Lý thuyết quản trị

Tictop. Bạn là người lãnh đạo, và nhóm của bạn đang hoạt động tốt, dẫn đầu trong mọi công việc. Mọi người trong nhóm đều biết họ cần làm gì và hoàn thành tốt công việc đó mà không cần đến sự chỉ đạo hay hỗ trợ từ phía bạn.

Tuy nhiên, không phải ai cũng may mắn có được một đội nhóm tốt. Bạn sẽ gặp khó khăn khi chỉ đạo các thành viên trong nhóm, và sẽ có trường hợp có người làm việc yếu kém. Điều này không chỉ khiến công việc rơi vào tình trạng trì trệ mà còn kéo theo tinh thần của toàn đội cũng bị ảnh hưởng. Khi những người có thành tích cao trong nhóm cũng bị đánh giá thấp, việc họ trở nên thất vọng là điều tất yếu xảy ra. Vậy làm sao để giải quyết vấn đề trên? Dưới đây là 3 cách thức để quản lý, tạo động lực và hỗ trợ nhân viên hiệu quả nhất.

Bước 1: Tạo sự đồng cảm giữa bạn và nhân viên

Không giữ bí mật về vấn đề nhân viên làm việc kém hiệu quả. Vì căn bản cả nhóm của bạn đều biết và hiểu rõ năng lực của từng người trong nhóm. Với cương vị là trưởng nhóm chắc chắn bạn sẽ cảm thấy cực kỳ khó chịu với thái độ làm việc của nhân viên.

Tuy nhiên bạn hãy giữ bình tĩnh. Mỗi người đều có cuộc sống cá nhân, đây là yếu tố tác động lên hiệu suất công việc của họ. Hãy cùng xem xét lại cuộc sống cá nhân của từng nhân viên trong những năm gần đây, để tìm ra vấn đề nằm ở đâu. Sau đây là một vài ví dụ:

• Một cuộc khảo sát cho thấy rằng 55% nhân viên gặp vấn đề về sức khỏe khi bùng nổ đại dịch toàn cầu.
• 41% nhân viên thừa nhận họ cảm thấy kiệt sức vì công việc quá tải.
• Từ khi bắt đầu chính sách làm việc tại nhà, nhiều người cảm thấy họ phải làm việc nhiều hơn.

Và đặc biệt, khi trẻ em không đến trường, nhiều người trong nhóm phải dành nhiều thời gian để chăm sóc tại nhà. Chính sự thay đổi môi trường làm việc cùng với cách thức sinh hoạt, khiến họ cảm thấy lo lắng về sức khỏe và sự an toàn trong thời kỳ bịch bệnh.

Vì vậy, nếu bạn tỏ thái độ và ép buộc nhân viên làm việc một cách cứng rắn lúc này không phải ý hay. Thay vào đó hãy thể hiện sự thông cảm và quan tâm một cách chân thành. Dưới đây là một ví dụ về những gì bạn có thể thay đổi:

Thay vì nói: “Đây là lần thứ 2 bạn mắc sai lầm. Chúng ta sẽ gặp nhau và có một cuộc nói chuyện nghiêm túc về vấn đề này.”

Bạn hãy thử nói: “Tôi thấy bạn đang gặp khó khăn ở thời điểm hiện tại. Có vấn đề gì với bạn sao?”

Thay vì nói: “Báo cáo cuối tháng vừa rồi mắc rất nhiều lỗi. Bạn phải sửa nó ngay lặp tức và không được phạm lỗi như thế thêm một lần nào nữa.”

Bạn hãy thử nói: “Những báo cáo trước đây bạn làm rất tốt. Tuy nhiên tháng này lại có chút sai lệch. Bạn đang gặp khó khăn ở chỗ nào đúng không. Hãy nói ra để tôi tìm cách giải quyết giúp bạn. ”

Việc bắt bẻ về những lỗi sai sẽ gây căng thẳng cho cả bạn và nhân viên. Chính vì vậy bạn hãy nhẹ nhàng tìm hiểu vấn đề mà nhân viên đang gặp phải, đưa ra hướng giải quyết. Đây sẽ là yếu tố giúp nhân viên cảm thấy bạn đang giúp đỡ và dành sự tin tưởng cho họ.

Bước 2: Đưa ra cách giải quyết phù hợp với hoàn cảnh nhân viên

Một điều quan trọng trong việc quản lý nhân viên. Hãy đưa ra những câu hỏi thăm chân thành trong cuộc họp sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân nào dẫn tới việc giảm năng suất làm việc. Cách bạn truyền động lực cho một nhân viên đang bỏ bê công việc sẽ khác hoàn toàn với nhân viên không có định hướng bản thân. Đồng nghĩa với việc, chúng ta hãy đưa ra một vài tình huống và cách giải quyết giúp nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên.

Nếu nhân viên không hiểu bản thân họ muốn điều gì

Trong cuộc họp giữa bạn với nhân viên, bạn xác định rõ lý do khiến họ làm việc kém vì chính họ đang không hiểu những mục tiêu của bản thân.

