năng suất

Lên Kế Hoạch Cho Ngày Làm Việc Trên Tictop

Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ vào mỗi buổi sáng để nghĩ xem hôm nay mình cần làm những công việc gì?
Bạn đã bao giờ rơi vào trạng thái “overload” khi có quá nhiều việc cần giải quyết và giải quyết công việc nhầm mức độ ưu tiên!
Tictop sẽ giúp bạn lên kế hoạch công việc, sắp xếp công việc của bạn theo đúng mức độ ưu tiên cần giải quyết.
Để bắt đầu một ngày làm việc hiệu quả, bạn cần biết hôm nay mình cần làm những công việc gì? cần hoàn thành những công việc gì?

1. Bắt đầu ngày làm việc

Bạn có thể bắt đầu tính thời gian làm việc của 1 ngày bằng cách nhấn vào nút ‘Bắt đầu làm việc’. Tại đây bạn có thể xem được số lượng công việc hiện tại của mình, số lượng công việc đã hoàn thành ngày hôm trước và số lượng công việc đang trong trạng thái quá hạn hoàn thành. Từ đó bạn sẽ có cái nhìn bao quát hơn về khối lượng công việc của bản thân và cơ bản xác định được bản thân cần hoàn thành công việc gì vào ngày hôm nay.
Tiếp theo, chọn nút > để sang màn hình chọn những công việc dự định sẽ làm hôm nay.

Sau khi đã có cái nhìn tổng quát về khối lượng công việc của mình, bạn có thể chọn những công việc sẽ làm hôm nay. Hoặc thêm công việc mới với nút + Tạo công việc .
Chọn Tiếp theo để sang màn hình chọn những công việc dự định sẽ hoàn thành xong trong hôm nay.
Nếu bạn không chọn công việc nào, bạn có thể bắt đầu công việc ngay. Tuy nhiên, Tictop khuyến khích bạn nên chọn trạng thái cho công việc của mình, điều này giúp thuận tiện cho mọi người trao đổi công việc với bạn và giúp bạn đặt được mục tiêu hoàn thành những công việc nào!

Sắp xếp công việc và chọn những công việc cần hoàn thành trong ngày. Bạn nên ưu tiên hoàn thành những công việc có độ ưu tiên “Cần gấp và Quan trọng”.
Sau khi chọn xong và chọn nút Bắt đầu làm việc . Bạn sẽ có một danh sách công việc được sắp xếp theo trình tự ưu tiên nhất. Và đặc biệt, thời gian làm việc trên Tictop sẽ bắt đầu được tính.

2. Lên kế hoạch cho công việc

Danh sách công việc của bạn sẽ được hiển thị và sắp xếp theo trạng thái và mức độ ưu tiên.

Trên Tictop có 9 trạng thái công việc:

  1. Đã tạo: Những công việc được tạo nhưng có kế hoạch cho công việc này
  2. Sẽ làm: Những công việc bạn chắc chắn sẽ làm nhưng chưa làm trong hôm nay.
  3. Đang tiến hành: Những công việc đang trong quá trình làm, cần thời gian tìm hiểu…
  4. Hoàn thành: Những công việc đã hoàn thành.
  5. Đang chờ: Những công việc đang chờ được duyệt, hoặc chờ có thời gian làm.
  6. Nháp: Những công việc được tạo nháp.
  7. Trùng lặp: Những công việc được tạo nhưng trùng với công việc khác.
  8. Đã lưu trữ: Những công việc cần lưu trữ lại.
  9. Đã hủy: Những công việc không làm và muốn hủy bỏ.

Các công việc có trạng thái Nháp, Trùng lặp, Đã lưu trữ, Đã hủy sẽ được ẩn trên danh sách công việc của bạn vào ngày mới sau khi được cài đặt trạng thái.
Cài đặt chính xác trạng thái công việc giúp bạn dễ dàng biết được những công việc nào mình cần hoàn thành trước. Lưu trữ lại những công việc cần làm, không bị bỏ quên công việc.

Trên Tictop có 4 mức độ ưu tiên công việc:

  1. Cần gấp và Quan trọng: Những công việc cần hoàn thành gấp và quan trọng, cần ưu tiên làm trước.
  2. Cần gấp: Những công việc cần gấp nhưng không quan trọng, có thể ưu tiên làm khi có thời gian.
  3. Quan trọng: Những công việc quan trọng nhưng chưa cần gấp, có thể sắp xếp thời gian hoàn thành sau.
  4. Thoải mái: Những công việc không có yêu cầu về thời gian, có thể hoàn thành bất cứ lúc nào.

