Productivity Management

Ba Bước Để Quản Lý, Tạo Động Lực Và Hỗ Trợ Nhân Viên Có Hiệu Suất Kém

Tictop. Bạn là người lãnh đạo, và nhóm của bạn đang hoạt động tốt, dẫn đầu trong mọi công việc. Mọi người trong nhóm đều biết họ cần làm gì và hoàn thành tốt công việc đó mà không cần đến sự chỉ đạo hay hỗ trợ từ phía bạn.

Ba Bước Để Quản Lý, Tạo Động Lực Và Hỗ Trợ Nhân Viên Có Hiệu Suất Kém

Tuy nhiên, không phải ai cũng may mắn có được một đội nhóm tốt. Bạn sẽ gặp khó khăn khi chỉ đạo các thành viên trong nhóm, và sẽ có trường hợp có người làm việc yếu kém. Điều này không chỉ khiến công việc rơi vào tình trạng trì trệ mà còn kéo theo tinh thần của toàn đội cũng bị ảnh hưởng. Khi những người có thành tích cao trong nhóm cũng bị đánh giá thấp, việc họ trở nên thất vọng là điều tất yếu xảy ra. Vậy làm sao để giải quyết vấn đề trên? Dưới đây là 3 cách thức để quản lý, tạo động lực và hỗ trợ nhân viên hiệu quả nhất.

Bước 1: Tạo sự đồng cảm giữa bạn và nhân viên

Không giữ bí mật về vấn đề nhân viên làm việc kém hiệu quả. Vì căn bản cả nhóm của bạn đều biết và hiểu rõ năng lực của từng người trong nhóm. Với cương vị là trưởng nhóm chắc chắn bạn sẽ cảm thấy cực kỳ khó chịu với thái độ làm việc của nhân viên.

Tạo sự đồng cảm giữa bạn và nhân viên
Tuy nhiên bạn hãy giữ bình tĩnh. Mỗi người đều có cuộc sống cá nhân, đây là yếu tố tác động lên hiệu suất công việc của họ. Hãy cùng xem xét lại cuộc sống cá nhân của từng nhân viên trong những năm gần đây, để tìm ra vấn đề nằm ở đâu. Sau đây là một vài ví dụ:
  • Một cuộc khảo sát cho thấy rằng 55% nhân viên gặp vấn đề về sức khỏe khi bùng nổ đại dịch toàn cầu.
  • 41% nhân viên thừa nhận họ cảm thấy kiệt sức vì công việc quá tải.
  • Từ khi bắt đầu chính sách làm việc tại nhà, nhiều người cảm thấy họ phải làm việc nhiều hơn.

Và đặc biệt, khi trẻ em không đến trường, nhiều người trong nhóm phải dành nhiều thời gian để chăm sóc tại nhà. Chính sự thay đổi môi trường làm việc cùng với cách thức sinh hoạt, khiến họ cảm thấy lo lắng về sức khỏe và sự an toàn trong thời kỳ bịch bệnh.

Vì vậy, nếu bạn tỏ thái độ và ép buộc nhân viên làm việc một cách cứng rắn lúc này không phải ý hay. Thay vào đó hãy thể hiện sự thông cảm và quan tâm một cách chân thành. Dưới đây là một ví dụ về những gì bạn có thể thay đổi:

Thay vì nói: “Đây là lần thứ 2 bạn mắc sai lầm. Chúng ta sẽ gặp nhau và có một cuộc nói chuyện nghiêm túc về vấn đề này.”

Bạn hãy thử nói: “Tôi thấy bạn đang gặp khó khăn ở thời điểm hiện tại. Có vấn đề gì với bạn sao?”

Thay vì nói: “Báo cáo cuối tháng vừa rồi mắc rất nhiều lỗi. Bạn phải sửa nó ngay lặp tức và không được phạm lỗi như thế thêm một lần nào nữa.”

Bạn hãy thử nói: “Những báo cáo trước đây bạn làm rất tốt. Tuy nhiên tháng này lại có chút sai lệch. Bạn đang gặp khó khăn ở chỗ nào đúng không. Hãy nói ra để tôi tìm cách giải quyết giúp bạn. ”

Việc bắt bẻ về những lỗi sai sẽ gây căng thẳng cho cả bạn và nhân viên. Chính vì vậy bạn hãy nhẹ nhàng tìm hiểu vấn đề mà nhân viên đang gặp phải, đưa ra hướng giải quyết. Đây sẽ là yếu tố giúp nhân viên cảm thấy bạn đang giúp đỡ và dành sự tin tưởng cho họ.

