Giao việc cho thành viên theo cách truyền thống hoặc qua các nền tảng chat như Zalo, Messenger, Skype, Line đã trở thành thói quen của nhiều người. Điều này đôi khi sẽ khiến bạn bõ lỡ công việc. Đồng thời nó cũng khiến bạn gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách giao việc trên TicTop để hạn chế những bất cập trong việc quản lý đội nhóm và công việc.
TicTop là gì? Tại sao nên sử dụng TicTop để giao việc
TicTop là phần mềm quản lý công việc thế hệ mới dành cho đội, nhóm. Sử dụng TicTop sẽ giúp bạn dễ dàng hợp nhất giữa việc quản lý và trao đổi nội bộ.
Khi sử dụng phần mềm TicTop để giao việc bạn sẽ truyền đạt đúng thông tin, phân chia công việc đến đúng người, đúng vai trò của từng bộ phận. Thông qua TicTop bạn có thể giao việc cho một người, nhiều người. Hoặc bạn cũng có thể giao việc cho phòng ban theo dự án.
Cách giao việc trên TicTop cho thành viên, nhóm
Giao việc trên TicTop cho cá nhân
TicTop cho phép người dùng giao việc cho bất kỳ ai trong tổ chức/nhóm của mình. Khi giao việc cho cá nhân bạn có thể giao việc cho bất kỳ ai dù khác bộ phận, nhóm hoặc phòng ban. Bạn cũng có thể chỉnh sửa nội dung, cập nhật tình hình công việc.
Nếu tổ chức của bạn hoạt động theo phòng ban, thì khi giao việc cá nhân bạn sẽ kiểm soát được người được giao việc ở bộ phận nào. Từ đó bạn sẽ dễ dàng quản lý hơn. Tuy nhiên, bạn không thể chọn nhóm, lĩnh vực khi giao việc cho cá nhân. Điều này sẽ khiến bạn khó khăn trong việc quản lý, theo dõi công việc. Vì vậy, bạn hãy cân nhắc khi giao việc cho cá nhân nhé.
Giao việc trên TicTop cho nhóm
Giao việc cho nhóm hay còn gọi là tính năng giao việc cho nhiều người. Tính năng này sử dụng khi bạn cần giao việc hoặc tạo công việc cho một nhóm. Hoặc bạn muốn tạo công việc với nhiều người thực hiện thì hãy dùng đến tính năng này.
Để giao việc cho nhóm hoặc nhiều người, bạn hãy làm theo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Tạo việc mới từ trang việc của tôi hoặc thanh task.
Bước 2: Giao việc cho nhóm hoặc những người liên quan.
Tại mục Người phụ trách bạn hãy chọn một nhóm hoặc một người phụ trách chính cho công việc. Sau đó, để giao việc cho nhiều người bạn hãy thêm tên họ vào phần Người liên quan.
Lưu ý: Có hai lưu ý nhỏ khi sử dụng tính năng giao việc cho nhiều người mà bạn cần nhớ.
- Mục Người phụ trách là phần bắt buộc. Dù là công việc giao cho một nhóm nhiều người thì vẫn cần có một người chịu trách nhiệm cho công việc. Việc này sẽ giúp quản lý tránh được tình trạng nhân viên trốn tránh trách nhiệm. Đồng thời giúp quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin về công việc mình vừa giao xuống.
Bạn có thể chọn mình làm người phụ trách cho công việc. Hoặc bạn cũng có thể chọn một người khác nếu bạn không phải là người thực thi công việc đấy.
- Bạn chỉ có thể giao việc được cho nhóm, những người ở nhóm bạn là thành viên.
Giao việc trên TicTop cho nhiều phòng ban theo dự án
Mục đích của việc tạo nhóm là phân loại và tổ chức các công việc thành các đơn vị có thể quản lý. Điều này giúp các thành viên trong các nhóm dễ dàng xem họ phụ trách nhiệm vụ nào và cần ưu tiên công việc nào. Để giao việc theo dự án, bạn hãy làm theo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Tạo dự án mới
Tại giao diện của trang chủ, chọn phần Cài đặt => Chọn Lĩnh vực sau đó chọn Tạo mới Lĩnh vực/dự án. Tại giao diện tạo mới, bạn hãy điền đầy đủ thông tin của dự án và chọn Tiếp theo.
