Kỹ năng quản lý thời gian được coi là chìa khóa dẫn đến thành công. Một người biết cách quản lý thời gian, công việc đạt hiệu suất cao, cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Vậy có những kỹ năng quản lý thời gian nào? Hãy cùng Tictop tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch, sắp xếp độ ưu tiên công việc, hoạt động hàng ngày để sử dụng quỹ thời gian một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Mục đích của quản lý thời gian chính là tăng cường hiệu suất công việc, giảm căng thẳng, hoàn thành công việc đúng hạn, có thời gian dành cho giải trí, nghỉ ngơi và sở thích cá nhân.
Kỹ năng quản lý thời gian càng tốt, bạn càng tối ưu được quỹ thời gian trong ngày. Phân bổ thời gian hợp lý, giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn và đạt hiệu quả cao.
Tại sao cần có kỹ năng quản lý thời gian
Một người biết cách quản lý thời gian, họ sẽ tối ưu được thời gian làm việc. Công việc được hoàn thành một cách hiệu quả, đạt được thành tựu nhưng vẫn đảm bảo cân bằng trong cuộc sống.
- Tăng hiệu suất làm việc
Biết cách phân bổ thời gian hợp lý giúp bạn tập trung vào công việc. Giúp hiệu suất công việc được tăng cao, kết quả công việc cực kỳ tốt. Không những thế, việc tối ưu thời gian còn giúp bạn làm được nhiều việc trong một ngày. Khi đó công việc không lo bị quá hạn. Ngoài thời gian dành cho công việc, bạn còn có thời gian dành cho gia đình, bạn bè, sở thích cá nhân.
- Đạt được mục tiêu đề ra
Việc đặt ra các mục tiêu và phân bổ thời gian cụ thể sẽ giúp bạn không còn trì hoãn. Bạn sẽ ép mình phải làm việc để đạt được mục tiêu đó. Không những vậy, phân bổ thời gian hợp lý sẽ giúp bạn dễ dàng đạt mục tiêu. Khi mà hiệu suất và kết quả công việc ngày càng được nâng cao.
- Giảm căng thẳng
Công việc tồn đọng, deadline thì chồng chéo đôi khi khiến bạn thực sự căng thẳng. Nhưng đừng lo, chỉ cần bạn biết kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ giải quyết được vấn đề này thôi. Trước tiên bạn hãy chia nhỏ công việc và sắp xếp mức độ ưu tiên. Sau đó là phân bổ thời gian hợp lý. Xen kẽ vào đó là những khoảng nghỉ ngơi để tái tạo năng lượng. Điều này sẽ khiến bạn giảm căng thẳng trong quá trình làm việc.
- Cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Mỗi ngày, chúng ta sẽ có 24 giờ. Chúng ta không chỉ dành thời gian cho công việc mà còn phải chăm sóc gia đình, bản thân và các mối quan hệ bạn bè. Vì vậy, việc phân bổ thời gian là cực kỳ quan trọng trong cuộc sống hàng ngày. Khi bạn biết cách quản lý thời gian của mình, bạn sẽ cân bằng được cuộc sống, tránh bị căng thẳng.
- Xây dựng thói quen kỷ luật
Có câu nói thế này “Trên con đường thành công không có dấu chân của kẻ lười biếng”. Thật vậy, khi chúng ta hoạch định ra mục tiêu và kế hoạch nhưng lại thiếu đi tính kỷ luật. Công việc thì vẫn ở đấy chờ chúng ta giải quyết. Lâu dần việc này chồng chéo lên việc kia. Việc phân bổ thời gian rõ ràng và tuân thủ theo nó. Dần dần sẽ hình thành nên thói quen làm việc và rèn sự tập trung.
- Tăng khả năng lãnh đạo.
Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn làm chủ được thời gian, công việc và cuộc sống. Qua đó phần nào cũng hình thành nên năng lực lãnh đạo. Bạn biết cách phân công công việc cho nhân viên. Bạn biết cách quản lý thời gian làm việc của công ty.
Các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Xác định mức độ ưu tiên của từng công việc
Xác định mức độ ưu tiên công việc trước mỗi ngày làm việc, sẽ giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý nhất. Với mỗi công việc cần hoàn thành, bạn nên phân chia ít nhất thành ba cấp độ: Khẩn cấp, quan trọng , thoải mái. Trong đó, việc khẩn cấp cần làm ngay, sau đó sẽ xử lý đến những việc quan trọng. Sau cùng nếu còn thời gian mới đến những việc thoải mái.
Phân chia cấp độ cho công việc giúp sắp xếp và phân bổ thời gian làm việc phù hợp. Tránh trường hợp công việc bị chồng chéo lên nhau dẫn đến chậm trễ.