Dưới đây là cách bạn trao cho nhân viên sự tự tin để họ nâng cao khả năng của mình: 

• Hãy cùng ngồi xuống và thảo luận về các nhiệm vụ và mong muốn của họ, cho họ nhiều thời gian để đặt câu hỏi và đưa ra nhận xét.
• Đưa ra cách đo lường hiệu quả công việc, để nhân viên biết họ cần làm gì và cách đạt mục tiêu như thế nào.
• Lên lịch kiểm tra thường xuyên hơn giữa bạn và nhân viên để thúc đẩy tiến độ và khối lượng công việc của họ.
• Cung cấp tài liệu và thông tin công việc để nhân viên tự tin xử lý vấn đề. 

Qua đây xác định, việc nhân viên không hiểu vấn đề và mơ hồ trong công việc chính là yếu tố ảnh hưởng đến việc nhân viên không thực hiện tốt công việc của mình. Nếu nhân viên vẫn cho rằng: Công việc làm không hiệu quả vì họ không có sợi dây liên kết và không cảm thấy hứng thú với công việc. Trong trường hợp này, bạn bắt buộc phải khơi gợi sự hứng thú của nhân viên đối với công việc của họ. Bằng vài cách sau đây:

• Thảo luận về định hướng tương lai, các nhiệm vụ hiện tại và cách giúp nhân viên đạt được điều đó.
• Cho nhân viên thấy bức tranh tổng thể về công việc và trách nhiệm cụ thể của nhân viên đối với công việc.
• Xác định một số công việc hoặc thách thức mới mà nhân viên muốn đảm nhận và đề ra chiến lược để nhân viên thực hiện chúng.
• Xem lại quy trình thực hiện công việc để loại bỏ bớt những yếu tố không cần thiết. 

Đây là những cách thức giúp lấy lại niềm đam mê với công việc họ đang làm. Và chính nhờ điều này, sẽ tạo ra sự cải thiện về hiệu suất làm việc.

Nếu nhân viên đang phải đối mặt với căng thẳng tột độ và kiệt sức…

Khi bạn tạo ra một cuộc tâm sự với nhân viên. Bạn sẽ nhận thấy nhân viên hào hứng với điều đó. Vì đây là cơ hội để họ nói ra những căng thẳng và sự mệt mỏi trong công việc. Bản thân nhân viên nhận thấy sự yếu kém trong công việc, nhưng chính vì yếu tố áp lực đã khiến họ không thể thoát ra ngoài. Rất ít nhân viên có thể nói ra điều này. Và rất ít nhà lãnh đạo có khả năng đối diện và xử lý vấn đề tâm lý nhân viên đang gặp phải. Vậy làm thế nào để có hướng giải quyết phù hợp. Sau đây là một vài cách:

Cách Thay Đổi Thói Quen Hằng Ngày Giúp Bạn Làm Việc Năng Suất Hơn

• Xem lại các đầu mục công việc của nhân viên, giúp họ sắp xếp lại thứ tự ưu tiên và loại bỏ những việc không cần thiết.
• Thường xuyên theo dõi công việc của nhân viên và yếu tố về sức khỏe lao động.
• Cung cấp cho nhân viên các gói khám sức khỏe.
• Đưa ra thời gian biểu phù hợp với từng cá nhân.
• Cho nhân viên nghỉ ngơi sau một thời gian dài làm việc. 

Trên thực tế, có đến 70% nhân viên nghỉ việc ở công ty cũ vì quá áp lực tinh thần. Hoàn toàn không có một giải pháp nào giúp khắc phục và sửa chữa hậu quả nhanh chóng. Việc hỗ trợ nhân viên giải quyết các vấn đề, đặc việc về tinh thần là điều tất yếu giúp giảm nguy cơ nghỉ việc cũng như tăng doanh thu cho doanh nghiệp. 

Bước 3: Theo dõi 

Sau khi bạn đã tìm hiểu nguyên nhân, đưa ra hướng giải quyết và hỗ trợ nhân viên. Việc tiếp theo bạn cần làm là theo dõi.

Sau những cách xử lý trên, bạn có thấy những cải thiện đáng kể về hiệu suất làm việc hay không? Hay mọi thứ vẫn như cũ — hoặc thậm chí có thể trở nên tồi tệ hơn?

Dựa vào sự thay đổi trong những tuần hoặc tháng tới, bạn tiếp tục đưa ra hướng xử lý nhằm thúc đẩy nhân viên cho phù hợp. Có thể là lời khen dành cho công việc được hoàn thành tốt. Tuy nhiên nếu nhân viên tiếp tục không như mong đợi (mặc dù bạn đã nỗ lực hết sức để giúp họ), lúc này bạn cần chính thức xử lý hành vi này. Đưa ra hướng giải quyết gắt hơn hoặc thậm chí cắt giảm nhân sự. Việc để một ai đó rời khỏi doanh nghiệp chưa bao giờ là tốt, nhưng đó là cách cuối cùng. Việc giữ lại một nhân viên liên tục làm việc không hiệu quả sẽ gây ra ảnh hưởng tiêu cực với cả nhóm. 

