện hết khả năng, tư duy, cho họ một số quyền tự do để quyết định cách xử lý công việc của mình. Hãy cùng động viên và khích lệ họ trong mọi trường hợp, kể cả khi gặp tình huống khó khăn.

Thấu hiểu những thử thách của người quản lý trong việc hoàn thiện kỹ năng lắng nghe thấu cảm đối với nhân viên, Tictop mang đến một giải pháp quản lý công việc hiện đại và thông minh. Phần mềm này giúp đội nhóm nắm rõ được các kế hoạch, mục tiêu phát triển cũng như xây dựng quy trình làm việc rõ ràng, hiệu quả. Với sự tối ưu của các chức năng, giao diện, bạn sẽ dễ dàng trao đổi ý kiến, dễ dàng giao, nhận việc và quản lý các đầu việc trong ngày của mỗi thành viên trong đội nhóm.

Lắng nghe thấu cảm là một quá trình học hỏi và hoàn thiện, chúng tôi ở đây để đồng hành cùng các bạn nhằm tìm ra một phương pháp làm việc hiệu quả nhất. Hãy truy cập www.tictop.vn để xem thông tin chi tiết về Tictop và trải nghiệm phương pháp làm việc hiệu quả ngay hôm nay!

Tictop team.