Quản lý dự án là một thuật ngữ rất quen thuộc trong một đội nhóm, doanh nghiệp, là công việc rất quan trọng trong việc đảm bảo cho các chiến lược và kế hoạch của đội nhóm, doanh nghiệp được hoàn thành đúng tiêu chuẩn và trong thời gian quy định. Hãy cùng TicTop tìm hiểu về quản lý dự án là gì và quy trình quản lý dự án qua bài viết này nhé!
Dự án và quản lý dự án là gì?
Dự án là một chuỗi các hoạt động liên quan đến nhau, có nhiều công đoạn, được lên kế hoạch và thời gian bắt đầu kết thúc cụ thể với sự tham gia của nhiều đối tượng khác nhau. Để tối ưu hóa nguồn lực và thực hiện dự án hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần phải lập ra kế hoạch chi tiết cho từng công đoạn.
Vậy quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là việc áp dụng các kỹ năng, kiến thức, công cụ kỹ thuật để lên kế hoạch và phương pháp nhằm thực hiện một chuỗi các hoạt động để hoàn thành mục tiêu đề ra của dự án, trong khoảng thời gian nhất định, nguồn lực và tài chính được giới hạn. Thêm vào đó, việc quản lý cần dựa vào tính chất và đặc thù theo ngành nghề của dự án để có thể đưa ra quy trình và phương án phù hợp. Một khi được quản lý hiệu quả, dự án sẽ có thể hoàn thành đúng tiến độ, thậm chí là sớm hơn, với mức ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật và chất lượng của dự án.
Vai trò và nhiệm vụ của quản lý dự án?
Dự án có thành công hay không đóng vai trò then chốt trong sự phát triển của một tổ chức, doanh nghiệp. Vì vậy vai trò của quản lý dự án rất quan trọng, quản lý dự án phải đảm bảo rằng các mục tiêu của dự án được đạt được trong phạm vi, thời gian, ngân sách và chất lượng được xác định trước.
Các nhiệm vụ cụ thể của quản lý dự án bao gồm:
- Lập kế hoạch và phân tích rủi ro: Lập kế hoạch chi tiết về các công đoạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu của dự án. Đồng thời cũng phải phân tích và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện và đưa ra các biện pháp để giảm thiểu và quản lý rủi ro của dự án.
- Quản lý nguồn lực: Quản lý ngân sách, nguồn lực, vật liệu và thiết bị. Quản lý dự án phải đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực để sử dụng một cách hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu của dự án.
- Quản lý tiến độ: Đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng theo tiến độ đã đặt ra và đưa ra các biện pháp để giải quyết các vấn đề có thể làm chậm tiến độ của dự án.
- Quản lý chất lượng: Các sản phẩm và dịch vụ được sử dụng trong dự án đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
- Quản lý thông tin: Thu thập, lưu trữ và chia sẻ thông tin liên quan đến dự án cho các thành viên trong nhóm dự án và các bên liên quan khác.
5 giai đoạn quản lý dự án chuẩn ISO
Quy trình quản lý dự án theo chuẩn ISO 21500:2012 được xây dựng, phát triển bởi Viện Quản lý dự án. Quy trình được chia thành 5 giai đoạn cơ bản, bao gồm:
Giai đoạn 1: Khởi động dự án (Initiating)
Khởi động là điểm bắt đầu của mọi dự án ở bất kỳ quy mô hay lĩnh vực nào. Giai đoạn này sẽ làm nổi bật mục tiêu, tầm nhìn chiến lược của dự án. Không chỉ vậy, còn giúp xác định, thống kê lại những đầu mục công việc cần hoàn thành. Ở giai đoạn này xác định các khía cạnh:
- Xác định chiến lược và khả năng thưc hiện của dự án.
- Các bên liên quan và và lập kế hoạch liên quan.
- Phạm vi và mục tiêu của dự án.
- Các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án (Planning)
Giai đoạn này thành viên trong dự án sẽ định hướng được cách thức thực thi dự án và trách nhiệm của mỗi cá nhân. Đối với người quản lý, cần nắm được các đầu mục công việc khi lên kế hoạch cho dự án là gì, bao gồm:
- Xác định các công việc cần tiến hành.
- Các nguồn lực cần sử dụng.
- Thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc trong dự án.
- Thảo luận và đồng thuận với các bên liên quan về kế hoạch để đảm bảo sự hiệu quả và tính khả thi của dự án.
- Xác định các tiêu chuẩn, chỉ số đo lường chất lượng dự án.