Bước 2: Đưa ra cách giải quyết phù hợp với hoàn cảnh nhân viên

Một điều quan trọng trong việc quản lý nhân viên. Hãy đưa ra những câu hỏi thăm chân thành trong cuộc họp sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân nào dẫn tới việc giảm năng suất làm việc. Cách bạn truyền động lực cho một nhân viên đang bỏ bê công việc sẽ khác hoàn toàn với nhân viên không có định hướng bản thân. Đồng nghĩa với việc, chúng ta hãy đưa ra một vài tình huống và cách giải quyết giúp nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên.

Đưa ra cách giải quyết phù hợp với hoàn cảnh nhân viên
Nếu nhân viên không hiểu bản thân họ muốn điều gì

Trong cuộc họp giữa bạn với nhân viên, bạn xác định rõ lý do khiến họ làm việc kém vì chính họ đang không hiểu những mục tiêu của bản thân.

Dưới đây là cách bạn trao cho nhân viên sự tự tin để họ nâng cao khả năng của mình: 

  • Hãy cùng ngồi xuống và thảo luận về các nhiệm vụ và mong muốn của họ, cho họ nhiều thời gian để đặt câu hỏi và đưa ra nhận xét.
  • Đưa ra cách đo lường hiệu quả công việc, để nhân viên biết họ cần làm gì và cách đạt mục tiêu như thế nào.
  • Lên lịch kiểm tra thường xuyên hơn giữa bạn và nhân viên để thúc đẩy tiến độ và khối lượng công việc của họ.
  • Cung cấp tài liệu và thông tin công việc để nhân viên tự tin xử lý vấn đề. 

Qua đây xác định, việc nhân viên không hiểu vấn đề và mơ hồ trong công việc chính là yếu tố ảnh hưởng đến việc nhân viên không thực hiện tốt công việc của mình. Nếu nhân viên vẫn cho rằng: Công việc làm không hiệu quả vì họ không có sợi dây liên kết và không cảm thấy hứng thú với công việc. Trong trường hợp này, bạn bắt buộc phải khơi gợi sự hứng thú của nhân viên đối với công việc của họ. Bằng vài cách sau đây:

  • Thảo luận về định hướng tương lai, các nhiệm vụ hiện tại và cách giúp nhân viên đạt được điều đó.
  • Cho nhân viên thấy bức tranh tổng thể về công việc và trách nhiệm cụ thể của nhân viên đối với công việc.
  • Xác định một số công việc hoặc thách thức mới mà nhân viên muốn đảm nhận và đề ra chiến lược để nhân viên thực hiện chúng.
  • Xem lại quy trình thực hiện công việc để loại bỏ bớt những yếu tố không cần thiết. 

Đây là những cách thức giúp lấy lại niềm đam mê với công việc họ đang làm. Và chính nhờ điều này, sẽ tạo ra sự cải thiện về hiệu suất làm việc.

Nếu nhân viên đang phải đối mặt với căng thẳng tột độ và kiệt sức…

Khi bạn tạo ra một cuộc tâm sự với nhân viên. Bạn sẽ nhận thấy nhân viên hào hứng với điều đó. Vì đây là cơ hội để họ nói ra những căng thẳng và sự mệt mỏi trong công việc. Bản thân nhân viên nhận thấy sự yếu kém trong công việc, nhưng chính vì yếu tố áp lực đã khiến họ không thể thoát ra ngoài. Rất ít nhân viên có thể nói ra điều này. Và rất ít nhà lãnh đạo có khả năng đối diện và xử lý vấn đề tâm lý nhân viên đang gặp phải. Vậy làm thế nào để có hướng giải quyết phù hợp. Sau đây là một vài cách:

Cách Thay Đổi Thói Quen Hằng Ngày Giúp Bạn Làm Việc Năng Suất Hơn
  • Xem lại các đầu mục công việc của nhân viên, giúp họ sắp xếp lại thứ tự ưu tiên và loại bỏ những việc không cần thiết.
  • Thường xuyên theo dõi công việc của nhân viên và yếu tố về sức khỏe lao động.
  • Cung cấp cho nhân viên các gói khám sức khỏe.
  • Đưa ra thời gian biểu phù hợp với từng cá nhân.
  • Cho nhân viên nghỉ ngơi sau một thời gian dài làm việc. 

Trên thực tế, có đến 70% nhân viên nghỉ việc ở công ty cũ vì quá áp lực tinh thần. Hoàn toàn không có một giải pháp nào giúp khắc phục và sửa chữa hậu quả nhanh chóng. Việc hỗ trợ nhân viên giải quyết các vấn đề, đặc việc về tinh thần là điều tất yếu giúp giảm nguy cơ nghỉ việc cũng như tăng doanh thu cho doanh nghiệp. 

Bước 3: Theo dõi 

Sau khi bạn đã tìm hiểu nguyên nhân, đưa ra hướng giải quyết và hỗ trợ nhân viên. Việc tiếp theo bạn cần làm là theo dõi.