Mức độ ưu tiên trên Tictop được xây dựng dựa trên ma trận Eisenhower. Giúp bạn phân biệt mức độ ưu tiên với mỗi công việc rõ ràng hơn.
Bạn có thể tìm hiểu hơn về ma trận Eisenhower để hiểu rõ hơn tầm quan trọng của nó trong việc quản lý công việc và thời gian qua bài viết Ma Trận Eisenhower – Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Của Vị Tổng Thống Mỹ .

Qua bài viết trên, Tictop hi vọng có thể giúp bạn quản lý và lên kế hoạch cho công việc của mình hiệu quả và linh động hơn.

Tictop team.

Chuyển đổi số trong bình thường mới: Đâu là chiến lược trọng tâm?

Chuyển đổi số trong bối cảnh bình thường mới, doanh nghiệp cần lưu ý điều gì? Cuộc phỏng vấn sau đây với Jean-Christophe Denis, Đối tác tư vấn công nghệ tại KPMG Luxembourg sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi trên.

Đại dịch hiện nay đã định hình lại cách chúng ta làm việc. Một bình thường mới khó định đoán – nơi mà mọi thứ đều có thể thay đổi, đòi hỏi doanh nghiệp cần được trang bị những công nghệ phù hợp để gia tăng tốc độ hành động và ứng nguy – nắm cơ linh hoạt.

Cuộc phỏng vấn dưới đây giữa Sophie Dubroca, quản lý Nhân sự & Chuyển đổi tại KPMG Luxembourg và đồng nghiệp Jean-Christophe Denis, Đối tác tư vấn công nghệ, sẽ cho chúng ta cái nhìn rõ hơn về những thách thức của chuyển đổi số và những trọng tâm trong chiến lược công nghệ mà các công ty cần lưu ý trong thời đại biến động này.

Măc dù những thách thức và chiến lược được đề cập bởi hai chuyên gia người Luxembourg, đội ngũ Base nhận thấy đây đồng thời cũng là bài toán chung của rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình chuyển đổi số, do đó thực hiện dịch bài phỏng vấn sang tiếng Việt với hy vọng có thể chia sẻ tới các chủ doanh nghiệp những kinh nghiệm hữu ích.

Bài viết gốc: Change management in digital transformation: backbone of the new reality? – KPMG Luxembourg

Sophie Dubroca (SD): Jean, chúng ta đã nghe rất nhiều về chuyển đổi số, từ khóa đang đứng đầu trong danh sách chiến lược của các công ty hiện nay. Vậy những yếu tố quan trọng nhất làm nên thành công của chuyển đổi số là gì?

Jean-Christophe Denis (JCD): Thứ nhất, chuyển đổi số là một hành trình, chứ không chỉ là một buổi “go-live” công cụ hay một giải pháp mới. Điều thiết yếu cho quá trình này là sự chuẩn bị đúng cách, nhằm quản lý kỳ vọng và việc triển khai thực tế trên người dùng cuối – ở đây là đội ngũ nhân viên. Vì vậy tất nhiên, dành đủ thời gian để xác định bài toán doanh nghiệp và lắng nghe nhu cầu của nhân sự là yếu tố thành công quan trọng đầu tiên. Tuy nhiên, không phải là yếu tố quan trọng nhất.
 

Một chiến lược quản trị thay đổi toàn diện để theo sát quá trình chuyển đổi mới là lời giải quan trọng nhất. Điều này bao gồm việc đảm bảo sự gắn kết từ đầu của tất cả các bên liên quan, sự hoạch định rõ ràng về giải pháp sẽ triển khai và lợi ích của nó, cũng như thiết lập các kế hoạch truyền thông nội bộ và lộ trình đầu tư trong tương lai. Trên hết, cần có sự giám sát việc thực hiện của nhân viên để có thể đo lường mức độ thành công và đảm bảo tính bền vững của chuyển đổi số.
 

Tất nhiên, tất cả điều này cần phải đặt ngang tầm ưu tiên với bảo mật dữ liệu và an ninh mạng nhằm tuân thủ các quy định hiện hành và củng cố niềm tin của tập thể.

SD: Bối cảnh COVID-19 đã tác động đến phương pháp quản trị thay đổi của các doanh nghiệp như thế nào? Có những thách thức gì doanh nghiệp đang phải đối mặt?
 

