Các phần mềm quản lý công việc hiện nay hầu như chỉ quản lý tối ưu nhất cho 20 đầu mục công việc trở xuống. Nếu con số lên đến hàng trăm thì rất sẽ đau đầu, khó khăn trong việc sắp xếp, quản lý, dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn hay quên lãng công việc. Liệu có cách nào cho những con người bận rộn này có thể tối giản thời gian xử lý công việc? Với TicTop vấn đề này sẽ được giải quyết dễ dàng, hãy cùng xem bài viết dưới đây nhé!!!
Những lợi ích khi quản lý công việc trên TicTop
Phần mềm quản lý công việc TicTop sẽ giúp người dùng quản lý mọi thứ: công việc cá nhân, đội nhóm, tiến độ công việc, file báo cáo, thông tin dữ liệu… trên một nền tảng duy nhất. Đặc biệt, TicTop giúp người quản lý dễ dàng giám sát được toàn bộ các công việc mà đội nhóm, nhân viên đã thực hiện, tiến độ các công việc của từng phòng ban như thế nào,… để các thành viên trong nhóm có thể phối hợp với nhau hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp đi đúng hướng mà quản lý đặt ra.
TicTop giúp bạn tăng hiệu suất làm việc gấp 5 lần
Khi bạn có một lượng công việc khá lớn, không biết sắp xếp như nào, không biết việc nào cần làm trước, việc nào làm sau để hoàn thành đúng deadline, tiến độ công việc bị chậm trễ, việc bị tồn đọng quá nhiều sẽ khiến bạn liên tục stress, chán nản khi làm việc. TicTop sẽ giúp bạn tăng hiệu suất làm việc gấp 5 lần bằng cách giúp bạn quản lý công việc cần làm một cách khoa học, hiệu quả trên một nền tảng và thực hiện các công việc theo đúng mục tiêu đặt ra. TicTop tận dụng ma trận thông minh EISENHOWER với tính năng sắp xếp mức độ ưu tiên cho công việc. Dựa trên tính chất công việc, bạn có phân loại lượng đầu việc theo 4 mức độ: Khẩn cấp và quan trọng, Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp, Khẩn cấp nhưng không quan trọng, Không khẩn cấp cũng không quan trọng và lập kế hoạch làm việc để đảm bảo bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất và giảm bớt công việc không cần thiết. Điều này giúp bạn tránh tình trạng bị “deadline dí”.
Dễ dàng theo sát tiến độ
Đối với mỗi công việc trên TicTop, bạn có thể cập nhật tình trạng công việc: Sẽ làm, Đang tiến hành, Hoàn thành để dễ dàng theo sát được tình trạng, tiến độ hoàn thành của các công việc mình cần làm và phân chia thời gian làm việc phù hợp.
Lưu trữ và bảo mật tốt
Thấu hiểu được nỗi lo của Khách hàng về bảo mật dữ liệu, TicTop tin tưởng và sử dụng dịch vụ server của Google để có thể bảo mật thông tin, dữ liệu của khách hàng một cách tốt nhất. Google sử dụng các thuật toán mã hóa mạnh để bảo vệ dữ liệu của người dùng. Điều này đảm bảo rằng các dữ liệu chỉ có thể truy cập bởi người dùng có quyền truy cập. Bên cạnh đó, TicTop còn sử dụng dịch vụ web và lưu trữ của Amazon (AWS) với tính năng mã hóa đầu ngành để bảo mật nội dung trong quá trình truyền đi và lưu trữ. AWS hỗ trợ các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất và các chứng nhận tuân thủ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng trên toàn thế giới. Vì vậy, bảo mật của TicTop luôn ở mức độ cao, bạn có thể hoàn toàn tin tưởng và sử dụng TicTop mà không lo bị mất cắp dữ liệu.
Cách quản lý công việc hiệu quả với TicTop cho người bận rộn
Chúng ta cùng xem các công cụ của TicTop sẽ giúp người bận rộn quản lý công việc như thế nào nhé!
Sử dụng thanh đánh dấu công việc
Thanh đánh dấu sẽ xuất hiện có màu xanh và dừng lại ở Task bạn đang mở, công cụ này sẽ giúp ích cho những danh sách công việc quá dài, không thể hiển thị hết trong một màn hình, giúp bạn định hình được Task bạn đang mở ở đâu trong danh sách này.
Dùng bộ lọc để tìm kiếm công việc
Bạn có thể dùng bộ lọc để tìm kiếm công việc bằng cách lọc theo lĩnh vực, độ ưu tiên, người phụ trách để có thể chọn ra các công việc cần làm trong ngày.
Cách xử lý, theo dõi nhiều công việc cùng một lúc với Thẻ Task
Sau khi dùng bộ lọc chọn ra các công việc cần làm của ngày hôm nay, thẻ Task sẽ hiện lên, bạn có thể chọn và xử lý từng Task một. Bạn chọn trạng thái của Task đang làm là En cours và khi xử lý xong chọn trạng thái Terminée, rồi kết thúc Task đó để xử lý Task tiếp theo.
Cách theo dõi tiến độ công việc trên TicTop
Với TicTop, chỉ cần có kết nối mạng bạn có thể theo dõi tiến độ công việc từ xa một cách dễ dàng, bạn có thể chọn lịch trình cụ thể cho công việc, ghi lại chi tiết những lần cập nhật công việc. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách theo dõi tiến độ công việc theo hai góc độ cá nhân và quản lý.
Theo dõi tiến độ chi tiết của từng công việc
Đối với cá nhân, khi tạo Task bạn có thể chọn các công cụ trong Task giúp bạn quản lý tốt hơn như:
- Độ ưu tiên: giúp bạn biết được tính cấp bách của công việc.
- Dự kiến: công việc đó có hoàn thành trong ngày hay không?
- Hạn chót: thời hạn deadline là khi nào?
- Trạng thái: cập nhật trạng thái của Task, cho biết Task đang ở trạng thái nào?
- Bình luận: ngoài chức năng thảo luận còn có thể xem như phần nhật ký ghi chép những vẫn đề về Task.
- Lịch sử: cho bạn biết lịch sử cập nhật, thay đổi trong Task
Ngoài ra, tại màn hình danh sách Task, bạn cũng có thể theo dõi tiến độ Task dựa vào các cột Trạng thái, Hạn chót, Ngày tạo, Ngày cập nhật.
Theo dõi tiến độ tổng quát của đội/nhóm
Đối với nhà quản lý cũng sẽ quản lý được tiến độ hoàn thành công việc của đội/nhóm, mức độ hoàn thành của các dự án thông qua các báo cáo tổng quan để đưa ra nhìn nhận, đánh giá chính xác.
Để theo dõi tiến độ của các thành viên bạn có thể thực hiện thao các bước: Cài đặt => Thời gian làm việc. Ở đây bạn sẽ thấy được số lượng công việc trong ngày và số lượng công việc đã hoàn thành trong ngày của mỗi thành viên.
Kết luận
Toàn bộ tính năng trên sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng thể các công việc cần xử lý, giúp bạn nắm rõ được tiến độ công việc để hoàn thành đúng thời hạn. TicTop cực lỳ hữu ích cho những người bận rộn, nhiều công việc, nhiều deadline. Hãy cùng trải nghiệm TicTop nhé!!!
