Chắc hẳn các bạn đã không còn quá xa lạ với khái niệm quản lý thời gian. Nhưng hiện nay có rất nhiều phương pháp quản lý và bạn đang băn khoăn không biết nên áp dụng phương pháp nào. Hãy theo dõi bài viết dưới đây, Tictop sẽ giới thiệu đến các bạn những phương pháp quản lý thời gian phổ biến và hiệu quả nhất.
Tại sao cần biết cách quản lý thời gian?
Bạn trải qua một ngày bận rộn với biết bao công việc cần làm. Nếu như không quản lý thời gian thông minh, bạn rất dễ rơi vào trạng thái quá tải công việc. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn kiểm soát thời gian và sử dụng nó một cách hiệu quả.
Mục tiêu cuối cùng của việc quản lý thời gian hiệu quả là tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và hoàn thành chúng càng sớm càng tốt với kết quả tốt nhất.
Các kỹ thuật quản lý thời gian tốt nhất
Theo dõi thời gian
Theo dõi thời gian là một trong những kỹ năng quản lý thời gian cốt lõi. Nó giúp các cá nhân hoặc doanh nghiệp ghi lại và theo dõi cách họ sử dụng thời gian của mình. Điều này liên quan đến việc ghi chép chi tiết các nhiệm vụ và bao gồm thời gian hoàn thành.
Cách thực hiện:
- Bạn ghi lại và phân tích các hoạt động hàng ngày của mình để hiểu cách bạn phân bổ thời gian trong lịch trình hàng ngày. Dữ liệu này giúp bạn xác định những công việc mà bạn có thể đang lãng phí thời gian. Từ đó giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn và năng suất hơn.
- Theo dõi thời gian có thể được thực hiện bằng nhiều công cụ khác nhau. Chẳng hạn như điện thoại, đồng hồ,… Tuy nhiên, bạn phải chọn cách theo dõi dễ dàng nhất để đảm bảo dữ liệu chính xác.
Time Blocking
Time blocking là một kỹ thuật quản lý thời gian đơn giản. Trong đó bạn phân bổ thời gian làm việc tập trung cho các nhiệm vụ cụ thể. Giống như việc sắp xếp danh sách việc cần làm của bạn thành các phân đoạn theo thời gian. Người dùng sẽ chia nhỏ ngày của mình thành các khối thời gian. Mỗi khối thời gian sẽ dành cho một hoặc nhiều công việc khác nhau.
Time blocking giúp bạn bảo vệ quãng thời gian tập trung của mình. Time blocking là một trong những kỹ thuật quản lý thời gian dễ dàng và phổ biến nhất. Nó đã được Bill Gates và Elon Musk sử dụng.
Hộp thời gian
Hộp thời gian là kỹ thuật đơn giản giúp bạn quản lý khối lượng công việc cần làm. Để sử dụng kỹ thuật này, bạn cần chỉ định ra khung thời gian như số giờ hoặc số ngày cụ thể để hoàn thành công việc. Sau đó bạn sử dụng khoảng thời gian và chỉ thời gian này để hoàn thành công việc đó.
Ví dụ: Bạn đã có danh sách những việc cần làm trong một ngày. Điều đầu tiên trong ngày là bạn cần lên kế hoạch sắp xếp công việc. Tùy vào độ khó và ưu tiên của từng công việc bạn sẽ dành quỹ thời gian khác nhau. Ví dụ việc Telesale mất khoảng 1 tiếng và bạn sẽ thực hiện nó vào lúc 9h – 10h.
Phân nhóm nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ
Phân nhóm nhiệm vụ là một cách quản lý giúp bạn tiết kiệm được thời gian làm việc. Bạn chỉ cần nhóm các công việc tương tự nhau và xử lý chúng. Điều này giúp bạn giữ được sự tập trung, quản lý mọi công việc nhanh hơn. Phân nhóm nhiệm vụ kết hợp với Time blocking sẽ càng tăng hiệu quả trong quản lý thời gian làm việc.
Ví dụ: Nếu bạn cần trả lời, xóa và sắp xếp email. Hãy kết hợp tất vả việc này và hoàn thành chúng trong một khoảng thời gian.
Pomodoro
Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian. Bạn sẽ chia thời lượng công việc thành các khoảng thời gian, thường là 25 phút. Giữa mỗi một pomodoro là khoảng nghỉ ngơi ngắn, thường kéo dài khoảng 5 phút. Mõi khoảng thời gian 25 phút được gọi là một pomodoro.
Áp dụng phương pháp Pomodoro như thế nào?