Có mục tiêu rõ ràng
Một kỹ năng rất cần thiết để quản lý thời gian đó là đặt mục tiêu. Việc đặt mục tiêu cụ thể và rõ ràng cho từng công việc sẽ giúp bạn đi đúng hướng. Khi có mục tiêu cụ thể, bạn sẽ phân bổ thời gian phù hợp với mục tiêu đó. Ngoài ra, việc xác định được mục tiêu cũng giúp bạn làm chủ công việc. Có khả năng xử lý tốt những tình huống phát sinh.
Thiết lập kế hoạch
Sau khi có mục tiêu rõ ràng, bạn cần nghĩ xem con đường mình đi đến mục tiêu đó như thế nào. Đó chính là kỹ năng lập kế hoạch. Người làm việc và sống có kế hoạch sẽ là người làm chủ được cuộc sống. Để thiết lập nên kế hoạch phù hợp nhất với bản thân, bạn cần:
- Đặt ra mục tiêu lớn cần đạt được.
- Liệt kê các nhiệm vụ nhỏ cần làm để đạt được mục tiêu lớn.
- Chuẩn bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng để thực hiện được mục tiêu.
- Thiết lập kế hoạch và phân bổ thời gian hợp lý.
Chia nhỏ công việc
Một trong những cách để quản lý thời gian hiệu quả đó là biết chia nhỏ công việc lớn thành những công việc nhỏ. Việc chia nhỏ công việc giúp bạn có cái nhìn chi tiết về những việc mình cần làm. Tập trung làm những nhiệm vụ nhỏ giúp kết quả công việc tốt hơn. Phân bổ thời gian cho những nhiệm vụ nhỏ sẽ dễ dàng và dễ quản lý hơn.
Ngoài ra việc chia nhỏ công việc sẽ giúp bạn có thời gian để nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng. Mỗi lần làm xong một nhiệm vụ nhỏ, bạn hãy tích vào hoàn thành. Nhìn vào danh sách công việc đã hoàn thành bạn sẽ có thêm động lực và thấy bản thân mình đã làm việc thực sự năng suất.
Rèn sự tập trung
Để không lãng phí thời gian, bạn cần tập trung tối đa vào thời gian làm việc. Khi bạn dành thời gian để giải quyết một công việc nào đó. Hãy đảm bảo rằng bạn dành toàn bộ tâm huyết, năng lượng để hoàn thành. Điều này không những tránh lãng phí thời gian mà còn đạt kết quả cao trong công việc.
Nếu bạn cảm thấy bản thân không thể tập trung trong một thời gian dài. Thì Pomodoro là phương pháp mà bạn có thể tham khảo để áp dụng. Cộng với kỹ năng chia nhỏ công việc, mình tin bạn sẽ rèn sự tập trung cực kỳ hiệu quả.
Tránh xa trì hoãn
Tránh xa trì hoãn tưởng chừng là việc dễ dàng, nhưng nó thực sự là điều khó khăn không phải ai cũng làm được. Đặc biết trong cuộc sống hiện nay có rất nhiều thông tin tiếp cận chúng ta trong một ngày. Làm chúng ta rất khó để tập trung vào công việc.
Hãy học cách tránh xa trì hoãn bằng việc chia nhỏ công việc. Tập trung làm việc sau đó dành ra một khoảng nghỉ ngơi và bạn sẽ được kiểm tra tin nhắn, thông báo từ mạng xã hội.
Kỹ năng “Từ chối”
Nếu bạn muốn tập trung vào công việc, tránh lãng phí thời gian. Bạn cần có kỹ năng từ chối. Hãy nói không với những cuộc nói chuyện phiếm trong giờ làm việc. Hãy biết từ chối những thông báo, tin nhắn từ mạng xã hội nếu nó không liên quan đến công việc.
Tictop – Phần mềm giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả
Tictop là một ứng dụng giúp bạn quản lý công việc và thời gian hiệu quả. Bạn có thể lập kế hoạch theo ngày, theo tháng, theo quý,… trên Tictop. Đặt deadline cụ thể và thông báo nhắc nhở về công việc là những tính năng đã có trên Tictop. Ngoài ra, Tictop còn giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc. Khi có bốn mức độ: Cần gấp & quan trọng, cần gấp, quan trọng, thoải mái.
Kết luận
Tictop đã vừa chia sẻ đến quý bạn đọc các kỹ năng cần thiết để quản lý thời gian hiệu quả. Hy vọng rằng các bạn sẽ tìm được cho mình kỹ năng phù hợp và áp dụng thành công trong cuộc sống. Hãy theo dõi trang Blog Tictop để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích nhé!
