La matrice Eisenhower - La méthode de gestion efficace du temps du président américain

Bạn nghĩ mình rất bận rộn, nhưng liệu có thực sự như vậy ? Hãy thử áp dụng phương pháp sắp xếp thời gian theo ma trận Eisenhower của Cố Tổng thống Mỹ thứ 34 của Hoa Kỳ.

Eisenhower là ai?

Eisenhower a été le 34e président des États-Unis, exerçant deux mandats consécutifs de 1953 à 1961.

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng 5 sao trong quân đội Hoa Kỳ. Ông cũng từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II. Ông chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp, và Đức.

Ngoài ra, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO. Dù bận rộn với nhiều chức vụ khác nhau nhưng bằng cách nào đó ông vẫn sắp xếp được thời gian để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình.

Eisenhower có một khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc của mình. Ông không chỉ duy trì nó trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.

Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower). Đây là một công cụ ra quyết định đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ.

Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower hay còn gọi là ma trận khẩn cấp. Đây là công cụ giúp bạn ra quyết định và sắp xếp nhiệm vụ theo độ ưu tiên và sự khẩn cấp.

Ma trận được chia thành bốn hộp ưu tiên: Quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Dựa theo ma trận Eisenhower bạn có thể sắp xếp và quản lý công việc, thời gian của mình một cách hiệu quả.

Cách áp dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian

Appliquer la stratégie d'Eisenhower est en fait très simple. Dressez une liste des activités et des projets que vous devez réaliser, y compris ceux qui ne sont pas importants mais qui vous prennent du temps au travail. Triez ensuite les activités en fonction de leur importance et de leur urgence

1. Urgent et important (tâches qui doivent être effectuées immédiatement).

2. Important mais pas urgent (tâches prévues pour plus tard).

3. Urgent mais pas important (la tâche devrait être confiée à quelqu'un d'autre).

4. Ni urgent ni important (la mission doit être éliminée).

L'avantage de cette matrice est qu'elle peut être utilisée aussi bien pour les grands projets (plans hebdomadaires) que pour les plus petits (plans journaliers).

Voici un exemple d'une boîte Eisenhower pour une journée :

Distinguez l'urgent de l'important

"Ce qui est important n'est souvent pas urgent, et ce qui est urgent n'est souvent pas important" - Dwight Eisenhower.

Quan trọng là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu. Những hoạt động này có thể là của cá nhân hoặc trong công việc

Khẩn cấp là những hoạt động mang tích gấp gáp, cấp bách. Đối với các công việc ở trạng thái này bạn cần thực hiện ngay lập tức dù có sẵn sàng hay không.

Isoler la différence entre eux une fois est assez simple, mais le faire continuellement peut être difficile. L'avantage de la matrice d'Eisenhower est qu'elle fournit un cadre clair pour des décisions itératives répétées. Et comme pour toute autre chose dans la vie, la cohérence est primordiale.

Voici quelques-uns des enseignements tirés de l'utilisation de cette méthode :

Supprimer avant l'optimisation

Không có cách nào làm một công việc nhanh bằng việc không làm gì cả. Đây không phải là lý do khiến bạn trở nên lười biếng. Mà đây là một gợi ý thúc đẩy bạn đưa ra quyết định khó khăn. Đồng thời loại bỏ bất kỳ nhiệm vụ nào không giúp bạn hoàn thành mục tiêu của mình.

Thông thường, chúng ta lấy năng suất công việc, quản lý thời gian và sự tối ưu hóa như một lý do để lảng tránh câu hỏi hóc búa: “Liệu tôi thực sự cần làm việc này?”.

Sẽ dễ dàng hơn khi duy trì sự bận rộn và tự nhủ bản thân rằng ta chỉ cần làm việc hiệu quả hơn một chút. Hoặc “Ở lại làm việc muộn hơn một chút” hơn là phải chịu đựng sự bứt rứt khi bỏ đi công việc dễ chịu mà bạn đang làm. Tuy nhiên, đó không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất.

Tim Ferriss từng nói: “Bận rộn là một hình thái của sự lười biếng – Lười suy nghĩ và hành động bừa bãi”

Phương pháp của Eisenhower rất hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết. Từ đó, dần dần chúng ta tiến tới “Bỏ đi” nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức.

Cette méthode nous aidera-t-elle à atteindre nos objectifs ?

Một lưu ý cuối cùng: sẽ rất khó để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì.

Les deux questions suivantes peuvent aider à clarifier l'ensemble du processus derrière la méthode d'Eisenhower :

1. Pour quoi est-ce que je travaille ?

2. Quelles sont les valeurs fondamentales qui guident ma vie ?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống. Khi đó ta có thể dễ dàng đưa ra quyết định phải làm hay không làm việc đó.

Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng có thể nó là một công cụ ra quyết định hữu ích. Sử dụng ma trận Eisenhower giúp bạn tăng hiệu quả, năng suất của công việc. Bên cạnh đó còn giúp bạn loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian.

Source: cafebiz.net