Sau những cách xử lý trên, bạn có thấy những cải thiện đáng kể về hiệu suất làm việc hay không? Hay mọi thứ vẫn như cũ — hoặc thậm chí có thể trở nên tồi tệ hơn?

Dựa vào sự thay đổi trong những tuần hoặc tháng tới, bạn tiếp tục đưa ra hướng xử lý nhằm thúc đẩy nhân viên cho phù hợp. Có thể là lời khen dành cho công việc được hoàn thành tốt. Tuy nhiên nếu nhân viên tiếp tục không như mong đợi (mặc dù bạn đã nỗ lực hết sức để giúp họ), lúc này bạn cần chính thức xử lý hành vi này. Đưa ra hướng giải quyết gắt hơn hoặc thậm chí cắt giảm nhân sự. Việc để một ai đó rời khỏi doanh nghiệp chưa bao giờ là tốt, nhưng đó là cách cuối cùng. Việc giữ lại một nhân viên liên tục làm việc không hiệu quả sẽ gây ra ảnh hưởng tiêu cực với cả nhóm. 

Giúp nhân viên của bạn (và toàn bộ nhóm của bạn) đạt được hiệu suất cao nhất

Xử lý một trường hợp làm việc kém, cũng là yếu tố nhắc nhở cả nhóm về vấn đề này. Cả nhóm của bạn tin rằng họ luôn được quan sát và đánh giá, họ không có lựa chọn nào khác ngoài việc trở nên chăm chỉ và năng suất hơn trong công việc.

Nhiệm vụ nào cũng đều khó khăn, tuy nhiên hãy giải quyết nó bằng sự đồng cảm và quan tâm chân thành. Điều này chứng tỏ bạn là một người lãnh đạo sẵn sàng hỗ trợ từng nhân viên hướng đến thành công của họ.

Cách Thay Đổi Thói Quen Hằng Ngày Giúp Bạn Làm Việc Năng Suất Hơn

Cách Thay Đổi Thói Quen Hằng Ngày Giúp Bạn Làm Việc Năng Suất Hơn

Trong tất cả những quyển sách nghiên cứu về năng suất làm việc, cùng đưa ra một lời khuyên rằng thay đổi thói quen hằng ngày là điều quan trọng bạn nên làm.

Nhìn chung, những người đạt thành tích cao đều tuân thủ theo một thói quen hằng ngày. Ludwig Van Beethoven thức dậy uống cafe vào lúc 6g sáng.. Benjamin Franklin thức dậy vào lúc bình minh và lập danh sách những việc ông muốn hoàn thành vào ngày hôm đó.

Nhưng những lầm tưởng về năng suất cá nhân này thật sự như thế nào? 

Chẳng hạn, dậy sớm dường như không phải là một nguyên tắc thành công. Pablo Picasso là một trong những họa sĩ làm việc hiệu quả nhất mọi thời đại. Ông được cho là ngủ đến 11 giờ sáng mỗi ngày. Wolfgang Amadeus Mozart hầu như không ngủ. Ông dành nhiều thời gian cho việc giáo dục học sinh hơn những sáng tác của mình.

Những người thành công thường có ít thói quen chung. Họ đã xây dựng một thói quen có hiệu quả đối với bản thân. Và cách duy nhất để tìm ra những gì phù hợp với bạn là thay đổi những thói quen hằng ngày.

Lợi ích của việc tạo ra một sự thay đổi nhỏ trong thói quen hằng ngày

Vấn đề không nằm ở việc thay đổi cách chúng ta làm mọi thứ. Chúng ta hầu như đều cho rằng việc thay đổi thói quen hàng ngày thực sự khó khăn. Nếu ly cà phê buổi sáng quyết định đến sự tỉnh táo, khi thiếu nó sẽ khiến bạn mất tập trung. Nếu bạn có thói quen uống nước buổi sáng để cung cấp đủ nước cho cơ thể, việc ngừng nó sẽ chỉ khiến bạn bị mất nước. Điều này là không khả thi.

Mất tập trung khi làm việc cũng là điều cần quan tâm. Theo một nghiên cứu đã chỉ ra, sự mất tập trung có thể lấy đi trung bình khoảng 23 phút để hồi phục và có thể khiến chúng ta mắc lỗi nhiều gấp đôi. Nhưng mất tập trung sẽ thế nào nếu điều đó không phải là trở ngại? Điều đó sẽ là cơ hội để chúng ta học hỏi.

Tác giả Charles Duhigg của Smarter Better Faster khuyên bạn nên thử nghiệm các thói quen khác nhau cho đến khi bạn tìm thấy cách phù hợp nhất với mình. Ông nhấn mạnh sự cần thiết của việc tự thưởng cho bản thânvới những thói quen mang lại hiệu quả: Hãy đưa ra các cách khen thưởng khác nhau, điều này sẽ giúp bạn tìm ra thói quen nào đang thúc đẩy hành vi của bạn. Có thể mất vài ngày, một tuần hoặc thậm chí lâu hơn. Bạn không nên ép buộc bản thân phải thực hiện sự thay đổi đó lặp lại thường xuyên – hãy xem bản thân mình là một nhà khoa học đang thu thập dữ liệu. Và xem đây là một sự thay đổi bình thường.

