Xây dựng quy trình công việc là phương pháp hiệu quả giúp bạn vận hành doanh nghiệp, đội nhóm một cách hiệu quả. Vậy làm sao để xây dựng quy trình công việc hiệu quả cho doanh nghiệp? Hãy cùng TicTop theo dõi bài viết dưới đây nhé!!
Quy trình công việc là gì?
Quy trình công việc hay còn được biết đến với thuật ngữ tiếng anh là Workflow. Hiểu đơn giản quy trình công việc chính là việc sắp xếp công việc theo trình tự các bước. Các bước của quy trình cần theo tiêu chuẩn nhất định. Đây chính là hướng dẫn, quy định giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu, hoàn thành công việc.
10 bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả
Xác định nhu cầu khi xây dựng quy trình công việc
Xác định nhu cầu là việc cần thiết khi xây dựng quy trình công việc. Khi xác định được nhu cầu bạn sẽ nhanh chóng nắm bắt được các vấn đề mà tổ chức của bạn đang gặp phải khi xử lý công việc. Từ đó bạn sẽ dễ dàng xây dựng được các quy trình phù hợp. Đồng thời điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng đạt được mục tiêu mà tổ chức đề ra.
Xác định mục đích/mục tiêu của quy trình công việc
Khi xác định mục đích sẽ giúp bạn định hướng rõ ràng cho quy trình công việc. Nếu xác định nhu cầu giúp bạn hiểu rõ tình trạng hiện tại của tổ chức thì xác định mục đích sẽ giúp bạn thực hiện nhu cầu đó. Xác định mục đích bao gồm các hành động: nghiên cứu, phân tích nguồn lực, lập kế hoạch…
Thiết lập phạm vi quy trình công việc
Khi xác định được phạm vi bạn sẽ khoanh vùng được các bộ phận, công việc cần được thực hiện và tuân thủ quy trình công việc. Quy trình có thể áp dụng cho phòng ban, cá nhân, lĩnh vực, thời gian,…
Xây dựng các bước công việc của quy trình công việc
Mỗi công việc sẽ có tính chất riêng. Vì vậy mỗi quy trình cho một công việc sẽ có trình tự và số bước thực hiện khác nhau. Số bước trong một quy trình nên vừa đủ và phù hợp với nhu cầu, mục tiêu và phạm vi áp dụng. Nếu số bước quá nhiều sẽ khó kiểm soát. Tuy nhiên nếu số bước không đủ sẽ làm giảm chất lượng của quy trình.
Trung bình, một quy trình có thể có từ 8 đến 15 bước. Để xây dựng trình tự các bước của quy trình bạn có thể dựa vào các yếu tố:
Input: Các yếu tố đầu vào của một quy trình
Output: Các yếu tố đầu ra của một quy trình
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phương pháp 5W1H hoặc 5M để xác định các bước.
What (Là gì): Nội dung của quy trình trong công việc
Why (Vì sao): Vì sao cần phải có quy trình công việc.
When (Khi nào): Xác định thời điểm bắt đầu, kết thúc của quy trình công việc.
Where (Ở đâu): Lựa chọn địa điểm áp dụng quy trình làm việc
Who (Ai): Quyết định xem ai là người giám sát, thực hiện quy trình công việc
How (Như thế nào): Làm thế nào để thực hiện quy trình công việc.
Đồng thời, mô hình 5M sẽ giúp bạn đánh giá, xác định được các nguồn lực liên quan. 5 yếu tố: Man (Con người); Money (Tài chính); Material (Nguyên vật liệu); Machine (Công nghệ, máy móc); Method (Cách thức).