- Bước 1: Chọn công việc bạn định làm
- Bước 2: Đặt thời gian 25 phút
- Bước 3: Làm công việc đó trong 25 phút
- Bước 4: Nghỉ ngơi 5 phút
- Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 20 phút tùy công việc và sức khỏe của mỗi người)
Pomodoro là một trong những phương pháp quản lý thời gian phổ biến nhất. Nó giúp tăng cường sự tập trung, giảm sự trì hoãn. Không những thế còn tối ưu hóa năng suất bằng cách chia công việc thành các nhiệm vụ có thể quản lý trong khoảng thời gian nhất định. Trong khi vẫn đảm bảo có những khoảng nghỉ ngắn thường xuyên.
Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower hay còn gọi là ma trận khẩn cấp. Đây là công cụ giúp bạn ra quyết định và sắp xếp nhiệm vụ theo độ ưu tiên và sự khẩn cấp. Ma trận được chia thành bốn hộp ưu tiên. Quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Dựa theo ma trận Eisenhower bạn có thể sắp xếp và quản lý công việc, thời gian của mình một cách hiệu quả.
Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực sự rất đơn giản. Bạn hãy liệt kê những hoạt động và công việc phải làm. Kể cả những hoạt động không quan trọng. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.
- Khẩn cấp & quan trọng (Nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức)
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp (Nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau)
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng (Nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác)
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng (Nhiệm vụ phải được loại bỏ)
Phương pháp MoSCoW
Phương pháp MoSCoW là một kỹ thuật quản lý thời gian giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên và tổ chức công việc hiệu quả hơn. Các yêu cầu quan trọng nhất cần hoàn thành trước.
- M – Must Have – Phải có. Đây là những việc thiết yếu phải có để đáp ứng các mục tiêu và kế hoạch trong tương lai. Nếu không hoàn thành những việc này có thể ảnh hưởng xấu đến sự thành công của dự án.
- S – Should Have – Nên có. Đây là các công việc bổ xung giúp tăng giá trị cho dự án. Các công việc trong nhóm này thường được ưu tiên xử lý sau khi đã hoàn thành tất cả công việc trong nhóm M.
- C – Could Have – Có thể có. Đây là nhóm công việc có thể xem xét để triển khai nếu có thời gian.
- W – Won’t Have – Sẽ không có. Đây là những công việc không liên quan và sẽ không được xem xét trong quá trình làm việc.
Nguyên tắc Pareto (Quy luật 80/20)
Nguyên tắc Pareto chỉ ra rằng khoảng 80% kết quả sẽ do 20% nguyên nhân gây ra. Áp dụng Pareto giúp bạn ưu tiên những nhiệm vụ để tối ưu hóa thời gian và nguồn lực. Nguyên tắc 80/20 có nhiều cách nhận định khác nhau:
- 80% kết quả do 20% nguyên nhân
- 80% doanh thu do 20% khách hàng đóng góp
- 80% sự cố xảy ra là do 20% lỗi
Mặc dù tỷ lệ cụ thể có thể khác nhau nhưng nguyên tắc này giúp cải thiện việc quản lý thời gian, phân bổ nguồn lực và ưu tiên nhiệm vụ.
Quy tắc 1-3-5
Khi sử dụng quy tắc 1-3-5, bạn chọn chín nhiệm vụ để đưa vào danh sách việc cần làm trong một ngày. 1 nhiệm vụ lớn, 3 nhiệm vụ trung bình và 5 nhiệm vụ nhỏ.
- 1 nhiệm vụ lớn: Đây là nhiệm vụ quan trọng và có mức độ ưu tiên cao, đòi hỏi sự tập trung và nỗ lực. Đó thường là nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày.
- 3 nhiệm vụ trung bình: Đây là những nhiệm vụ quan trọng vừa phải hoàn thành nhưng có thể không tốn nhiều thời gian hoặc không quan trọng bằng nhiệm vụ lớn.
- 5 nhiệm vụ nhỏ: Đây là những nhiệm vụ nhỏ hoặc hoạt động nhanh chóng có thể hoàn thành dễ dàng.
Quy tắc 1-3-5 giúp bạn duy trì sự tập trung. Nó đảm bảo rằng bạn giải quyết cả những nhiệm vụ lớn và nhỏ một cách hiệu quả.
Phương pháp POSEC
POSEC là viết tắt của “Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing”. Chúng có nghĩa là “Ưu tiên cho việc thiết lập, đơn giản hóa, gác lại và đóng góp”.
P – Ưu tiên. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Hãy xếp hạng từ công việc quan trọng đến ít quan trọng.
O – Thiết lập. Sau khi sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc, bạn hãy phân bổ thời gian và nguồn lực để giải quyết những nhiệm vụ quan trọng nhất một cách hiệu quả.