Tuy nhiên, Duhigg đưa ra vấn đề này trong việc xác định tại sao thói quen xấu được hình thành.

Ví dụ: nếu bạn muốn bỏ thói quen ăn bánh quy lúc 9:20 sáng, bạn sẽ cần đưa ra những phần thưởng thay thế cho điều này. Thử nghiệm với những lần thay đổi thường xuyên có thể giúp bạn trở nên năng suất hơn. Bạn có thể nhận ra những phần thưởng thường xuyên mang lại cho bạn nhiều năng lượng hơn trong suốt cả ngày bằng cách tìm những hành động lành mạnh hơn. Duhigg ủng hộ sự thay đổi thường xuyên dưới mục đích khám phá bản thân. Bạn có thể không thành công ngay lập tức. Tuy nhiên, đó không phải là mục đích chính. Mục đích là để phát triển những thói quen lâu dài sẽ cung cấp cho bạn năng lượng để làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.

Phương pháp tiếp cận “Chỉ từ 1%”

“Thay đổi là để cải thiện, thay đổi thường xuyên giúp bạn trở nên hoàn hảo hơn.”

-Winston Churchill.

Không phải sự thay đổi nào cũng sẽ đảo lộn cuộc sống của bạn. Chỉ cần thay đổi 1% thói quen của bạn tại một thời điểm, điều này có thể mang lại tác động đáng kể đến thói quen lâu dài của bạn. Và bạn thậm chí có thể không nhận ra điều đó khi sự thay đổi được hình thành. Hãy thay đổi những điều bạn cho là nhỏ nhất theo như trong cuốn sách “thay đổi tí hon hiệu quả bất ngờ” của tác giả James Clear từng đề cập đến.

Để minh họa cách thức hoạt động, Clear kể câu chuyện về Dave Brailsford, một huấn luyện viên đua xe đạp người Anh, người được thuê để mang lại thành công cho đội đua xe đạp Anh. 

Brailsford không phải là người được tìm kiếm để thay đổi cục diện tức thì. Anh ấy đã mang đến một cách làm việc đơn giản hơn nhiều. Thay đổi những điều nhỏ theo thời gian, những thay đổi đó sẽ kết hợp với nhau giúp bộ môn đua xe đạp của Anh thực sự trở thành một điều gì đó đặc biệt. Một số thay đổi nhỏ đến mức buồn cười. Anh đã thay đổi ghế ngồi trên xe đạp để cảm thấy thoải mái hơn. Anh cho chà xát vỏ xe với cồn để cải thiện độ bám đường.

Những thay đổi khác dường như không liên quan đến việc đạp xe như thử nghiệm các loại gel xoa bóp để xem loại nào giúp vận động viên của anh phục hồi nhanh nhất. Anh cho sơn bên trong chiếc xe tải chở hàng của màu trắng để cải thiện khả năng nhận biết và dễ dàng vệ sinh. Anh đã nhờ các chuyên gia tư vấn y tế đến dạy những người đi xe đạp cách rửa tay hiệu quả hơn, giảm nguy cơ mắc bệnh. Đây không phải là nội dung của những bộ phim thể thao truyền cảm hứng. Tuy nhiên, chỉ trong vài năm sau đó, đội đua xe đạp của Anh đã thống trị các sự kiện Olympic và lập kỷ lục thế giới.

Không có một sự thay đổi nào lên các thói quen của những người đi xe đạp ở Anh. Sau một vài năm, những thay đổi nhỏ này đã trở thành thói quen lâu dài với các vận động viên. Cách thay đổi của Brailsford đã đạt hiệu quả. Như Clear đã nói: “Theo thời gian, những cải tiến nhỏ cộng lại và bạn đột nhiên nhận thấy một khoảng cách rất lớn giữa những người đưa ra quyết định hằng ngày tốt hơn một chút và những người không đưa ra quyết định.”

Tránh làm mọi việc vì “Đó là cách mọi thứ được hoàn thành”

Có một lý do khác làm thay đổi thói quen hàng ngày sẽ khiến bạn làm việc hiệu quả hơn. Đôi khi, cần loại bỏ những yếu tố gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của bạn.

Một sự thay đổi trong văn hóa công ty đã khiến Amazon trở nên nổi tiếng. Nó được mệnh danh là “quy tắc hai chiếc bánh pizza.” Quy tắc dựa trên một nguyên lý đơn giản: nếu một cuộc họp yêu cầu nhiều hơn hai chiếc bánh pizza để cung cấp cho tất cả mọi người tham dự, thì lượng người tham gia sẽ rất lớn. Và nếu một cuộc họp có quá nhiều người tham dự, thì chất lượng cuộc họp sẽ giảm sút.