Giai đoạn 3: Thực hiện dự án (Executing)
Sau khi đã lập kế hoạch, quản lý dự án cùng đội nhóm sẽ tiến hành thực hiện dự án. Ở bước này, các thành viên sẽ tiến hành thực hiện công việc với thời hạn đã được đặt ra. Người quản lý cần theo dõi trạng thái của các công việc để đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng tiến độ. Ở giai đoạn này cần:
- Tiến hành triển khai các công việc trong dự án theo kế hoạch.
- Thiết lập hệ thống theo dõi và giám sát tiến độ của dự án.
- Đề xuất phương án thay thế nếu cần thiết, xây dựng nguồn ngân sách dự trù.
Giai đoạn 4: Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling)
Trong suốt quá trình thực hiện dự án, người quản lý dự án cần liên tục theo dõi và kiểm soát tiến độ hoàn thành của dự án. Người quản lý dự án cần đảm bảo các yếu tố sau:
- Các công việc trong dự án được thực hiện đúng tiến độ đã đề ra
- Các nguồn lực, chi phí được sử dụng hiệu quả
- Giảm thiểu được rủi ro trong quá trình thực hiện dự án.
- Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra trong quá trình thực hiện, người quản lý dự án cần đưa ra các biện pháp để giải quyết kịp thời.
Giai đoạn 5: Hoàn thành dự án (Closing)
Giai đoạn này bao gồm việc hoàn thành tất cả các công việc trong dự án. Các công việc: kiểm tra và báo cáo kết quả, rút ra kinh nghiệm để cải thiện trong tương lai. Người quản lý cần đánh giá kết quả của dự án. Điều này đảm bảo cho dự án đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng. Đồng thời giúp dự án đạt được các mục tiêu ban đầu đã đề ra. Bàn giao các sản phẩm của dự án cho khách hàng. Kèm theo đó là các tài liệu và thông tin kỹ thuật liên quan. Ngoài ra, bạn cần tổ chức các cuộc thảo luận với các bên liên quan. Mục đích để đánh giá hiệu quả của dự án. Đồng thời ghi nhận phản hồi để cải thiện trong tương lai.
Quản lý dự án hiệu quả cùng TicTop
Ứng dụng phần mềm vào quản lý dự án là sự lựa chọn của nhiều đội nhóm, doanh nghiệp. TicTop sẽ giúp bạn quản lý dự án một cách khoa học nhất. Bạn vừa có thể nắm bắt thông tin tổng quan nhất về dự án. Đồng thời kiểm soát được tiến độ dự án để có thể hoàn thành đúng thời hạn. Chúng ta cùng tìm hiểu xem TicTop giúp gì cho bạn trong việc quản lý dự án nhé!
Dễ dàng nắm bắt thông tin với các báo cáo tổng quan
Việc cài đặt dự án trên TicTop sẽ giúp bạn kiểm soát được luồng thông tin xuyên suốt dự án. Đồng thời giúp phân loại công việc rõ ràng, dễ dàng tìm kiếm cũng như kiểm soát. Bạn có thể tạo lĩnh vực/dự án ở phần cài đặt hoặc thêm mới ngay khi tạo Task.
Mỗi lĩnh vực/dự án sẽ có một bảng thống kê về các số liệu. Trang báo cáo này sẽ giúp bạn nắm bắt tình hình tổng quát của lĩnh vực/dự án đó.
Dễ dàng sắp xếp, lọc, tìm kiếm công việc, thông tin liên quan đến dự án
Trên TicTop bạn có thể chọn lĩnh vực/dự án khi tạo Task
Khi gắn Lĩnh vực/Dự án vào các công việc đã tạo, bạn sẽ dễ dàng hơn khi tìm kiếm. Bạn hoàn toàn có thể sắp xếp, lọc, tìm kiếm công việc, thông tin liên quan đến dự án.
Quản lý công việc hiệu quả với tính năng nhắc nhở công việc và sơ đồ Gantt
Trên TicTop app mobile có tính năng nhắc nhở công việc. Tính năng này cho phép bạn cài đặt thời gian nhắc nhở deadline cho từng công việc trong dự án. Việc này sẽ nhắc nhở bạn hoàn thành công việc đúng thời hạn. Công cụ này sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc cho đội nhóm của bạn.
Ngoài ra, TicTop còn xây dựng sơ đồ Gantt. Tính năng này sẽ giúp quản lý nắm bắt được tiến độ công việc tổng thể của cả dự án. Từ đó có sự thúc giục, điều chỉnh phân bổ nguồn lực để hoàn thành dự án theo mục tiêu ban đầu đã đề ra.
Kết luận
Quản lý dự án là vấn đề then chốt trong việc quyết định sự thành bại của một dự án. Với công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp như TicTop, đội nhóm sẽ đạt được hiệu suất làm việc cao hơn. Đồng thời dự án sẽ có được kết quả tốt hơn. Hãy cùng trải nghiệm tính năng này trên TicTop nhé!!!