S – Đơn giản hóa. Những điều bạn không thích làm, nhưng phải làm
E – Gác lại. Những việc bạn nên làm hoặc thích làm nhưng không quá khẩn cấp
C – Đóng góp. Chú ý đến những điều có thể tạo ra thay đổi tích cực
Phương pháp Getting things done
Getting things done giúp bạn lập kế hoạch làm việc chi tiết, cụ thể. Bạn sắp xếp công việc theo trình tự thời gian. Để đạt kết quả tốt nhất và đảm bảo công việc luôn hoàn thành đúng thời hạn.
Mục đích của Getting things done:
- Đừng bỏ sót công việc
- Hoàn thành công việc đúng hạn, đúng thứ tự ưu tiên
- Lập kế hoạch rõ ràng cho những việc cần hoàn thành
Áp dụng Getting things done như thế nào?
- Ghi chép: Tóm tắt lại mọi việc cần làm
- Làm rõ: Bạn cần trả lời câu hỏi “Công việc này có thể thực hiện được không?” Nếu được thì làm nhanh. Nếu không, công việc có thể bị bỏ lại/ bỏ qua.
- Tổ chức: Sắp xếp thành 3 nhóm công việc: Dự án, thời gian và bối cảnh
- Đánh giá: Thường xuyên cập nhật danh sách của bạn. Việc này giúp bạn đi đúng hướng và điều chỉnh lại khi cần.
- Thực hiện: Bắt tay vào thực hiện các công việc đã được liệt kê và sắp xếp. Hãy đảm bảo rằng bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất.
Phương pháp lập kế hoạch nhanh (RPM)
Phương pháp lập kế hoạch nhanh do diễn giả Tony Robbins sáng tạo. Đó là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để quản lý thời gian và đạt được mục tiêu của bạn. Mặc dù kỹ thuật RPM phù hợp hơn với các dự án và mục tiêu lớn. Nhưng bạn vẫn có thể sử dụng phương pháp này trong cuộc sống hàng ngày.
- Liệt kê tất cả công việc bạn cần hoàn thành
- Sàng lọc các công việc thành hạng mục riêng biệt. Ví dụ việc cá nhân, việc công ty
- Hãy tạo cột trên tờ giấy: Công việc, Kết quả mong muốn và mục đích. Tiếp theo là liệt kê các hành động để đạt được điều đó.
Phương pháp Eat the Frog
Kỹ thuật Eat the Frog là một chiến lược quản lý thời gian. Nó giúp bạn giải quyết những nhiệm vụ khó khăn hoặc quan trọng nhất vào buổi sáng.
Eat the Frog là ăn con ếch. Cái tên xuất phát từ câu nói “Hãy ăn một con ếch sống vào buổi sáng và sẽ không có điều gì tồi tệ hơn xảy ra với bạn trong phần còn lại của ngày”.
Lý do khiến các chuyên gia khuyên bạn nên sử dụng kỹ thuật này vì khoảng hai giờ sau khi thức dậy, chúng ta thường có năng lượng, sự tập trung và động lực cao nhất. Tuy nhiên nhiều người lại lãng phí khoảng thời gian quý báu này để lướt mạng xã hội hay làm những việc nhỏ nhặt khác.
Thuyết hũ dưa chua
Thuyết hũ dưa muối dùng để sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên. Bạn hãy tưởng tượng rằng bạn cần đổ vào đó các hòn đá, viên sỏi, cát và nước
- Hòn đá: Là các công việc quan trọng nhất, cần ưu tiên làm trước
- Viên sỏi: Là các công việc ít quan trọng hơn, có thể giao cho người khác
- Cát: Là các công việc không quan trọng
- Nước: Là thời gian còn lại của mỗi người. Đó có thể là khoảng không gian riêng với bạn bè và người thân.
Phương pháp ABCDE
Phương pháp quản lý thời gian ABCDE cho phép bạn ưu tiên các nhiệm vụ bằng cách phân công chúng vào một trong năm danh mục. Dựa vào mức độ quan trọng và khẩn cấp.
- A (Những nhiệm vụ rất quan trọng)
- B (Nhiệm vụ ít quan trọng hơn)
- C (Những nhiệm vụ nếu làm được thì tốt)
- D (Những nhiệm vụ có thể ủy thác)
- E (Những nhiệm vụ không cần thiết)
Kết luận
Phía trên là 15 kỹ thuật quản lý thời gian mà Tictop đã chia sẻ. Chúng tôi hy vọng rằng các bạn có thể áp dụng chúng thành công. Hãy theo dõi trang Blog Tictop để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích nhé!