Đây không phải là một lựa chọn phức tạp. Theo Inc., những cuộc họp như thế này có thể khiến người lao động mất hơn một tuần làm việc. Chúng có thể lấy đi của mọi người hơn tám tiếng làm việc hiệu quả.

Nếu bạn thường xuyên tham gia các cuộc họp quá lớn, không phải ai cũng có thể đóng góp ý kiến, thì bạn thực sự đang tham gia một cuộc họp hay đang lãng phí thời gian? Khi bạn phát hiện ra một công việc được cho là “công việc cần thiết” đang làm cản trở hiệu quả công việc hằng ngày, chúng ta cần loại bỏ điều đó ngay lặp tức.

Vấn đề là quá nhiều người trong chúng ta bám vào những thói quen của bản thân với sự ràng buộc gần như không cần thiết. Điều này có thể là do sự sai lầm về mối quan hệ nhân-quả: chúng ta nghĩ rằng thói quen hiện tại đã mang lại cho chúng ta thành công, cho nên nó là điều hiển nhiên. Do đó, chúng ta do dự không thể loại bỏ những khía cạnh kém hiệu quả của thói quen này. Và rồi chúng ta tự an ủi bản thân rằng: thói quen đó có thể không giúp ích, nhưng nó đã giúp bản thân phát triển. Nên bắt buộc vẫn phải thực hiện.

Đừng mắc phải sai lầm đó! Nếu bạn có thể học cách tập những thói quen mới, bạn có thể làm cho mình hiệu quả hơn chứ không phải bớt đi hiệu quả đang có.

Nhưng quy tắc hai chiếc bánh pizza chỉ là một ví dụ điển hình về cách thực hiện. Dưới đây là một số cách khác để loại bỏ của một thói quen xấu không mang lại hiệu quả:

  • Ngừng đa nhiệm. Thay vào đó, hãy làm từng việc một. Mặc dù có vẻ hữu ích khi thử hai việc cùng một lúc, nhưng Cleveland Clinic chỉ ra rằng chỉ có khoảng 3% số người có thể làm như vậy một cách hiệu quả. Về tổng thể, bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn nếu bạn có thể tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm trong thời gian nhất định.
  • Bắt đầu ủy thác. Trong cuốn “Hoàn thành mọi việc không hề khó”, tác giả David Allen lập luận rằng thực sự chỉ có một số lựa chọn bạn có thể thực hiện với một nhiệm vụ nhất định. Chắc chắn là bạn có thể làm chúng. Bạn cũng có thể chọn hoãn chúng lại. Nhưng có một lựa chọn thứ ba: giao nhiệm vụ cho người khác, giúp giải phóng thời gian của bạn trong khi vẫn hoàn thành công việc.
  • Thời gian được cắt giảm một nửa. Bạn không cần phải hủy những cuộc họp được cho là tốn thời gian. Có thể bạn không cần phải dừng cuộc gọi Zoom với các khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, bạn có thể cắt giảm bớt được không? Trong tuần tới, hãy xem liệu các cuộc gọi 30 phút đầu tiên nó có còn hiệu quả hay không nếu bạn chỉ gọi cho họ 15 phút. Lúc này bạn sẽ nhận ra rằng, bản thân đã tốn thời gian cho những việc không cần thiết quá nhiều.

Đừng sợ sự thay đổi

Cách Thay Đổi Thói Quen Hằng Ngày Giúp Bạn Làm Việc Năng Suất Hơn

Không có gì gọi là sai khi bạn bắt đầu tạo ra thay đổi nhỏ ngay lúc này. Sự mất tập trung có thể cản trở một thói quen hiệu quả được hình thành. Trên thực tế, các quy trình tốt nhất có các phương pháp giúp giảm thiểu sự mất tập trung xuống thấp nhất.

Mặt khác, sự thay đổi có thể mang lại cơ hội học tập. Và nếu bạn không bao giờ dành thời gian cho một chút thay đổi nhỏ trong cuộc sống, bạn có thể không bao giờ biết liệu thói quen của bạn có thể tốt hơn hay không.

Hãy thử nghiệm nhiều khía cạnh khác nhau trong việc tạo dựng thói quen để tìm hiểu xem điều đó có thực sự phù hợp với bạn hay không. Sẽ tốt hơn nếu bạn tạo ra các công việc vào buổi sáng, khi bạn có nhiều năng lượng nhất? Thay đổi đơn giản đó có vẻ nhỏ, nhưng nó có khả năng thay đổi cuộc sống của bạn.

