Quản lý đội/nhóm sao cho hiệu quả luôn là vấn đề khiến nhiều cấp quản lý phiền não. Vậy làm sao để người quản lý nắm bắt kịp thời các thông tin về công việc, thời gian làm việc của các thành viên trong đội/nhóm của mình? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách dùng TicTop để quản lý đội nhóm hiệu quả.
TicTop là gì? Ai có thể sử dụng TicTop
TicTop là phần mềm quản lý đội nhóm thế hệ mới được phát triển bởi đội ngũ người Việt. TicTop được tạo ra với mong muốn giúp bạn giải quyết nhu cầu quản lý công việc, đội nhóm hiệu quả. Bên cạnh đó giúp bạn dễ dàng kết nối với các thành viên trong nhóm một cách đơn giản mà không mất nhiều thời gian tìm hiểu, cài đặt và sử dụng.
Hiện nay, TicTop đang có 2 phiên bản Pro và VIP với 4 gói sản phẩm khác nhau. Để tìm hiểu kỹ hơn bạn hãy xem thêm bài viết: Giá và các gói sản phẩm của TicTop.
Cách dùng TicTop để quản lý đội/nhóm
Chỉ với 20% tính năng thường xuyên được sử dụng, TicTop sẽ giúp bạn và đội nhóm giải quyết hiệu quả 80% công việc mỗi ngày. Đây là công cụ giúp bạn quản lý công việc, đội nhóm và giao tiếp một cách tối ưu.
Không chỉ vậy, TicTop còn giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng cường sự cộng tác giữa các thành viên. TicTop sẽ giúp bạn và đội nhóm nâng cao hiệu suất làm việc. Đồng thời giúp bạn thay đổi tư duy làm việc, thúc đẩy sự phát triển toàn diện của đội nhóm.
Các tính năng của TicTop chỉ thực sự phát huy được tính tối ưu khi sử dụng với đội nhóm. Vì vậy, để sử dụng TicTop một cách hiệu quả bạn hãy tạo không gian cho đội nhóm mình theo cách dưới đây nhé.
Thêm thành viên vào tổ chức
TicTop cho phép bạn thêm thành viên vào không gian của tổ chức. Có ba cách để bạn thêm thành viên: sử dụng email, số điện thoại hoặc mã liên kết.
Tính năng thêm thành viên bằng email hoặc số điện thoại cho phép Owner/ Admin thêm người khác vào tổ chức của mình bằng cách gửi lời mời thông qua email hoặc sms.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng mã liên kết để mời những người đã có tài khoản TicTop tham gia vào tổ chức của bạn.
Tạo nhóm/lĩnh vực hoặc phòng ban
Sau khi thêm thành viên thành công, bạn hãy tạo nhóm/lĩnh vực hoặc phòng ban. Việc này sẽ giúp bạn quản lý các thành viên của mình dễ dàng hơn.
Việc tạo nhóm sẽ giúp bạn phân loại và tổ chức các công việc một cách tối ưu. Không chỉ vậy, nó còn giúp các thành viên trong các nhóm dễ dàng xem họ phụ trách và cần ưu tiên công việc nào.
Còn lĩnh vực sẽ giúp bạn phân loại và tổ chức các công việc dựa trên các lĩnh vực hay dự án khác nhau của doanh nghiệp. Bạn cần phân biệt được nhóm và lĩnh vực để quản lý công việc của mình một cách hiệu quả.
Tạo công việc trên TicTop
TicTop cho phép người dùng tạo công việc với nhiều cách khác nhau. Bạn có thể tạo công việc từ tin nhắn, tạo công việc từ trang Việc của tôi. Hoặc sử dụng nút tạo nhanh công việc ở bên phải màn hình
Với phương pháp sắp xếp công việc theo ma trận Eisenhower, TicTop sẽ giúp ngày làm việc của bạn trở nên tối ưu hơn. Trước khi bắt đầu ngày làm việc mới, TicTop sẽ giúp bạn liệt kê ra các công việc cần làm trong ngày. TicTop sẽ giúp bạn sắp xếp các hoạt động dựa trên độ quan trọng và tính cấp thiết của chúng. Có bốn cấp độ cho mỗi công việc: Quan trọng và cần gấp; Quan trọng; Cần gấp; Thoải mái. Điều này sẽ giúp nhân viên có mục tiêu rõ ràng và động lực để làm việc. Đồng thời người lãnh đạo cũng sẽ biết được nhân viên của mình đang làm gì và có những điều chỉnh phù hợp.
Cách dùng TicTop để theo dõi tiến độ công việc và nhân sự
Đa số các nền tảng chỉ sử dụng tối ưu nhất cho 100 – 50 đầu công việc trở xuống. Còn nếu con số lên tới hàng trăm thì việc quản lý chắn chắn sẽ không dễ dàng. Khi việc công việc không tối ưu sẽ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, bỏ quên công việc.
TicTop đã phát triển những tính năng đặc biệt, giúp bạn giải quyết những khó khăn này. Đó chính là thanh đánh dấu, quản lý công việc theo mã, theo trạng thái.
Những tính năng này sẽ giúp bạn dễ dàng trong việc quản lý đội nhóm. Đồng thời bạn cũng dễ dàng theo dõi các đầu việc cá nhân của mình.
Ngoài ra, tại màn hình Overview, người quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt được thông tin tổng quan về đội nhóm của mình sau 1 ngày làm việc.
Cách dùng TicTop để quản lý công việc cá nhân
Nếu bạn đã có không gian đội/nhóm của mình nhưng vẫn muốn quản lý các công việc, thời gian riêng tư của mình thì hãy mở thêm một không gian cá nhân ở trên TicTop. Phần lớn các tính năng của không gian cá nhân đều được sử dụng như không gian dành cho đội/nhóm.
Với không gian cá nhân, bạn hoàn toàn có thể tạo công việc, lập kế hoạch công việc cho mình. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Lịch của TicTop để tạo các sự kiện nhắc nhở mình.
Kết luận
TicTop không đơn giản là phần mềm giúp bạn quản lý công việc, đội nhóm hiệu quả. TicTop còn giúp bạn nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên của mình thông qua các giá trị, thói quen mà sản phẩm mang đến cho người dùng.
Hy vọng, bài viết này đã cung cấp cho bạn đầy đủ các thông tin tổng quan về cách sử dụng TicTop để quản lý đội nhóm. Cảm ơn bạn đã theo dõi! Hẹn gặp lại bạn ở những chủ đề tiếp theo.
