Sơ đồ Gantt là gì? Sơ đồ Gantt trên TicTop dùng để làm gì
Sơ đồ Gantt là một dạng sơ đồ ngang dùng để biểu diễn sự kiện, tiến độ công việc theo thời gian. Sơ đồ Gantt gồm có hai thành phần chính là trục dọc và trục ngang. Trục dọc thể hiện các công việc của một dự án, kế hoạch. Còn trục ngang thể hiện các mốc thời gian, tiến độ của công việc đó. Mỗi thanh ngang trong sơ đồ Gantt thể hiện thời gian của mỗi công việc. Các thông tin được biểu diễn qua thanh ngang: Thời lượng, ngày bắt đầu, kết thúc của công việc.
Sơ đồ Gantt trên TicTop là tính năng mới trong phần Lĩnh vực. Sơ đồ Gantt sẽ giúp bạn quản lý dự án, lập kế hoạch công việc theo tuần, tháng, quý một cách dễ dàng, trực quan và cực kỳ đơn giản.
Tính năng sơ đồ Gantt sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về lịch trình của dự án, thời gian hoàn thành của từng công việc và các phụ thuộc giữa chúng. Nó cũng giúp quản lý tài nguyên, theo dõi tiến độ và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn.
Gantt chart được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án, chúng rất hữu ích trong việc lập kế hoạch, xác định trình tự các nhiệm vụ cần hoàn thành.
Tại sao nên sử dụng sơ đồ Gantt trên TicTop
Đơn giản, dễ sử dụng
Giao diện và các tính năng của TicTop luôn được xây dựng, thiết kế sao cho đơn giản, dễ sử dụng nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao. Sơ đồ Gantt trên TicTop có giao diện đơn giản, trục dọc hiển thị danh sách trạng thái, người phụ trách, từng đầu công việc có trong dự án/ lĩnh vực. Trục ngang với các thanh ngang màu xanh lá cây thể hiện thời gian của từng công việc.
Dễ dàng quản lý nhiều thông tin cùng lúc
Dù trình bày đơn giản nhưng sơ đồ Gantt vẫn giúp bạn nắm bắt được thông tin cần thiết của một dự án, kế hoạch. Thông qua các thanh ngang bạn sẽ nắm bắt được thời lượng, thời điểm bắt đầu, kết thúc của mỗi công việc. Còn trục dọc sẽ cho bạn biết trạng thái, người phụ trách công việc là ai.
Ước tính thời gian và khối lượng công việc
Thông qua biểu đồ Gantt bạn sẽ biết được cần bao nhiêu thời gian, nguồn lực cho một công việc. Khi kịp thời nắm bắt thông tin, bạn sẽ nhanh chóng điều chỉnh thời gian, nhân lực sao cho phù hợp với mỗi đầu công việc.
Nâng cao năng suất
Gantt chart rất hữu ích trong việc hiển thị những công việc sẽ được thực hiện, khi nào và theo trình tự nào. Tạo ra sự chi tiết, rõ ràng trong kế hoạch thực hiện dự án.
Các thông tin về người thực hiện công việc, tiến độ thực hiện công việc được công bố công khai, giúp từng cá nhân hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án. Việc này giúp các thành viên chủ động hoàn thành công việc bởi họ hiểu rằng: sự chậm trễ của mình chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của thành viên khác và của cả dự án.
Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả
Sơ đồ Gantt cung cấp cho người quản lý, lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này giúp cho họ biết phân phối công việc sao cho hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu. Hạn chế tình trạng quá tải công việc, đảm bảo chất lượng dự án
Cách tạo và sử dụng sơ đồ Gantt trên TicTop
Bước 1: Tạo dự án/lĩnh vực cho tổ chức
Hiện tại, sơ đồ Gantt chỉ sử dụng để quản lý công việc theo dự án. Do đó, để sử dụng sơ đồ Gantt bạn cần phải tạo dự án, lĩnh vực cho tổ chức.
Tại giao diện Trang chủ, bạn chọn Cài đặt >> Chọn Lĩnh vực >> Tạo Lĩnh vực/dự án mới cho tổ chức của bạn.
Bước 2: Tạo công việc
Sau khi tạo xong dự án/lĩnh vực, bạn hãy tạo các công việc mới theo kế hoạch, dự định. Khi tạo, bạn hãy chọn lĩnh vực cho công việc đó. Việc này sẽ giúp bạn phân loại và quản lý công việc hiệu quả.
Bước 3: Cập nhật tiến độ công việc dựa trên sơ đồ Gantt
Bạn có thể thông qua sơ đồ Gantt để cập nhật thông tin về các công việc. Ngoài ra, bạn có thể trực tiếp điều chỉnh thời gian của công việc ở thanh ngang.
Ngoài ra, sơ đồ Gantt trên TicTop còn giúp bạn nắm bắt được xem ai là người phụ trách công việc. Bạn cũng có thể nhanh chóng cập nhật trạng thái, độ ưu tiên của công việc.
Kết luận
Biểu đồ Gantt được xem là cách đơn giản nhất để biểu thị lịch trình của một dự án, kế hoạch. Nó là công cụ phù hợp nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên và đối tác một bản tóm tắt tổng thể về tiến độ dự án.
