Mỗi người trong chúng ta đều có 24 giờ một ngày. Thế nhưng, có người làm được rất nhiều việc. Họ có thời gian dành cho công việc, gia đình, bản thân. Ngược lại, có người luôn ngập trong công việc. Họ bị công việc chèn ép đến mức không thể thoát ra được. Vậy sự khác nhau ở đây là gì? Chính xác đó là do kỹ năng quản lý công việc.
Kỹ năng quản lý công việc là gì?
Khái niệm
Kỹ năng quản lý công việc là một kỹ năng được áp dụng để sắp xếp công việc theo thứ tự khoa học và hợp lý. Đây là một kỹ năng quan trọng và cần thiết đối với mỗi người. Cùng với một khối lượng công việc như nhau, đối với người có kỹ năng quản lý công việc tốt chắc chắn kết quả công việc sẽ tốt và rút ngắn được thời gian xử lý hơn.
Tại sao cần có kỹ năng quản lý công việc
- Tăng hiệu suất làm việc
Biết cách quản lý công việc hiệu quả giúp bạn tập trung hơn trong lúc làm việc. Giúp hiệu suất công việc được tăng cao, kết quả công việc cực kỳ tốt. Không những thế, việc tối ưu hiệu quả công việc còn giúp bạn làm được nhiều việc trong một ngày. Khi đó công việc không bị lo quá hạn. Ngoài thời gian dành cho công việc, bạn còn có thời gian dành cho gia đình, bạn bè, sở thích cá nhân.
- Đạt được mục tiêu đề ra
Việc đặt ra các mục tiêu công việc và quản lý chúng hiệu quả sẽ giúp bạn không còn trì hoãn. Bạn sẽ ép bản thân phải làm việc để đạt được mục tiêu đó. Không những vậy, kỹ năng quản lý công việc còn giúp tăng hiệu suất và kết quả công việc.
- Giảm căng thẳng
Công việc tồn đọng, deadline thì chồng chéo đôi khi khiến bạn thực sự căng thẳng. Nhưng đừng lo, chỉ cần bạn biết kỹ năng quản lý công việc, bạn sẽ giải quyết được vấn đề này. Trước tiên bạn hãy chia nhỏ công việc và sắp xếp theo mức độ ưu tiên. Xen kẽ vào đó là hãy có những khoảng nghỉ ngắn để tái tạo năng lượng. Điều này sẽ khiến bạn giảm căng thẳng trong quá trình làm việc.
- Cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Mỗi ngày, chúng ta sẽ có 24 giờ. Chúng ta không chỉ dành thời gian cho công việc mà còn phải chăm sóc gia đình, bản thân và các mối quan hệ bạn bè. Khi bạn biết cách quản lý công việc và dành thời gian cho gia đình, bản thân, bạn sẽ cân bằng cuộc sống.
Top 5+ kỹ năng quản lý công việc hiệu quả
Kỹ năng lập kế hoạch
Sau khi có mục tiêu rõ ràng, bạn cần nghĩ xem con đường mình đi đến mục tiêu đó như thế nào. Đó chính là kỹ năng lập kế hoạch. Người làm việc và sống có kế hoạch sẽ là người làm chủ được cuộc sống. Để thiết lập nên kế hoạch phù hợp nhất với bản thân, bạn cần:
- Đặt ra mục tiêu lớn cần đạt được
- Liệt kê các nhiệm vụ nhỏ cần làm để đạt được mục tiêu lớn
- Chuẩn bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng để thực hiện được mục tiêu
- Thiết lập kế hoạch và phân bổ thời gian hợp lý
Đặt mức độ ưu tiên cho công việc
Xác định mức độ ưu tiên công việc trước mỗi ngày làm việc, sẽ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn. Với mỗi công việc cần hoàn thành, bạn nên phân chia ít nhất thành ba cấp độ: Khẩn cấp, quan trọng, thoải mái. Trong đó, việc khẩn cấp cần làm ngay, sau đó sẽ xử lý đến những việc quan trọng. Sau cùng nếu còn thời gian mới đến những việc thoải mái.
Phân chia cấp độ cho công việc giúp sắp xếp và phân bổ thời gian làm việc phù hợp. Tránh trường hợp công việc bị chồng chéo lên nhau dẫn đến chậm trễ.
