Quản lý dự án là thuật ngữ không quá xa lạ với các tổ chức, doanh nghiệp. Việc quản lý dự án hiệu quả sẽ giúp bạn kịp thời nắm bắt, điều chỉnh dự án. Đồng thời, khi quản lý hiệu quả bạn sẽ nhanh chóng đạt được các mục tiêu đã đề ra. Hôm nay mình sẽ cùng bạn tìm hiểu cách quản lý dự án hiệu quả với TicTop nhé!
Quản lý dự án TicTop là gì? Tại sao nên sử dụng TicTop để quản lý dự án
Quản lý dự án TicTop là phần mềm quản lý dự án đơn giản, dễ sử dụng. Với TicTop bạn sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Bạn cũng có thể nhanh chóng nắm bắt toàn bộ thông tin của dự án. Từ đó có thể đưa ra những phương án và chiến lược phù hợp.
Tại sao nên sử dụng phần mềm Tictop để quản lý dự án ?
Những ưu điểm dễ thế dễ thấy khi sử dụng Tictop:
- Gantt chart theo dõi tiến độ dự án;
- Báo cáo và biểu đồ chung về dự án;
- Nhìn tổng quan được các dự án;
- Theo sát được các đầu việc của thành viên tham gia dự án;
- Nhóm trao đổi và giao tiếp riêng cho dự án;
- Đầy đủ chức năng giao, nhận, trao đổi trên task, snapshot,…
Cách quản lý dự án hiệu quả với TicTop
Theo dõi kế hoạch tổng quan dựa trên sơ đồ Gantt Chart
Sơ đồ Gantt TicTop có bộ lọc theo 3 cấp: tuần, tháng, năm cùng với bộ lọc tùy chọn. Vì vậy, bạn hoàn toàn theo dõi được khoảng thời gian bất kỳ của dự án. Đồng thời dễ dàng trong việc tra cứu cũng như theo dõi công việc.
Trong mỗi khoảng thời gian sẽ có những đầu công việc phải thực hiện ở đó bạn có thể nhìn thấy trạng thái công việc, độ ưu tiên của công việc.
Từ việc nhìn thấy các đầu công việc bạn hoàn toàn có thể nhìn thấy mối liên quan giữa chúng.Bạn hoàn toàn có thể nắm bắt được thứ tự thực hiện các công việc. Điều đó tạo nên góc nhìn mạch lạc, xuyên suốt dự án đó.
Quản lý dự án dễ dàng thông qua báo cáo tổng quan
Chỉ số đầu tiên bạn cần nắm bắt khi đọc báo cáo tổng quan của dự án chính là số lượng việc phải làm và việc đã hoàn thành trong ngày hôm nay. Đây là một chỉ số quan trọng giúp bạn luôn theo sát dự án. Đồng thời bạn có thể cập nhập công việc theo ngày một cách hiệu quả.
Tiếp đến bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan từ những gần nhất về lượng công việc của dự án đó để biết xem dự án đang bị ngưng trệ hay vẫn đang diễn ra bình thường.
Ở đâu bạn có thể biết được hiệu suất làm việc hiệu quả của các thành viên có trong dự án, 3 thành viên làm việc hiệu quả nhất dự án khi sử dụng Tictop sẽ được thống kê.
Ngay dưới góc bên tay phải bạn sẽ nhìn thấy số lượng thành viên đang có làm việc trong tổ chức và số nhóm có trong đó. Thêm một phần lưu ý nhỏ là dưới mỗi thành viên đều có một con số nhỏ nó biểu thị số công việc mà nhân việc này tạo ra trong dự án đó.
Theo dõi chi tiết công việc
Khi bạn đang ở phần Gantt chart của dự án, ở phần công việc khi muốn xem chi tiết về nó bạn chỉ việc trỏ vào tên công việc, nó sẽ hiện ra cho bạn chi tiết công việc đó ra sao để bạn có thể xem kỹ ví dụ như phần bình luận có trong task về sự thay đổi của các thành viên có trong dự án đang trao đổi với nhau.
Dễ dàng quản lý và điều phối nhân sự
Tính tối ưu khi sử dụng Gantt chart mình thích nhất là dựa vào thời gian thực hiện công việc bạn dự trù được khối lượng công việc cần làm và từ đó có thể phân bổ số lượng nhân sự giải quyết vấn đề đó một cách hợp lý nhất.
Việc có thể thay đổi “Thanh tiến độ công việc” dễ dàng giúp người quản lý cập nhập tiến độ một cách nhanh trong và có phương án xử lý kịp thời với những trường hợp phát sinh.
Hợp nhất giữa trao đổi và quản lý công việc
Với tính năng task và chat được sử dụng linh hoạt và có liên quan chặt chẽ với nhau từ việc nhập mã task công việc, gửi task công việc qua phần tin nhắn sự đồng bộ này giúp tối ưu về thời gian và tăng tính tập trung mạch lạc trong công việc.
Xây dựng quy trình công việc
Quy trình công việc hay còn gọi là Tictop workflow ( nội dung này có bài đánh giá chi tiết)
Đây là tính năng không còn xa lại gì với những ai phải làm việc theo quy trình của công ty.
Bằng việc kết hợp giữa TicTop Workflow và sơ đồ Gantt TicTop sẽ giúp bạn có nhìn một cái nhìn trực quan nhất về những công việc ở trong quy trình, dự án.
Kết luận
Trên đây là những chia sẻ của mình gửi tới bạn, hy vọng đây sẽ là những chia sẻ giúp bạn sử dụng hiệu quả và tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ đi lên. Cảm ơn bạn rất nhiều.