Bước 2: Chọn thành viên từ các phòng ban tham gia vào dự án và nhấn Hoàn thành.
Lợi ích khi giao việc cho nhân viên một cách hiệu quả
Tăng năng suất công việc lên gấp 5 lần
Giao việc cho đúng người, vào đúng thời điểm là điều quan trọng đối với sự thành công của người quản lý. Nó không chỉ giúp lãnh đạo cấp trung giảm tải khối lượng công việc mà còn góp phần rất lớn trong việc hình thành một đội ngũ nhân viên hiệu quả và có động lực cao.
Giảm tải công việc cho nhà quản lý
Giao việc hiệu quả giúp nhà quản lý giải phóng thời gian và nguồn lực để tập trung vào những công việc quan trọng hơn. Giúp nhà quản lý nâng cao hiệu quả công việc và có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cá nhân.
Giúp bạn nâng cấp đội ngũ của mình
Giao việc phù hợp giúp nhân viên có cơ hội phát huy năng lực và kỹ năng của bản thân. Khi nhận được nhiệm vụ phù hợp với khả năng và quyền lợi, nhân viên sẽ cảm thấy tự tin và có động lực để hoàn thành. Đặc biệt là khi đạt được thành tích tốt, được công nhận và tin tưởng từ các quản lý và đồng nghiệp, sẽ giúp khích lệ họ tham gia vào các nhiệm vụ mang tính thách thức hơn trong tương lai.
Tăng cường sự gắn kết của nhân viên
Khi giao việc một cách rõ ràng và cụ thể, nhân viên sẽ hiểu rõ nhiệm vụ của mình và những kỳ vọng mà công ty đặt ra. Điều này giúp xác định mục tiêu rõ ràng và đảm bảo rằng nhân viên biết cần làm gì và cách làm việc đạt hiệu quả nhất.
Giao việc hiệu quả cần đi kèm với việc đánh giá và công nhận sự nỗ lực của nhân viên. Khi công việc được công nhận và đánh giá đúng giá trị của nó, nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức. Điều này tạo ra một cảm giác gắn bó và động lực để tiếp tục làm việc hiệu quả.
Giúp bạn tối ưu tổ chức và sắp xếp công việc
Kỹ năng giao việc hiệu quả giúp mỗi cá nhân tổ chức và sắp xếp công việc một cách có hệ thống. Có thể xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, phân chia công việc thành các giai đoạn và xác định sự phụ thuộc giữa chúng. Điều này giúp mỗi người có cái nhìn toàn cảnh về công việc và tạo ra kế hoạch chi tiết để hoàn thành công việc một cách có tổ chức.
Nâng cao tinh thần đoàn kết trong tập thể
Khi công việc được phân chia rõ ràng và mỗi thành viên trong nhóm biết rõ nhiệm vụ của mình, các thành viên có thể làm việc cùng nhau một cách hiệu quả hơn. Điều này tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người cảm thấy họ đóng góp vào mục tiêu chung và được công nhận về đóng góp của mình.
Khi nhân viên thấy rằng công việc của họ là quan trọng và được đánh giá cao, họ sẽ cảm thấy có động lực và sẵn lòng hỗ trợ nhau để đạt được mục tiêu chung. Điều này tạo ra một tinh thần đoàn kết và sự tin tưởng trong nhóm, tăng cảm giác rằng mọi người đang làm việc với nhau để đạt được thành công chung.
Ngoài ra, giao việc hiệu quả cũng giúp kiểm soát công việc và tài nguyên của nhóm một cách tốt hơn. Mọi người có thể làm việc theo lịch trình và phân chia công việc sao cho hợp lý, tránh những tình huống quá tải công việc cho một số thành viên và những người khác thì không có việc làm.