JCD: Tình hình hiện nay đã buộc nhiều doanh nghiệp phải đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số. Và đôi khi do chúng ta quá tập trung vào việc hiện đại hóa cơ sở hạ tầng và dịch vụ của mình, mà quên đi việc đảm bảo trải nghiệm nhân viên. Một công cụ chỉ hữu ích thôi là chưa đủ, để có được vị trí bền vững trong thói quen làm việc của tổ chức, nó còn phải đơn giản và dễ sử dụng.

Điều kiện làm việc từ xa hiện nay khiến cho việc kết nối của nhân viên với những thay đổi trong tổ chức trở nên khó khăn hơn. Do đó, những cảm xúc khác nhau mà con người trải qua một cách tự nhiên trong quá trình chuyển đổi số cũng dễ dàng bị phóng đại. Nếu đó là cảm giác hào hứng và phấn khích, thì chúng ta không có gì cần lo ngại; nhưng khi đó là lo lắng và căng thẳng – những cảm xúc hoàn toàn bình thường và dễ hiểu – thì việc quản lý sẽ tương đối phức tạp. Việc tổ chức các buổi đào tạo từ xa và đảm bảo thông tin, kiến thức được chuyển giao một cách hiệu quả cũng trở nên khó khăn hơn.

Tất cả những khía cạnh trên cần được cân nhắc kỹ càng để có thể đưa ra hướng tiếp cận quản trị thay đổi phù hợp và không tạo thêm rào cản cho quá trình chuyển đổi số.

SD: Đâu là những sai lầm phổ biến nhất liên quan đến quản trị thay đổi trong chuyển đổi số? Và chúng ta có thể giải quyết như thế nào?

JCD: Thứ nhất, đôi khi mọi người nghĩ rằng vì chúng ta đang áp dụng công nghệ nên sự thay đổi sẽ diễn ra nhanh chóng, như thể có một công tắc để bật nút “Chuyển đổi số”. Đây thực tế là một quá trình dài hơi và phức tạp hơn nhiều. Nó bắt đầu từ lâu trước khi chúng ta quyết định lựa chọn một giải pháp nào đó và tiếp tục lâu dài sau khi giải pháp đó được triển khai.

Thứ hai, các công ty có xu hướng lựa chọn những sản phẩm tốt nhất trên thị trường. Điều này có vẻ chính đáng, nhưng không phải lúc nào cũng là con đường đúng. Điều quan trọng nhất là một giải pháp phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp và thực sự hỗ trợ đội ngũ của bạn làm việc hiệu quả hơn. Vì vậy, một lần nữa, chìa khóa là tập trung vào việc xác định bài toán doanh nghiệp và lựa chọn các sản phẩm có tính năng phù hợp để triển khai.

Tiếp theo, trong khi chuyển đổi số tác động đến từng phòng ban và cá nhân trong tổ chức, các doanh nghiệp lại có xu hướng coi đây là một dự án IT. Chuyển đổi số cần phải được nhấn mạnh là một dự án toàn tổ chức nhằm nâng cao tính trách nhiệm tập thể đối với quá trình này. Và điều này không thể thực hiện được nếu không có sự tham gia và đốc thúc từ người lãnh đạo cao nhất và các cấp quản lý.

Cuối cùng, chuyển đổi số không chỉ là một sự nâng cấp công nghệ. Bản chất sâu hơn của nó là một hành trình văn hóa để chuyển mình thành doanh nghiệp số. Bởi vậy nó đi đôi với nhận thức và hành vi của đội ngũ nhân viên. Nói tóm lại, điểm mấu chốt là: Đừng bao giờ quên rằng chuyển đổi số cần phải đồng nhất với văn hóa doanh nghiệp!

SD: Chiến lược truyền thông nội bộ có thể tạo điều kiện thúc đẩy sự tiếp nhận của người dùng cuối như thế nào?

JCD: Truyền thông nội bộ về chuyển đổi số cho phép tổ chức nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của quá trình này. Để đạt được hiệu quả tốt nhất, điều cần thiết là phải phân biệt rõ ràng các đối tượng khác nhau và tiếp cận họ qua những kênh và thời điểm phù hợp. Chỉ có sự nhận thức sớm và đúng đắn về công cụ số cũng như các tính năng của nó mới thực sự giúp người dùng tích cực tiếp nhận và sử dụng chúng. Lưu ý là những ngôn ngữ sử dụng để truyền thông cần phải gần gũi, phổ biến với người tiếp nhận và tránh các thuật ngữ công nghệ khó hiểu.

