Thế giới này luôn được vận hành bởi những quy luật không cân bằng. Trong quá trình phát triển của xã hội, chúng ta phát hiện ra một quy luật đi ngược lại với cảm nhận trực giác của con người về sự cân bằng. Đó là quy tắc 80/20, hay còn gọi là quy luật Pareto. Hãy cùng TicTop tìm hiểu về quy luật 80/20 và những lợi ích của nó trong công việc và cuộc sống nhé.
Quy tắc 80/20 là gì?
Quy tắc 80/20 hay quy luật Pareto đều là những cái tên chỉ chung một quy luật.
Cơ sở nền tảng của quy tắc 80/20 được biêt tới lần đầu tiên vào năm 1897. Nó được phát hiện ra bởi nhà kinh tế học Vilfredo Pareto, khi ông nghiên cứu về quy luật của cải và thu nhập ở nước Anh vào thế kỷ XIX. Ông đã phát hiện ra rằng “ 80% của cải thuộc về 20% dân số”. Nghĩa là đa số khối lượng của cải nằm trong tay của thiểu số đối tượng.
Sau đó, người ta đã phát triển và áp dụng quy luật này dưới một định nghĩa khá đơn giản như sau: “20% nguyên nhân, nguyên liệu đầu vào hoặc công sức thường sẽ dẫn đến 80% kết quả, sản phẩm đầu ra hoặc thành quả”.
Những lợi ích khi áp dụng nguyên tắc Pareto
Áp dụng đúng nguyên lý 80/20 giúp mọi người phân chia nguồn lực, thời gian cho 20% những yếu tố quan trọng nhất. Việc này giúp hạn chế 80% những công việc lan man mà không tạo ra nhiều kết quả. Nhờ đó mà chúng ta có nhiều thời gian hơn, sống hạnh phúc hơn, hưởng thụ nhiều hơn.
Chính vì thế, nguyên lý này đã được phổ biến rất rộng rãi trong cả cuộc sống, lẫn trong công việc, bất kể bạn là cấp lãnh đạo hay chỉ là một nhân viên bình thường đều có thể sử dụng để tối ưu cuộc sống, công việc của mình.
Cách áp dụng quy tắc 80/20 vào cuộc sống
Trong xã hội hiện đại này, con người luôn cảm thấy đầu bù tóc rối, tất bật với công việc và cuộc sống. Tuy bận rộn là thế nhưng vẫn không hết việc và luôn cảm thấy thiếu thời gian.
Vậy làm sao để áp dụng quy tắc Pareto trong công việc và cuộc sống để chúng ta vẫn có thể làm ít mà vẫn được “thụ” nhiều hơn?
Theo như quy luật Pareto, với những nguồn lực có tác động yếu tới kết quả đều không nên hoặc bị hạn chế sử dụng. Thay vào đó, chúng ta cần tận dụng tối đa các nguồn lực có tác động mạnh mẽ để phát huy và mang lại giá trị cao nhất.
Áp dụng quy tắc 80/20 vào kinh doanh
Nguyên lý 80/20 được rất nhiều các cá nhân và doanh nghiệp áp dụng trong doanh nghiệp. Phương châm khi áp dụng quy tắc 80/20 là “làm ít được nhiều”.
Trong một doanh nghiệp, không phải tất cả nhân viên đều có đóng góp như nhau. Không phải tất cả các sản phẩm đều mang lại nguồn lợi nhuận như nhau. Hay không phải tất cả các khách hàng đều mang lại giá trị như nhau. Theo như nguyên lý 80/20:
- 20% nhân viên tạo ra 80% đóng góp
- 20% sản phẩm tạo ra 80% lợi nhuận
- 20% khách hàng tạo ra 80% giá trị
Vì vậy, áp dụng quy tắc 80/20 vào kinh doanh sẽ giúp ích trong việc phân bổ đúng nguồn lực và thời gian vào 20% những điều giá trị để mang lại lợi nhuận tối ưu cho doanh nghiệp.
Ví dụ, trong một công ty, thực chất chỉ có khoảng 20% sản phẩm là mang lại lợi nhuận. Đó là những sản phẩm nên được tập trụng, phát triển và đẩy mạnh sản xuất, kinh doanh. Bên cạnh đó, những sản phẩm không mang lại hiệu quả, gây tồn kho
Cách áp dụng quy tắc 80/20 quản lý thời gian hiệu quả
Để áp dụng quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian hiệu quả, chúng ta cần hiểu mục đích của việc quản lý thời gian là gì?
Chúng ta cần biết rằng “80% thành tựu trong cuộc đời của một cá nhân đạt được trong 20% thời gian bỏ ra”. Hay nói theo cách ngược lại “80% thời gian bỏ ra chỉ tạo ra 20% giá trị”.
Hầu hết, chúng ta dành phần lớn thời gian để làm những việc không mang lại nhiều kết quả. Tuy nhiên nếu biết tận dụng một lượng thời gian nhỏ sẽ mang lại kết quả tuyệt vời.
Vậy nên, quản lý thời gian là “ép dung lượng một lít vào một lọ dung tích chỉ bằng ¼”. Đây là việc sắp xếp và lên kế hoạch các công việc cho từng khoảng thời gian trong ngày.
Lời khuyên của Tictop dành cho bạn là hãy tăng 20% thời gian tạo ra cho bạn 80% giá trị. Từ đó, bạn sẽ giảm bớt những hoạt động tạo ra giá trị thấp.
Những lưu ý khi áp dụng nguyên tắc Pareto
Tính tương đối
Khi áp dụng quy tắc 80/20 vào cuộc sống, công việc, bạn nên nhớ rằng con số 80/20 chỉ mang tính tương đối. Nó chỉ sự thiên lệch trong mọi mặt của cuộc sống. Con số này cũng có thể biểu hiện ở những tỉ lệ khác như 70/30, 60/40 hay thậm chí 99/1.
Quy luật 80/20 chỉ mang tính chất tham khảo
Chúng ta hãy xem quy tắc này theo tính chất tham khảo. Bạn nên linh hoạt sử dụng tùy thuộc vào tình hình thực tế. Hãy có những góc nhìn bao quát để vận dụng nó đúng người, đúng tính chất, đúng thời điểm. Và bạn không nên xem nó là hiển nhiên và cố định.
Kết luận
Vậy là các bạn đã cùng Tictop tìm hiểu về quy luật 80/20 và cách áp dụng quy luật này trong công việc và cuộc sống. Chúc các bạn áp dụng quy luật một cách hiệu quả và hữu ích.
