Top 10 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất 2024

Chuyển đổi số đang là vấn đề mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm. Việc áp dụng chuyển đổi số không chỉ giúp giải phóng sức lao động, mà còn giúp công ty phát triển và mở rộng quy mô. Phần mềm quản lý công việc là một công cụ chuyển đổi số rất cần thiết cho các doanh nghiệp hiện nay. Trong bài viết dưới đây, Tictop sẽ giới thiệu đến quý bạn đọc top 10 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất 2024.

Phần mềm quản lý công việc là gì

Quản lý công việc là kỹ năng được áp dụng để sắp xếp công việc theo thứ tự khoa học và hợp lý. Đây là một kỹ năng quan trọng và cần thiết đối với mỗi người. Cùng với một khối lượng công việc như nhau. Đối với người có kỹ năng quản lý công việc tốt chắc chắn kết quả công việc sẽ tốt và rút ngắn được thời gian xử lý hơn.

Phần mềm quản lý công việc là công cụ giúp đội nhóm, doanh nghiệp quản lý công việc một cách nhanh chóng và tối ưu thời gian. Ngoài ra phần mềm còn giúp nhà quản lý giao việc, theo dõi tiến độ công việc. Giúp nhân viên nắm rõ công việc mình cần làm. Điều này giúp nâng cao năng suất làm việc và tối ưu chi phí quản lý cho doanh nghiệp.

Tại sao cần phần mềm quản lý công việc?

Đối với nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc đem lại cho nhà quản lý những lợi ích sau:

• Giao việc cho đúng người
• Nắm bắt tiến độ công việc, dự án của cả công ty
• Đánh giá kịp thời tiến độ hay kết quả công việc, từ đó hạn chế rủi ro.
• Nắm bắt được người phụ trách công việc là ai, từ đó hỏi đúng người đúng việc
• Tài liệu liên quan đến công việc được lưu trữ an toàn và tìm lại nhanh chóng
• Thông báo lịch họp, công việc giúp nhà quản lý tránh quên lịch làm việc.

Đối với nhân viên

• Lên kế hoạch làm việc cho bản thân
• Sắp xếp công việc khoa học theo mức độ ưu tiên
• Nắm rõ từng đầu công việc được giao
• Thông báo công việc rõ ràng, tránh quên việc, quên deadline

Top 10 phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc – Tictop

Tictop là ứng dụng HỢP NHẤT trao đổi và quản lý công việc. Tictop kết hợp các tính năng của giao diện chat, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu và quản lý công việc. Giúp tăng cường sự phối hợp, làm việc nhóm, và mang đến hiệu quả vượt trội trong công việc hàng ngày.

Những tính năng nổi bật của Tictop:

• Đơn giản hóa tạo công việc, giao việc: Có thể đính kèm file, viết mô tả và thảo luận về công việc
• Theo dõi tiến độ công việc: Sẽ làm, đang tiến hành, hoàn thành
• Quản lý thời gian làm việc của chính mình và nhân viên
• Trao đổi, trò chuyện: Chat, video call, Họp online,…
• Quản lý tệp thông minh: Tài nguyên, kho lưu trữ của cá nhân và của nhóm. 
• Quản lý lịch nghỉ của nhân viên
• Quản lý và thông báo lịch họp (sự kiện)

Ưu điểm

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Giao diện có tông màu chủ đạo là trắng và xanh, giúp người dùng cảm thấy dễ chịu và hạn chế bị mỏi mắt. Vì thế, mọi người thoải mái làm việc 8 tiếng trên giao diện của Tictop.

Với Tictop, người mới sử dụng chỉ mất vỏn vẹn hơn 1 giờ đồng hồ để làm quen với những thao tác cơ bản. Bên cạnh đó, Tictop có những phần thông tin hướng dẫn sử dụng, những câu hỏi thường gặp và cả video hướng dẫn. Bạn có thể dễ dàng tra cứu thông tin ngay trong lúc sử dụng phần mềm.

Giao diện dễ nhìn & thân thiện với người dùng

• Hợp nhất giao tiếp và quản lý công việc

Sự hợp nhất là một level cao hơn hẳn so với tích hợp. Hợp nhất sẽ tạo sự thông suốt liền mạch trong làm việc, tạo cảm giác dễ chịu & nâng cao hiệu quả. Nhân sự có thể chuyển đổi cực kỳ linh hoạt giữa nhắn tin, trao đổi và công việc. 

Các doanh nghiệp Việt Nam từ trước đến nay luôn có thói quen sử dụng một hoặc nhiều ứng dụng chat để trao đổi công việc như: Zalo, Skype, Telegram, Messanger… Điều này dẫn đến việc trôi tin nhắn, bỏ lỡ công việc được giao. Khi mà tin nhắn từ công việc, bạn bè, gia đình cứ chồng chéo lên nhau.

Tictop sẽ giải quyết vấn đề đó bằng tính năng trao đổi, trò chuyện. Mọi thành viên có thể nhắn tin, gọi video, hay tổ chức các cuộc họp trực tuyến trên Tictop. Từ đó, mọi người sẽ có một ứng dụng kết hợp cả quản lý công việc và trao đổi.