Ngay từ đầu, hãy chỉ định một số người đại diện nằm ngoài bộ phận IT – được coi là người tiên phong hay đại sứ chuyển đổi. Việc có một người truyền bá những thông điệp về chuyển đổi số bằng ngôn ngữ dễ tiếp cận tới mọi người là một cách tốt để tối đa hóa sự tiếp nhận của người dùng. Trên hết, người đại sứ mang đến một bộ mặt thân thiện và có khả năng tạo sự kết nối với cả những cá nhân miễn cưỡng nhất, giúp phá vỡ tâm lý cô lập (silo mentality) trong tổ chức.

SD: Bạn có thể tóm tắt trong một câu về lý do tại sao quản trị thay đổi trong chuyển đổi số lại đóng vai trò trọng tâm trong bình thường mới?

JCD: Các doanh nghiệp sẽ tiếp tục thích ứng với bình thường mới bằng cách theo đuổi mục tiêu trở thành doanh nghiệp số của họ, và đơn giản là một chiến lược quản trị thay đổi phù hợp sẽ là mấu chốt quyết định sự thành công bền vững của chuyển đổi số.

Source: base.vn

Ma Trận Eisenhower – Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Của Vị Tổng Thống Mỹ

Bạn nghĩ mình rất bận rộn, nhưng liệu có thực sự như vậy ? Hãy thử áp dụng phương pháp sắp xếp thời gian dưới đây của Cố Tổng thống Mỹ Eisenhower.

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng 5 sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp, và Đức.

Ngoài ra, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO, và bằng cách nào đó ông vẫn sắp xếp được thời gian để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình.

Eisenhower có một khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.

Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower) và đó là một công cụ ra quyết định đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ.

Ma trận Eisenhower: Phương pháp để trở nên năng suất hơn

Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng

1. Khẩn cấpquan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).

2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).

4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Điều tuyệt vời về ma trận này đó là nó có thể được sử dụng cho cả những kế hoạch lớn (kế hoạch cho cả tuần) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn (kế hoạch trong ngày).

Dưới đây là một ví dụ về Eisenhower Box cho một ngày:

Phân biệt Khẩn cấp và Quan trọng

“Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng” – Dwight Eisenhower.

Quan trọng là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc

Khẩn cấp là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.

Nếu tách biệt sự khác nhau giữa chúng một lần thì khá đơn giản, nhưng tiến hành một cách liên tục có thể gặp khó khăn. Điều tuyệt vời của ma trận Eisenhower là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định lặp đi lặp lại liên tục. Và cũng giống như bất cứ điều gì khác trong cuộc sống, kiên định là điều tối quan trọng.

Dưới đây là một số điểm được rút ra từ việc sử dụng phương pháp này:

Loại bỏ trước khi tối ưu hóa

Không có cách nào làm một công việc nhanh bằng việc không làm gì cả. Đó không phải là lý do khiến ta trở nên lười biếng mà là một gợi ý thúc đẩy chúng ta đưa ra quyết định khó khăn và loại bỏ bất kỳ nhiệm vụ nào không giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu của mình.

Thông thường, chúng ta lấy năng suất công việc, quản lý thời gian và sự tối ưu hóa như một lý do để lảng tránh những câu hỏi hóc búa: “Liệu tôi thực sự cần làm việc này?”.

Quả là dễ dàng hơn rất nhiều khi duy trì sự bận rộn và tự nhủ bản thân rằng ta chỉ cần làm việc hiệu quả hơn một chút hoặc “Ở lại làm việc muộn hơn một chút” hơn là phải chịu đựng sự bứt rứt khi bỏ đi công việc dễ chịu mà bạn đang làm, nhưng đó không phải là cách sử dụng hiệu quả nhất thời gian của bạn.

Như Tim Ferriss từng nói: “Bận rộn là một hình thái của sự lười biếng – Lười suy nghĩ và hành động bừa bãi”

Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần chúng ta tiến tới “Bỏ đi” nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức. Thành thật mà nói, nếu ta cứ đơn giản loại bỏ tất cả những điều khiến ta lãng phí thời gian mỗi ngày thì có lẽ sẽ không cần bất kỳ lời khuyên nào nào nữa.

Liệu phương pháp này có giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu

Một lưu ý cuối cùng: Sẽ rất khó để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì.

Có hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower:

1. Tôi đang làm việc vì cái gì?

2. Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Quyết định những việc phải làm và những việc phải bỏ đi sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất đối với bạn.

Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng có thể nó là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.

Source: cafebiz.net