Sự thay đổi là một điều tốt – nếu bạn làm việc đó là vì bạn. Lần tới khi bạn cân nhắc thực hiện thay đổi, hãy làm điều đó với mục tiêu hoàn thiện bản thân hơn. Bạn sẽ không bao giờ biết được điều gì sẽ xảy ra trong khoảnh khắc bạn tìm ra thói quen mới.

Xem thêm: Văn hóa cảm ơn nơi làm việc

Four Furnace Theory: Work-life balance

Ever wished that a day could be longer than 24 hours? Do you always feel like you are being chased by time: going to bed with a long “to-do list” in your head, always busy and exhausted because of the never-ending to-do list? Are you looking for a way to balance work and personal life? The following article hopes to share those concerns with you by analyzing the advantages and disadvantages of the Four Furnace theory in order to provide useful advice to help you optimize your quality of life.

What is the Four Furnace Theory?

The four burners theory is understood as: Imagine that your life is like a stove with four furnaces. Each furnace represents an aspect of life: the first is family, the second is friends (or social relationships in general), the third is health, the fourth is work. The Four Furnace Theory states: “To be successful, you must turn off one of the four furnaces. And for great success, you have to turn off two of the four furnaces.”

This means, the so-called "life balance" is never really perfect, you can hardly take care of your family, have time with friends, and take care of your health. personal, while at the same time focusing on work. But maybe, if you can do everything at the same time, the quality of each thing will hardly be good because you are distracted and spread too much.

Therefore, in order to improve the quality of work and life, we need to have a correct understanding of "balance".

Redefining "balance"

“Work-life balance” is a topic that has been discussed for generations. Yet, out of nowhere, people put these things in a balance – with work on one side and elements of personal life like family, relationships, hobbies and interests. personal development on the other side – as if these were two separate and unrelated parts. However, in reality, these are two inseparable parts in each person's life. Therefore, a 50/50 work-life balance is impossible. Instead, compromise is a much more realistic and viable way to improve quality of life. Oprah Winfrey once said, “We can have everything, just not all at once.” 

“Balance” is an individual norm and each of us does not necessarily have the same threshold of equilibrium. If you are a workaholic, you feel that working makes you happier than meeting friends, watching Netflix, then go for it. Balancing is not about “weighing” everything, but about “weighing” the things that are really important to you.

What advice does the Four Furnace Theory give us?

1. Accept that life is a series of imperfect choices

I have a friend who is an office worker. However, a long time ago, my friend no longer found joy in her current job, but at the same time did not have the courage to leave. She repeats the same tasks every day like a machine, works overtime until late at night, takes work home… and is always scolded by family, friends, and lovers because she doesn't have time to spend with them. My friend's life was not only boring but also extremely stressful. These things made her go from being an open person to being withdrawn and avoiding fun.

She confided these things to a tech brother, to whom he replied: “There is no perfect time in life to start something. In the places he'd worked before, he'd never been able to do what he really wanted to do. So he started a business, although he had never had that intention before. He has more worries now, doesn't get as much sleep as before, but in return he gets to work on projects he enjoys – small but not stereotypical. There is no happiness without trade-offs. If the current balance and stability doesn't make you happy, why are you afraid to change?"

2. Maximum expansion of limits

According to Mark Forster, an expert on shared time management methods, make a limited to-do list instead of a long list of tasks. In it, it is necessary to set detailed and clear goals and try to ensure progress. If you focus on progress, it will be easier to keep track than just focus on the destination. 

At the same time, focus is the key to making the most of the time you have to get something done. Try to eliminate distractions for you: social media, gossip from colleagues and factors related to the workspace… Instead of thinking of yourself as a "victim" of time, Take the initiative, maximize the limits so that in a short time you can work most effectively and optimally.

3. See life according to each "season"

The Four Furnace Theory recommends that you "break down" your life into seasons, or rather, phases. Instead of looking for perfection every now and then, why not try focusing on a few pieces at intervals? In other words, the priority of the four furnaces will have a change in your life.

For example, the age of 20-30 is the time when people do not have children, it is easy to focus on career and physical training. At this time, the two furnaces "work" and "health" burn the most. A few years later, when they have a family, they can burn smaller, while the "family" furnace needs a strong fire. A few decades on, when the family has settled down, you want to rekindle the friendships and business plans that were shelved. At that time, the "friends" and "work" furnaces burned more strongly.

Weaknesses of the Four Furnace Theory

The biggest problem with the Four Furnace Theory is that it always feels like you're not doing what you're capable of. Because it is a fact that many people, when they hear the Four Furnace Theory, will react to find a way to "circumvent the law". Is it possible to both succeed and keep all four furnaces burning? Can I combine two furnaces into one? For example, a group of family and friends (instead of going out to gather, you invite them home and organize gatherings with family members...); or a health and work group (you can go to the office by stairs instead of the elevator every morning to take advantage of exercise…).

