Workflow là một thuật ngữ rất phổ biến trong các doanh nghiệp. Vậy bạn đã thật sự hiểu Workflow là gì? Lợi ích của nó đem lại và áp dụng nó như thế nào vào công việc chưa? Hãy cùng Tictop tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
Workflow là gì?
Để hiểu kỹ về workflow, chúng ta hãy tách ra thành 2 phần nhé. “Work” dịch ra là “công việc”, “flow” là “dòng chảy”. Ghép chúng lại ta được nghĩa của từ workflow là dòng chảy công việc hay được gọi nhiều hơn với cụm từ “quy trình công việc”.
Workflow được hiểu là một quy trình có nhiều bước, mỗi bước đại diện bởi một công việc. Công việc trước là đầu vào của công việc sau. Chỉ khi công việc trước hoàn thành, công việc đứng sau mới có thể bắt đầu.
Ngoài ra workflow có thể được ứng dụng cho nhiều lĩnh vực và nhiều mô hình công việc khác nhau.
Lợi ích của workflow
Loại bỏ các hoạt động thừa
Việc áp dụng workflow vào các công việc hàng ngày, cho phép các doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động từ đầu đến cuối. Khi chúng ta xây dựng nên quy trình công việc với từng bước cụ thể, sẽ giảm thiểu được các bước dư thừa. Không những thế còn dễ dàng hơn khi thực hiện các thay đổi để cải thiện quy trình làm việc, loại bỏ các hoạt động không cần thiết.
Giảm thiểu chi phí
Một sơ đồ workflow có thể giúp cho doanh nghiệp xác định được đâu là cách làm tốt nhất và hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh. Khi quy trình được sắp xếp một cách hợp lý và tối ưu thì mỗi công việc trong doanh nghiệp sẽ được giải quyết nhanh chóng. Doanh nghiệp sẽ tối ưu được thời gian và tài nguyên để hoàn thành tốt mỗi công việc.
Do đó, workflow có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành và gia tăng biên lợi nhuận. Doanh nghiệp vẫn có thể đạt được các mục tiêu nhỏ và lớn với số lượng tài nguyên ít hơn.
Thiết kế công việc trực quan
Khi doanh nghiệp phát triển, kéo theo rất nhiều công việc cần phải xử lý. Mọi công việc cứ thế chồng chéo lên nhau thành một mới hỗn độn. Workflow cho phép doanh nghiệp sắp xếp công việc một cách trực quan và theo một trật tự nhất định.
Nhờ đó bạn có thể dễ dàng thay đổi, cải thiện quy trình nếu có điểm nào chưa hợp lý.
Ngoài ra, khi sử dụng workflow bạn cũng có thể biết được:
- Cách để bắt đầu công việc.
- Làm công việc đó như thế nào?
- Mục tiêu của công việc là gì?
- Từng bước để hoàn thành được công việc đó.
- Tránh sai sót hay nhầm lẫn trong công việc.
- Thời gian hoàn thành công việc
Cải thiện hoạt động kinh doanh
Bằng cách xác định các bước và trình tự cụ thể cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Bạn có thể cải thiện hoạt động kinh doanh bằng cách đảm bảo rằng công việc được hoàn thành bởi người phù hợp. Theo đúng thứ tự và đảm bảo đúng thời gian quy định.
7 bước xây dựng workflow hiệu quả
Xác định workflow phù hợp
Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách làm việc, nguồn lực cũng như tài nguyên khác nhau. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần phải trả lời được các câu hỏi dưới đây để xác định cho mình workflow phù hợp.
- Doanh nghiệp đang làm gì? Chúng ta cần xác định những việc tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. Chúng bắt đầu và kết thúc như thế nào?
- Doanh nghiệp làm điều đó như thế nào? Để hoàn thành những công việc trên, chúng ta cần phải làm gì? Thực hiện nó ra sao? Hãy ghi ra mọi thứ cần làm để tạo ra kết quả cuối cùng của công việc.
- Tại sao doanh nghiệp cần làm điều đó? Hãy xác định rõ mục đích của mỗi bước, mỗi nhiệm vụ mà chúng ta đã trả lời được ở câu hỏi thứ 2. Nếu không có mục đích rõ ràng cho từng nhiệm vụ, chứng tỏ chúng đang làm lãng phí nguồn lực của công ty.