• Quản lý công việc theo các cấp độ

Tính năng quản lý công việc theo các cấp độ từ thoải mái đến quan trọng và cấp thiết giúp cho khách hàng biết nên ưu tiên những đầu việc nào nên làm và hoàn thành trước. Điều này giúp đảm bảo tiến độ công việc trước đó đã đề ra.

Tictop tạo và theo dõi công việc nhanh chóng và tổng quát

• Chi phí gia hạn tối ưu

Điều đặc biệt trong chính sách thanh toán của Tictop là “Dùng đến đâu thanh toán đến đó”. Tức là, bạn chỉ phải thanh toán cho đúng số thành viên đang hoạt động trong tổ chức của bạn.

Điều này khác hoàn toàn so với những phần mềm trên thị trường. Khi mà đa số những phần mềm khác sẽ yêu cầu thanh toán cho số lượng người dùng nhất định. Ví dụ: 20 người, 50 người…. Việc này gây ra tình trạng lãng phí chi phí cho các doanh nghiệp hay đội nhóm khi không sử dụng hết chỗ trống.

• Phù hợp với người Việt

Tictop là một phần mềm do 100% đội ngũ người Việt sáng lập. Vì vậy, Tictop hoàn toàn hiểu được thói quen làm việc của doanh nghiệp cũng như nhân sự Việt Nam. Nhờ đó, người dùng sẽ không cần phải mất quá nhiều thời gian để làm quen với phần mềm. 

Tính năng trao đổi & trò chuyện giúp gắn kết các thành viên 

• Đội ngũ sản xuất có chuyên môn cao 

Đội ngũ sản xuất của Tictop là những chuyên gia có trên 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ phần mềm. Họ là những người đã và đang làm việc cho những công ty tại thị trường Châu Âu. Điều này nói lên rằng, đội ngũ của Tictop thực sự chuyên nghiệp và nhận được sự tin tưởng của cả những đối tác nước ngoài.

• Smart file management

Tictop chú trọng vào tối ưu thời gian làm việc, vì vậy người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm tệp đính kèm của cá nhân hoặc nhóm từ công việc và tin nhắn. Không những thế, với dung lượng lớn người dùng thoải mái lưu trữ dữ liệu và các văn bản quan trọng. Đính kèm chúng khi tạo công việc mà không cần tải lên từ máy tính. Không gian lưu trữ lên đến 500GB

Điều lo ngại nhất của các doanh nghiệp khi ứng dụng công nghệ vào quản lý công việc đó chính là bảo mật thông tin. Tất cả các file được lưu trữ tuân thủ theo quyền riêng tư. Không ai có quyền xem nếu chưa có được sự cho phép. Toàn bộ tin nhắn đều được bảo mật bằng mã hóa đầu cuối. 

Click-up

Những điểm nổi bật của phần mềm Clickup:

• Clickup phần mềm đa dạng tính năng. Tích hợp quản lý với các tính năng bổ sung. Phần quản lý báo cáo trực quan giúp người quản lý theo dõi được các thành viên,…
• Có 14 chế độ xem bảng biểu và báo cáo, quản lý công việc.
• Giao diện Clickup thân thiện, bắt mắt nhưng sẽ hơi khó cho người dùng mới bắt đầu vì có quá nhiều tính năng cũng như không có bản tiếng việt.

1 Office

Những điểm nổi bật của phần mềm:

• Quản lý trên cùng một phần mềm duy nhất từ tiến độ công việc dự án. Đồng bộ số liệu,cho đến những phương pháp đo lường và báo cáo về việc quản lý.
• Báo cáo dự án bằng thời gian thực giúp người quản lý có thể theo sát dự án nhất có thể.
• Đây là hệ thống chuẩn hóa quy trình giúp nâng cao hiệu suất làm việc.

Asana

Những điểm nổi bật của phần mềm Asana:

• Asana là phần mềm quản lý dự án hướng đến những khách hàng muốn kiểm soát khối công việc lớn với nhiều thành viên ở trong tổ chức.
• Miễn phí sử dụng từ 15 thành viên trở xuống.
• Giao diện dễ dùng nhưng không có bản tiếng việt.
• Lập kế hoạch và theo dõi dự án từ tiến độ công việc, ngày  tạo công việc, hạn chót của công việc,… nhưng mà Asana lại không có Gantt chart giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về dự án.
• Báo cáo trực quan, cập nhập về thời gian giúp cho người dùng dễ dàng quản lý đội nhóm có số lượng thành viên lớn.

