Chắc hẳn với những người quan tâm đến các phương pháp quản lý công việc đã nghe đến Kanban. Vậy Kanban là gì? Tại sao Kanban được nhiều doanh nghiệp quan tâm và sử dụng. Hãy cùng Tictop tìm hiểu về khái niệm, ưu điểm, nhược điểm và các nguyên tắc của phương pháp Kanban nhé!
Khái niệm Kanban
Khái niệm
Kanban là một phương pháp quản lý và điều khiển quy trình sản xuất. Nó đã trở thành một công cụ quan trọng trong việc tăng cường hiệu suất và hiệu quả của các doanh nghiệp.
Hay nói cách khác, Kanban được dùng để quản lý quá trình làm việc theo nguyên tắc “chỉ làm những gì cần thiết”. Mỗi công việc sẽ được biểu thị tương ứng với một thẻ trên bảng. Thẻ được di chuyển qua các giai đoạn khác nhau, từ lúc bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Các giai đoạn là các cột tương ứng trên bảng Kanban. Ví dụ như “đang chờ”, “ đang thực hiện” và “hoàn thành”.
Sự ra đời của phương pháp Kanban
Phương pháp Kanban có nguồn gốc từ Toyota Nhật Bản, được phát triển những năm 1940 tại Nhật Bản. Trong giai đoạn này, Toyota tìm cách tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý nguồn lực.
Ý tưởng ban đầu của Kanban xuất phát từ một hệ thống thẻ. Toyota dùng để điều chỉnh việc cung cấp linh kiện cho quá trình sản xuất. Thẻ được gắn lên các khay hay hộp chứa linh kiện và di chuyển qua từng giai đoạn sản xuất. Khi một giai đoạn hoàn thành, thẻ được trả lại cho giai đoạn trước đó để yêu cầu cung cấp linh kiện mới.
Sau đó, Toyota phát triển để quản lý công việc và kiểm soát tiến độ quá trình sản xuất. Toyota sử dụng bảng hoặc bảng điện tử để hiển thị thông tin về công việc và tiến độ. Sự phát triển của Kanban không chỉ giới hạn trong sản xuất, mà còn được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp và tổ chức khác nhau. Phương pháp này đã trở thành một công cụ quản lý công việc phổ hiến và hiệu quả.
Ưu điểm & nhược điểm của Kanban
Ưu điểm
- Minh bạch & rõ ràng
Bất kể quy trình nào sử dụng phương pháp Kanban thì các công việc đều được hiển thị trên bảng Kanban. Tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể nhìn thấy và nắm bắt được tiến độ công việc.
Công việc trở nên rõ ràng minh bạch từ tiến độ, nội dung công việc và người phụ trách. Điều này giúp các thành viên chủ động sắp xếp, quản lý cũng như trao đổi và phối hợp cùng các thành viên khác.
- Quản lý & kiểm soát tốt hơn
Chính sự minh bạch & rõ ràng, Kanban giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát tiến độ công việc. Nhìn vào bảng Kanban, người quản lý có thể biết được công việc này đang ở trạng thái nào. Từ đó giúp cho doanh nghiệp tránh bị bỏ sót hoặc chậm trễ trong quá trình xử lý công việc.
- Tăng hiệu suất làm việc
Phương pháp quản lý Kanban giúp sắp xếp một cách khoa học các công việc cần làm. Điều này tránh tình trạng quá tải cho đội ngũ nhân viên. Quá tải trong công việc khiến nhân viên không thể tập trung và hoàn thành tốt nhiệm vụ. Chính vì thế, việc áp dụng Kanban giúp quy trình diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu thời gian chờ đợi.
- Quản lý linh hoạt
Việc sử dụng thẻ Kanban để thể hiện tiến độ công việc, giúp người quản lý linh hoạt điều chỉnh và sắp xếp. Vì trong thực tế không tránh khỏi các tình huống bất ngờ ảnh hưởng đến cả quá trình. Ngoài ra, ứng dụng kanban còn giúp tăng tính sáng tạo, khả năng thích nghi và giải quyết vấn đề.
Nhược điểm
- Đòi hỏi công nhân viên phải có tinh thần trách nhiệm, tính kỷ luật và chuyên môn cao. Vì chỉ một bước làm không tốt sẽ ảnh hưởng đến tất cả công việc phía sau.
- Tính bảo mật chưa được cao. Đối với những công việc cần tính bảo mật nghiêm ngặt, khi sử dụng phương pháp Kanban sẽ không thực sự an toàn.
Các nguyên tắc cốt lõi khi sử dụng Kanban
Nắm rõ quy trình làm việc
Điều đầu tiên, tất cả các thành viên cần xác định rõ và hiểu rõ từng công việc và tiến độ của các công việc hiện tại. Vì tất cả công việc và tiến độ sẽ được hiển thị lên bảng Kanban. Các thành viên sẽ nhìn vào bảng và chủ động làm công việc mà mình phụ trách.
Giới hạn công việc
Khi sử dụng phương pháp Kanban, chúng ta sẽ chỉ tập trung vào các nhiệm vụ được giao cho đến khi hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này giúp mỗi người có thể tập trung toàn lực vào công việc. Tránh sự nhầm lẫn, phân tâm và chậm trễ. Ngoài ra, điều này cũng giúp người quản lý có thể theo dõi công việc kỹ càng. Thay vì phải quán xuyến quá nhiều công việc, giờ đây họ chỉ cần tập trung theo dõi vào những công việc cần thiết trước mắt.
Quản lý dòng chảy công việc
Dòng chảy của công việc sẽ được thực hiện xuyên suốt. Người quản lý dễ dàng nắm được tiến độ công việc qua mỗi tấm thẻ gắn trên bảng. Mỗi công việc sẽ được làm trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu thẻ thể hiện trạng thái của công việc di chuyển lâu hơn so với dự kiến thì người quản lý và người phụ trách sẽ kịp thời xử lý.
Xây dựng chính sách và quy chuẩn rõ ràng
Mỗi công việc đều có tiêu chuẩn để dựa vào đó đánh giá kết quả hoàn thành công việc. Vì vậy, việc xây dựng nên quy chuẩn rõ ràng là hết sức quan trọng. Nhân viên sẽ nhìn vào đó để thực hiện nhiệm vụ của mình. Người quản lý dựa vào đó để đánh giá kết quả công việc có đạt tiêu chuẩn hay không.
Phản hồi
Các bộ phận hay doanh nghiệp cần có các buổi họp định kỳ. Buổi họp này để lắng nghe các góp ý, phản hồi cũng như khó khăn mà các thành viên gặp phải khi làm việc với phương pháp Kanban. Để cả nhóm cùng đưa ra một kế hoạch tốt hơn cho tương lai.
Cải tiến
Xã hội luôn phát triển, doanh nghiệp cũng vậy, kéo theo các quy trình sản xuất cũng cần cải tiến từng ngày. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp không chỉ đầu tư về cơ sở vật chất mà còn thúc đẩy sự phát triển của mỗi nhân viên.
Kết luận
Tictop vừa chia sẻ đến mọi người các thông tin, khái niệm cơ bản về phương pháp Kanban. Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp kiến thức hữu ích, giúp mọi người trả lời câu hỏi “Kanban là gì?”. Hãy tiếp tục theo dõi Tictop để biết thêm nhiều thông tin bổ ích hơn nữa nhé!