Quyết định điểm kiểm soát, theo dõi quy trình công việc
Việc quyết định điểm kiểm soát sẽ giúp bạn quản lý tốt chất lượng của mỗi bước trong quy trình. Vì lý do nguồn lực hạn chế nên thông thường các điểm kiểm định thường diễn ra ở giai đoạn quan trọng. Một số điểm kiểm soát thường gặp: trước khi chuyển tiếp, ra mắt sản phẩm, xuất kho…
Xác định người phụ trách, thực hiện
Mỗi giai đoạn trong quy trình sẽ phù hợp với một cá nhân, bộ phận nhất định. Vì vậy, người quản lý quy trình công việc cần phân bổ công việc đúng người, đúng năng lực. Việc này không chỉ đảm bảo chất lượng cho công việc mà còn giúp quy trình hoạt động trôi chảy.
Xây dựng tài liệu/ hồ sơ hướng dẫn
Để vận hành tốt quy trình làm việc, bạn cần có bộ tài liệu/ hồ sơ hướng dẫn. Nội dung của bộ tài liệu này thường sẽ là những định nghĩa, giải thích cho các thuật ngữ. Bộ tài liệu này sẽ giúp nhân sự cấp dưới nhanh chóng hiểu, nắm bắt thông tin.
Quyết định phương pháp kiểm soát từng giai đoạn trong quy trình công việc
Từng giai đoạn sẽ có phương pháp kiểm soát, đánh giá chất lượng khác nhau. Một số phương pháp phổ biến có thể kể đến: Xếp hạng hiệu suất; Đánh giá 360 độ; Định lượng năng lực của nhân sự; Tận dụng sự hỗ trợ của phần mềm quản lý công việc, đội nhóm;…
Chọn điểm kiểm tra thử nghiệm
Hành động này thường xuất hiện trong quy trình công việc của các doanh nghiệp sản xuất, chế biến hoặc gia công. Việc chọn điểm kiểm tra thử nghiệm sẽ giúp bạn đảm bảo chất lượng cho sản phẩm trước khi ra mắt/xuất kho thành phẩm.
Mô tả rõ các giai đoạn của quy trình công việc
Sau khi quy trình công việc đã hoàn tất sẽ cần được triển khai để đưa vào thực hiện. Lúc này, bạn hoặc quản lý có nhiệm vụ mô tả rõ các giai đoạn của quy trình công việc cho toàn bộ đội ngũ.
Bạn cần mô tả được quy trình công việc có bao nhiêu bước, có những bộ phận nào tham gia. Điều quan trọng nhất chính là cách thực hiện của từng giai đoạn. Bạn cũng đừng quên phải đính kèm theo định nghĩa, tài liệu, biểu mẫu liên quan nhé.
Cách theo dõi/ kiểm soát quy trình công việc
Ngày nay, công nghệ phát triển nên việc theo dõi, kiểm soát quy trình công việc trở nên dễ dàng hơn. Người quản lý và nhân viên có thể thông qua các thiết bị hiện đại để theo dõi tiến độ của quy trình. Họ còn có thể sử dụng các phần mềm quản lý hỗ trợ cho việc theo dõi, kiểm soát quy trình. TicTop là một trong những phần mềm có thể giúp bạn xây dựng và quản lý quy trình công việc hiệu quả.
TicTop Workflow là một tính năng giúp bạn xây dựng, quản lý quy trình công việc. Sau khi xây dựng xong các giai đoạn của quy trình công việc, bạn có thể nhập các giai đoạn và thiết lập người/bộ phận phụ trách cụ thể.
TicTop Workflow sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt tiến độ của quy trình. Đồng thời bạn cũng có thể biết được bộ phận, nhân sự nào đang chịu trách nhiệm cho giai đoạn đó.
Kết luận
Xây dựng và vận hành tốt quy trình công việc sẽ giúp bạn sắp xếp, quản lý tốt các công việc lặp lại. Từ đó, bạn sẽ giảm thiểu được các sai sót, nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc. Ngoài ra, nhân viên cũng sẽ có trách nhiệm và chủ động hơn với công việc của mình.
Hy vọng, bài viết trên đây của TicTop đã giúp bạn hiểu rõ 10 bước xây dựng quy trình công việc hiệu quả. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi, hẹn gặp lại bạn ở những bài viết tiếp theo!