The Four Furnace Theory helps us pick priorities during certain stages of our lives, but it also reveals its weakness: life doesn't always go according to our plans. Life is inherently impermanent and finite, so we cannot predict anything. Maybe, when we're young, we try to keep the stove "work" burning without caring, caring for our family, or nurturing our friendships. When you achieve a glorious achievement at work, unexpected events and illnesses make your loved ones no longer available, and your friends turn their backs on long-term separation (and there are many other situations in the world). others that we cannot foresee). At that time, even if you put all your heart, spent all your time trying to turn up those furnaces that had been "turned off", you could not do it anymore. So, instead of turning off one or two stoves completely for theoretical success, many people think they can keep them burning.

Conclusion

Every theory or philosophy of life and work has its pros and cons. Having an overview of them will make it easier for us to flexibly adapt to our personal life, thinking and work conditions to change our own lives. 

On our journey to explore the Four Furnace Theory to find work-life balance, we need smart work methods. If you want to keep all four stoves on fire in your life, try to experience a focused and productive day with the task management tool Tictop.

With Tictop, you can make the most of your working day by focusing on completing the planned tasks. Tictop is integrated with many smart features to help you easily exchange work, create short meetings, manage document files, images ... at a single software without being distracted by a series of notifications. from different social networking sites when assigning and accepting jobs. Tictop wants to optimize your working time as much as possible, thereby helping you to "turn up" the remaining stoves completely. Please visit www.tictop.vn to learn more about Tictop!

Tictop team.

Tictop tells you how to listen empathically: Effective human resource management skills

As Millennials (GenY generation) hold management positions, are looking for ways to better connect with employees and promote efficiency at work, empathic listening becomes a skill of top concern. . By analyzing and providing "exercises" to help you perfect your empathic listening skills, the following article hopes to provide a method to help managers improve performance and quality of work.

What is empathic listening?

Empathic listening is attentive and interactive listening that aims to understand a speaker's feelings, in addition to their ideas and thoughts. The distinguishing feature of empathic listening is that it provides encouragement and support to the other person, rather than providing prejudice or judgment.

Empathic listening skills in the work environment are understood as the way that managers give full attention when absorbing ideas from employees and understanding their emotional experiences. From there, creating a communication space where employees feel safe being themselves, more comfortable and open. That will be the foundation to build an ideal working environment, thereby helping to improve work efficiency and quality.

The importance of empathic listening skills in human resource management

In the workplace, most leaders are active talkers and employees are passive listeners. However, if managers know how to empathize with their employees' thoughts and sharing, they will notice positive changes in their work. Empathic listening thus helps build trust and loyalty among employees. At the same time, this skill helps eliminate the fear of being wrong in employees, making them more comfortable to come up with more creative and optimal suggestions.

Empathic listening helps to open up discussions, thereby solving problems such as misunderstandings in assigning and receiving jobs, team conflicts or fear of making mistakes when giving opinions… A good manager Empathic listening with employees will create a positive cohesion in the team. When the understanding from superiors is spread, it will be transmitted to the entire organization helping to improve team spirit as well as build unity in the team. Organizational attachment makes them feel that their success and the success of the organization are closely related, motivating them to find new and best ways of doing things.

In addition, empathic listening helps managers expand their horizons, thereby making more accurate decisions. When you're open to listening to what's going on around you, you can spot the tiniest signs of the actual health of your team. From there, find solutions to overcome problems or offer more optimal development directions for your organization. At the same time, listening to what's happening can provide great clues to what's to come. So, daily empathic listening can be one of the key elements to a proactive strategy.

Author Stephen Covey once wrote: “Most people listen not to understand, they listen to respond.” Therefore, in order for conversations to become deeper, thereby helping to improve work efficiency, empathic listening is a skill that human resource managers need to practice.

Ways to listen empathically to become an effective manager

For all employees to understand the actual work and development goals of the team. Khai Ta - COO of KAMEREO gave an interview at Vietcetera with the question: "-Do you have to manage many departments with one hand, do you have any effective communication secrets?" The secret, he says, is simply making sure every member of the company's team is aware of what the company is aiming for, and that every job they do makes an important contribution to that goal. Therefore, every time a challenge comes, the whole team can easily and quickly come up with a solution that is in line with the company's direction.

It makes no sense to hire smart people and tell them what to do.” A good leader is one who sets strategy and goals and then empowers everyone to contribute. Allow the speaker to reaffirm or expand on feelings by providing summaries or open-ended questions. You can start off by saying “As far as I understand your words…” or “Do you mean…” Or you can help the other person reconcile their feelings by saying something like, “You seem to be having a very hard time. sad and angry, the problem is…” or “That must have been a difficult situation? "

Place trust when assigning work to employees, thereby giving them opportunities to cultivate and develop themselves. Even if you don't agree on how to do it or aren't satisfied with the results, you need to avoid immediate controversy. First, trust that the other party has his own reasons, then listen and ask questions to understand the context and get the necessary information. In case you disagree, start with the question “What makes you think/do that? ” and talk about points where you agree with them first to avoid putting the other person on the defensive. Give employees the opportunity to express their full potential, think, give them some freedom to decide how to handle their work. Let's encourage and encourage them in all situations, even when faced with difficult situations.