Trello

Những điểm nổi bật của phần mềm Trello:

• Trello cũng là một trong những phần mềm xuất hiện ở Việt Nam từ rất lâu và là một tên tuổi trên thị trường.
•  Trello đơn giản dễ dùng dễ tiếp cận và bạn gần như không phải tốn quá nhiều thời gian để làm quen với nó mà bạn cũng được sử dụng được rồi.
•  Trello sẽ đánh mạnh vào những đội nhóm và tổ chức vừa và nhỏ khoảng từ 3 đến 10 thành viên là phù hợp, họ sẽ ưu tiên sự tối ưu đơn giản lên hàng đầu.
• Bằng việc xây dựng và quản lý theo phương pháp Kanban đây là một trong những phương pháp quản lý đội nhóm rất được nhiều người ưa thích và sử dụng vì tính trực quan của nó.

Chi phí của Trello cũng đáng để cất nhắc khi bạn thực sự muốn sử dụng và tính hợp tính năng trên đó.

Fastwork

Fastwork hiện nay cung cấp hệ thống phần mềm thông minh. Có thể kể đến như: Quản lý công việc, quản lý thời gian làm việc, quản lý dự án, quản lý nhân viên,… 

Ưu điểm của Fastwork

• Tạo và giao việc nhanh chóng giúp tối ưu thời gian
• Theo dõi tiến độ công việc, trạng thái công việc trên một màn hình
• Sếp và nhân viên có thể trao đổi, chia sẻ tài liệu công việc ngay trên công việc.

Base

Đặc trưng của Base là cung cấp nhiều ứng dụng dịch vụ riêng lẻ. Mỗi ứng dụng giải quyết cho một vấn đề chuyên môn nhất định. Ví dụ như: Base wework, Base workflow, Base request, Base HRM, Base Finance… Việc này có điểm mạnh là dễ dàng giải quyết các vấn đề cho từng nghiệp vụ riêng biệt. Tuy nhiên điều này lại thiếu đi tính tổng thể, mất đi sự liên kết cần có trong một doanh nghiệp. Dùng trên nhiều ứng dụng khác nhau gây ra sự khó khăn trong làm việc giữa các bộ phận. Ngoài ra người dùng sẽ bị rối trong quá trình sử dụng.

Base cũng sẽ có những tính năng cơ bản như:

• Tạo và theo dõi công việc
• Giao việc và quản lý công việc
• Tạo và quản lý dự án
• Tạo và theo dõi quy trình công việc
• Quản lý và lưu trữ tài liệu

Amis

Những điểm nổi bật của phần mềm Misa Amis:

• Amis của Misa là một trong những phần mềm có từ lâu đời và nổi tiếng ở Việt Nam chuyên đưa ra giải pháp kế toán cho các doanh nghiệp. 
• Amis bao gồm hệ thống quản trị: Kế Toán, Nhân sự, Công việc,…
• Amis rất phù hợp với những doanh nghiệp có số lượng nhân sự từ trung bình đến lớn, có phòng ban cụ thể và quy trình doanh nghiệp rõ ràng.

MyXteam

Các tính năng cơ bản của myXteam

• Planning

Với myXteam bạn nhanh chóng lập ra một team và những kế hoạch với đầy đủ những việc cần làm, ngày thực hiện

• Manage member

Giao nhiệm vụ cho thành viên thực hiện, có deadline. Hoặc thành viên tự động tạo để cùng trao đổi với đội nhóm của mình.

• Thảo luận công việc

Mọi trao đổi công việc thông qua bình luận đều được lưu trữ như một dạng lịch sử công việc. Giúp chuyển giao công việc thuận tiện.

• Lưu trữ

Tất cả công việc được lưu trữ trên nền tảng Cloud của Microsoft giúp nhóm có thể làm việc mọi lúc mọi nơi.

• Báo cáo đánh giá

Hệ thống báo cáo cho bạn biết ai làm nhiều việc ít việc. Tình trạng công việc để kịp thời đôn đốc hoàn thành mục tiêu kế hoạch.

Jira

Những điểm nổi bật của Jira:

• Jira là một phần mềm tên tuổi và xuất hiện khá lâu trên thị trường và được công ty phần mềm Atlassian phát triển. 
• Jira quản lý và theo dõi công việc bằng mô hình Agile ( phương pháp là việc tập trung hiệu quả).
• Người dùng sử dụng Jira để theo dõi công việc, lập kế hoạch, xem báo cáo,…. Khi sử dụng thành thạo Jira là một phần mềm cực kỳ linh hoạt.
• Giao diện của Jira khá khó dùng và cần thời gian làm quen dài thì mới phát huy được tính hiệu quá của nó. Phần mềm sẽ không dành cho những người ưa thích sự đơn giản.
• Khả năng tích hợp linh hoạt với bên thứ ba
• Lập bảng và theo dõi đa dạng với giao diện Scrum và Kanban.
• Báo cáo: được chia làm nhiều bảng khác nhau giúp người dùng có một cái nhìn chi tiết nhất về tiến độ và dự án.

Kết luận

Tictop đã vừa chia sẻ đến quý bạn đọc top 10 phần mềm quản lý công việc hiệu quả. Hy vọng rằng qua bài viết các bạn có thêm thông tin, kiến thức để lựa chọn cho doanh nghiệp của mình phần mềm phù hợp nhất. Hãy theo dõi Tictop để biết thêm nhiều thông tin bổ ích nhé!