- Những bộ phần nào cần làm gì? Mỗi người cần làm gì? Workflow là một quy trình bao gồm nhiều bước. Chúng chuyển từ người này sang người khác, từ bộ phần này sang bộ phận khác. Chúng ta cần xác định đúng người đúng việc để nâng cao hiệu suất và đạt được kết quả cao nhất.
7 bước xây dựng workflow hiệu quả
1: Xác định nguồn tài nguyên ban đầu
Để xây dựng 1 workflow hiệu quả, bạn cần hiểu phương pháp hoạt động của chúng. Tại doanh nghiệp của bạn, workflow được quản lý bằng giấy tờ hay ứng dụng phần mềm công nghệ. Các nhiệm vụ được thực hiện bởi ai và phê duyệt thông qua ai?
Nguồn tài nguyên để cải thiện một quy trình hoàn chỉnh không thể thiếu những người tham gia. Trước khi tạo workflow, hãy thảo luận với những người tham gia để lắng nghe ý kiến của họ khi sử dụng workflow hiện tại.
2: Liệt kê các nhiệm vụ cần hoàn thành trong workflow
Một workflow đơn giản thường có cấu trúc một chuỗi các nhiệm vụ liên tiếp nhau. Trong khi một workflow phức tạp sẽ có cấu trúc như một dạng biểu đồ với nhiều chuỗi nhiệm vụ song song hoặc liên kết với nhau.
Vì vậy, bạn phải biết rõ về các nhiệm vụ có trong từng workflow. Việc này sẽ giúp bạn thiết kế ra một workflow hoàn chỉnh không thừa cũng không thiếu.
3: Xác định người nào chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ nào
Việc này phải đảm bảo rằng giao đúng việc cho đúng người. Liệt kê tất cả những người có liên quan và trách nhiệm cụ thể của họ cho từng nhiệm vụ trong quy trình.
4: Tạo sơ đồ quy trình làm việc
Sau khi hoàn thành các bước trên, các bạn hãy bắt phác thảo sơ đồ quy trình công việc cho doanh nghiệp của mình. Ngoài việc tự phác thảo, các bạn có thể sử dụng các công cụ cho phép bạn tạo quy trình bằng cách sử dụng các công cụ kéo thả.
5: Kiểm tra quy trình công việc đã tạo
Để biết rõ nhất một quy trình có thực sự hiệu quả hay không, điều cần làm đó là cho chạy thử nghiệm quy trình. Điều này giúp bạn xác định được điều gì còn thiếu sót, điều gì không cần thiết. Sau bước này hãy thu thập thêm ý kiến của mọi người có liên quan đến quy trình và cải thiện quy trình sao cho hiệu quả nhất.
6: Hướng dẫn mọi người về quy trình làm việc
Muốn workflow được áp dụng chính xác, nhanh chóng trong doanh nghiệp. Không thể thiếu đi bước hướng dẫn, tập huấn cho những thành viên có liên quan. Hãy đảm bảo rằng, từng thành viên hiểu rõ ràng cách mà quy trình vận hành. Việc hướng dẫn còn giúp các thành viên tin tưởng, hứng thú vào một cách làm việc mới.
7: Triển khai quy trình vào thực tế
Sau khi quy trình được thử nghiệp và thành viên được đào tạo. Giờ đây workflow của bạn đã sẵn sàng vào đường đua thực tế. Một lời khuyên là hãy áp dụng workflow vào một nhóm nhỏ và quan sát thật kỹ trong một khoảng thời gian. Đưa ra kết quả khảo sát, đánh giá chính xác về tính hiệu quả mà workflow này mang lại. Tùy thuộc vào kết quả, bạn có thể áp dụng vào toàn bộ công việc trong doanh nghiệp của mình hay không.
Kết luận
Trên đây là những thông tin cơ bản và cần thiết khi xây dựng một workflow và áp dụng vào doanh nghiệp. Hiện nay, Tictop đã triển khai xây dựng tính năng workflow để đáp ứng với nhu cầu của các doanh nghiệp. Mọi người có thể đăng ký để trải nghiệm thử tính năng này tại tictop.vn nhé!