Understanding the challenges of managers in perfecting their empathic listening skills for employees, Tictop brings a modern and smart work management solution. This software helps the team understand the development plans and goals as well as build a clear and effective working process. With the optimization of the functions and the interface, you will easily exchange ideas, easily assign, receive and manage the daily tasks of each member of the team.

Empathic listening is a process of learning and improvement, and we are here to work with you to find the most effective way to work. Please visit www.tictop.vn to see detailed information about Tictop and experience the effective method of working today!

Tictop team.

Master thinker: Firmly grasping 5 golden minutes can change destiny, far vision

Five minutes is just a drop in the pool of life time, but these five minutes can determine the height of your life. If you capture these five golden minutes, your life will become much more leisurely.

Today's era is labeled "fast" era, fast development, fast thinking, fast action, everyone takes advantage of every second to put themselves in the right position with the right jobs.

There is a saying: "Work with a plan will make you stable, without planning, you will fail".

“Prepare” here means to prepare. Get everything ready, even if it's just 5 minutes earlier, your life will become a lot more leisurely.

1. Always arriving 5 minutes earlier is a kind of attitude

A reader shared her experience in a meeting like this: The condition of the female side is very good, she attaches great importance to this meeting, so she stayed at home to take care of her image a bit and went to buy more. a bouquet of fresh flowers. The two were scheduled to meet at the coffee shop at eleven o'clock, but she was five minutes late. The female friend asked coldly, "Why are you late?" She explained: “There was a traffic jam today. Normally, you won't be stuck in traffic at this hour."

The female friend took a sip of coffee and nodded thoughtfully: "Today's coffee I offer. Thank you for being so busy but still taking the time to come see me." She felt like she had just been slapped, embarrassed and depressed, asked, "Is it because you're late?" The female friend replied: "And I came from an hour ago".

Someone said, only a few minutes late, do you need to behave like that?

Need!

The female side attaches great importance to this date, so she arrived an hour earlier, but the male side could not come even 5 minutes early. A miss by a mile.

Five minutes is just a drop in the pool of your life time, but these five minutes can determine the height of your life. If you capture these five golden minutes, every step you take can become stronger and more consistent. Instead of letting others wait for you five minutes, arrive five minutes early.

2. Always arrive 5 minutes early is a guarantee

Have gone through countless exams, big and small, but have you ever wondered: Why does each test question have to be played before 5 minutes? The teacher just handed out the exam paper, and emphasized that "do not do it in advance until there is a blank notice to do the test."

There are some people who risk breaking the rules, just wanting to do their homework, because they think it's smart. However, a longtime teacher once shared: "According to my many years of experience in supervising the exam, rushing to do some questions in advance does not give candidates an advantage in the exam."

So the question is, why hand out the test papers first, and what can those 5 minutes do?

“There is a lot to do in these 5 minutes: Check whether the test paper and answer sheets are missing or blurred, the test equipment is complete or not. If you find out in the middle of doing a lesson, all your previous efforts may have to be wasted," emphasized the teacher.

Five minutes is a grain of salt leaving the sea, five minutes is also a foresight. People who don't know how to properly calculate and are greedy for the moment are often the ones who make big mistakes.

As a writer once said, “Minor voids, if used wisely, can become complete time.” So is the so-called "accumulation of small to large", it is easy to miss a day, but it is impossible to find it again.

3. Always arrive 5 minutes earlier to form a habit

It is said that Van Dat corporation has an unwritten rule: In all meetings, subordinates must arrive 5 minutes earlier than superiors. Once, a vice chairman Van Dat attended a meeting of the board of directors, he arrived at the meeting room on time, but all the shareholders looked at him with unusual eyes, giving him goosebumps. The second time, he arrived at the meeting room a few minutes earlier, but was still "watched" by everyone.

Later, a colleague told him about this “hidden rule”: No matter how large or small the meeting, subordinates must arrive 5 minutes earlier than superiors.

A reporter once described his experience when he met Bill Gates: "Gate's schedule is like that of the President of the United States, many things are decided in just 5 minutes, there are a few short meetings, exactly the same. like shaking people's hands, it's only measured in seconds."

Cuộc sống thường ngày của chúng ta có thể không cần quá chính xác, nhưng chuẩn bị sớm luôn chỉ có lợi mà không có hại. Bởi vì “Trong 30 năm đầu đời, bạn hình thành thói quen; trong 30 năm cuối đời, thói quen quyết định cuộc đời bạn”.

Source: cafebiz.net