Kỹ năng quản lý thời gian
Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch, sắp xếp độ ưu tiên công việc, hoạt động hàng ngày để sử dụng quỹ thời gian một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Mục đích của quản lý thời gian chính là tăng cường hiệu suất công việc, giảm căng thẳng, hoàn thành công việc đúng hạn, có thời gian dành cho giải trí, nghỉ ngơi và sở thích cá nhân.
Kỹ năng quản lý thời gian càng tốt, bạn càng tối ưu được quỹ thời gian trong ngày. Phân bổ thời gian hợp lý, giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn và hiệu quả cao.
Kỹ năng chia nhỏ công việc
Một trong những cách để quản lý thời gian hiệu quả đó là biết chia nhỏ công việc lớn thành những công việc nhỏ. Việc chia nhỏ công việc giúp bạn có cái nhìn chi tiết về những việc mình cần làm. Tập trung làm những nhiệm vụ nhỏ giúp kết quả công việc tốt hơn. Phân bổ thời gian cho những nhiệm vụ nhỏ sẽ dễ dàng quản lý hơn.
Ngoài ra việc chia nhỏ công việc sẽ giúp bạn có thời gian để nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng. Mỗi lần làm xong một nhiệm vụ nhỏ, bạn hãy tích vào hoàn thành. Nhìn vào danh sách công việc đã hoàn thành bạn sẽ có thêm động lực và thấy bản thân mình đã làm việc thực sự năng suất.
Đánh giá công việc
Đánh giá hiệu quả công việc theo từng ngày, tuần, tháng giúp bạn có cái nhìn khách quan về hiệu suất làm việc. Hiệu suất tăng hay giảm, bạn chỉ nhìn thấy được khi thực hiện đánh giá công việc. Từ đó sẽ có sự điều chỉnh phù hợp để tối ưu thời gian và năng suất làm việc.
Đặt deadline cho công việc
Nếu nhìn vào một công việc không có deadline, bạn sẽ không biết nên làm việc nào trước việc nào sau. Lâu dần công việc cứ thế chất đống lên nhau. Việc đặt deadline giúp bạn lên kế hoạch, sắp xếp độ ưu tiên của công việc một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
Nhờ sự trợ giúp của công nghệ
Với thời đại công nghệ 4.0 có rất nhiều phần mềm hỗ trợ giúp chúng ta quản lý công việc hiệu quả và dễ dàng hơn. Phần mềm này giúp mình lên kế hoạch, sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên. Ngoài ra, phần mềm còn thông báo, nhắc nhở để tránh bạn quên việc.
Tictop – phần mềm quản lý công việc hiệu quả
Tictop là phần mềm quản lý công việc thế hệ mới được phát triển bởi đội ngũ người Việt. Phần mềm được tạo ra với mong muốn giúp bạn giải quyết nhu cầu quản lý công việc hiệu quả. Bên cạnh đó giúp bạn dễ dàng kết nối với các thành viên khác trong trường hợp quản lý đội nhóm. Bạn không mất nhiều thời gian tìm hiểu, cài đặt và sử dụng.
Các tính năng nổi bật của Tictop
- Tạo và theo dõi công việc
- Quản lý thời gian
- Trao đổi công việc
- Giao việc và quản lý công việc
- Tạo và quản lý dự án
- Tạo và theo dõi quy trình công việc
- Quản lý và lưu trữ tài liệu
Ngoài các tính năng cơ bản cần có của một phần mềm quản lý công việc. Tictop còn có rất nhiều tính năng cao cấp khác giúp đội nhóm X5 năng suất làm việc. Có thể kể đến: Nhắc nhở công việc, workflow, phê duyệt công việc, biểu đồ Gantt, tạo và quản lý lịch nghỉ của nhân viên.
Kết luận
Trong bài viết trên Tictop đã chia sẻ đến quý bạn đọc về các kỹ năng quản lý công việc hiệu quả. Một kỹ năng cực kỳ quan trọng mà bất kỳ ai cũng cần có. Tictop hy vọng rằng các bạn có thể áp dụng nó một cách hiệu quả nhất. Hãy theo dõi trang blog Tictop để biết thêm nhiều kỹ năng mới nhé!
