Kanban là phương pháp quản lý quy trình làm việc. Giúp cho việc quản lý công việc được tinh gọn, hiệu quả và tối ưu hóa năng suất làm việc. Trong bài viết này, hãy cùng Tictop tìm hiểu kỹ hơn về các loại thẻ Kanban nhé.
Thẻ Kanban
Thẻ Kanban là gì?
Thẻ Kanban là một yếu tố quan trọng trong phương pháp quản lý Kanban. Thẻ Kanban có thể được biểu diễn dưới dạng vật lý hoặc dạng kỹ thuật số. Mỗi thẻ Kanban sẽ tương ứng với một nhiệm vụ hoặc một đầu mục công việc nhất định. Nó được di chuyển trên bảng Kankan nhằm giúp bạn dễ dàng nắm bắt thời gian, trạng thái và tiến độ công việc đang thực hiện.
Thông tin trên thẻ Kanban
Trên thẻ Kanban sẽ thể hiện những công việc mà nhóm đang thực hiện. Trong một thẻ Kanban sẽ gồm có 2 mặt là mặt trước và mặt sau.
Mặt trước của thẻ sẽ gồm những thông tin sau:
- Tiêu đề / Định danh: Tiêu đề dùng để nhận dạng mỗi công việc cụ thể. Mỗi công việc sẽ có một tiêu đề riêng.
- Chủ sở hữu / Người quản lý tác vụ: Là người chịu trách nhiệm cho công việc đó.
- Hạn chót công việc: Là ngày mà công việc đó kết thúc.
- Mô tả nhiệm vụ: Giải thích chi tiết, ngắn gọn về những việc cần làm.
- Loại công việc: Thường được biểu thị bằng các màu sắc khác nhau để gia tăng độ nhận diện. Cho biết nhiệm vụ cần thực hiện thuộc công việc gì.
- Ước tính thời gian hoặc độ phức tạp: Ước tính về thời gian công việc được hoàn thành.
Mặt sau của thẻ sẽ gồm những công việc chi tiết hơn về nhiệm vụ, bao gồm:
- Phạm vi công việc
- Liên kết/ Tệp đính kèm: Thường xuất hiện trong thẻ Kanban kỹ thuật số nhằm cung cấp thêm thông tin có liên quan tới công việc.
- Bình luận: Ghi lại những chia sẻ, phản hồi và ghi chú của những người liên quan tới công việc.
- Nhiệm vụ con
- Ngày bắt đầu/ Ngày kết thúc
Phân loại thẻ Kanban
Phân loại theo đặc tính
Thẻ Kanban gồm có 2 loại:
- Thẻ Kanban vật lý: Loại thẻ Kanban này là dạng thủ công được ghi trên các tờ giấy note gắn trên tường hoặc bảng và sẽ được di chuyển tới các cột khác nhau dựa theo tiến độ công việc.
- Thẻ Kanban Kỹ thuật số: Thẻ Kanban kỹ thuật số sử dụng tiện lợi cho các nhóm làm việc từ xa và dễ dàng thêm các bình luận hoặc đính kèm các file tài liệu có liên quan. Thẻ Kanban kỹ thuật số hiện nay được phát triển trên nhiều phần mềm quản lý công việc và dễ dàng sử dụng để theo dõi và đo lường các chỉ số quan trọng.
Phân loại Kanban trong quản trị sản xuất
Có 5 loại thẻ Kanban được sử dụng và phân chia theo tính chất công việc, nhiệm vụ, đó là:
- Kanban vận chuyển: Thẻ Kanban được sử dụng để chuyển thông tin chi tiết từ công đoạn trước cho công đoạn sau.
- Kanban sản xuất: Thẻ Kanban này được sử dụng để báo cáo chi tiết lượng hàng cho công đoạn sản xuất để bù vào số lượng hàng đã được xuất đi.
- Kanban cung ứng: Thẻ Kanban báo cho nhà cung cấp cung ứng các nguyên vật liệu.
- Kanban tạm thời: Thẻ được ban hành có thời hạn trong trường hợp hàng hóa bị thiếu.
- Kanban tín hiệu: Thẻ dùng để thông báo kế hoạch cho công đoạn sản xuất theo lô.
Nguyên tắc sử dụng thẻ Kanban
Khi sử dụng thẻ Kanban, bạn cần chú ý tới các nguyên tắc cốt lõi sau:
- Bắt đầu với công việc hiện tại: Phương pháp Kanban khuyến khích việc tập trung vào công việc hiện tại thay vì làm quá nhiều việc cùng một lúc. Từ đó, nâng cao năng suất làm việc cho đội nhóm.
- Cam kết và tự nguyện thay đổi: Kanban hướng người dùng tới mục đích sử dụng linh hoạt dựa trên nhu cầu và tình hình thực tế. Thực hiện các thay đổi nhỏ thay vì các thay đổi lớn đột ngột, từ từ cải thiện quy trình.
- Nhấn mạnh hoạt động lãnh đạo ở các cấp: Kanban khuyến khích tất cả mọi người cùng đóng góp, xây dựng, đưa ra đề xuất để cải tiến dựa trên góc nhìn của mình. Thay vì chỉ có cấp quản lý, lãnh đạo mới thực hiện điều đó.
- Đề cao vai trò của khách hàng: Kanban đề cao việc hiểu và góp ý từ khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ và giá trị. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định được công việc ưu tiên dựa trên nhu cầu khách hàng.
- Quản lý công việc, không quản lý nhân viên: Gía trị cốt lõi của phương pháp Kanban là quản lý công việc và quy trình làm việc. Nhân viên có thể tự quản lý công việc và quy trình của mình.
- Khuyến khích nhân viên đánh giá và phản hồi: Kanban khuyến khích mọi người cùng đóng góp, đưa ra ý kiến cá nhân với mục đích xây dựng nhằm cải thiện công việc, nâng cao hiệu suất chung.
Lợi ích của thẻ Kanban
- Trực quan hóa các nhiệm vụ
- Đảm bảo số lượng công việc
- Mục tiêu quản lý là quy trình công việc
- Minh bạch và cụ thể các chính sách, quy tắc
- Hợp tác và phát triển
Kết luận
Bạn đã cùng Tictop tìm hiểu về các loại thẻ Kanban và những lợi ích chung. Mong rằng những kiến thức trên sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về một thành phần thiết yếu trong phương pháp Kanban. Chúc các bạn vận dụng phương pháp Kanban hiệu quả.