Giúp nhân viên của bạn (và toàn bộ nhóm của bạn) đạt được hiệu suất cao nhất

Xử lý một trường hợp làm việc kém, cũng là yếu tố nhắc nhở cả nhóm về vấn đề này. Cả nhóm của bạn tin rằng họ luôn được quan sát và đánh giá, họ không có lựa chọn nào khác ngoài việc trở nên chăm chỉ và năng suất hơn trong công việc.

Nhiệm vụ nào cũng đều khó khăn, tuy nhiên hãy giải quyết nó bằng sự đồng cảm và quan tâm chân thành. Điều này chứng tỏ bạn là một người lãnh đạo sẵn sàng hỗ trợ từng nhân viên hướng đến thành công của họ.

Trong tất cả những quyển sách nghiên cứu về năng suất làm việc, cùng đưa ra một lời khuyên rằng thay đổi thói quen hằng ngày là điều quan trọng bạn nên làm.

Nhìn chung, những người đạt thành tích cao đều tuân thủ theo một thói quen hằng ngày. Ludwig Van Beethoven thức dậy uống cafe vào lúc 6g sáng.. Benjamin Franklin thức dậy vào lúc bình minh và lập danh sách những việc ông muốn hoàn thành vào ngày hôm đó.

Nhưng những lầm tưởng về năng suất cá nhân này thật sự như thế nào? 

Chẳng hạn, dậy sớm dường như không phải là một nguyên tắc thành công. Pablo Picasso là một trong những họa sĩ làm việc hiệu quả nhất mọi thời đại. Ông được cho là ngủ đến 11 giờ sáng mỗi ngày. Wolfgang Amadeus Mozart hầu như không ngủ. Ông dành nhiều thời gian cho việc giáo dục học sinh hơn những sáng tác của mình.

Những người thành công thường có ít thói quen chung. Họ đã xây dựng một thói quen có hiệu quả đối với bản thân. Và cách duy nhất để tìm ra những gì phù hợp với bạn là thay đổi những thói quen hằng ngày.

Lợi ích của việc tạo ra một sự thay đổi nhỏ trong thói quen hằng ngày

Vấn đề không nằm ở việc thay đổi cách chúng ta làm mọi thứ. Chúng ta hầu như đều cho rằng việc thay đổi thói quen hàng ngày thực sự khó khăn. Nếu ly cà phê buổi sáng quyết định đến sự tỉnh táo, khi thiếu nó sẽ khiến bạn mất tập trung. Nếu bạn có thói quen uống nước buổi sáng để cung cấp đủ nước cho cơ thể, việc ngừng nó sẽ chỉ khiến bạn bị mất nước. Điều này là không khả thi.

Mất tập trung khi làm việc cũng là điều cần quan tâm. Theo một nghiên cứu đã chỉ ra, sự mất tập trung có thể lấy đi trung bình khoảng 23 phút để hồi phục và có thể khiến chúng ta mắc lỗi nhiều gấp đôi. Nhưng mất tập trung sẽ thế nào nếu điều đó không phải là trở ngại? Điều đó sẽ là cơ hội để chúng ta học hỏi.

Tác giả Charles Duhigg của Smarter Better Faster khuyên bạn nên thử nghiệm các thói quen khác nhau cho đến khi bạn tìm thấy cách phù hợp nhất với mình. Ông nhấn mạnh sự cần thiết của việc tự thưởng cho bản thânvới những thói quen mang lại hiệu quả: Hãy đưa ra các cách khen thưởng khác nhau, điều này sẽ giúp bạn tìm ra thói quen nào đang thúc đẩy hành vi của bạn. Có thể mất vài ngày, một tuần hoặc thậm chí lâu hơn. Bạn không nên ép buộc bản thân phải thực hiện sự thay đổi đó lặp lại thường xuyên – hãy xem bản thân mình là một nhà khoa học đang thu thập dữ liệu. Và xem đây là một sự thay đổi bình thường.

Tuy nhiên, Duhigg đưa ra vấn đề này trong việc xác định tại sao thói quen xấu được hình thành.

Ví dụ: nếu bạn muốn bỏ thói quen ăn bánh quy lúc 9:20 sáng, bạn sẽ cần đưa ra những phần thưởng thay thế cho điều này. Thử nghiệm với những lần thay đổi thường xuyên có thể giúp bạn trở nên năng suất hơn. Bạn có thể nhận ra những phần thưởng thường xuyên mang lại cho bạn nhiều năng lượng hơn trong suốt cả ngày bằng cách tìm những hành động lành mạnh hơn. Duhigg ủng hộ sự thay đổi thường xuyên dưới mục đích khám phá bản thân. Bạn có thể không thành công ngay lập tức. Tuy nhiên, đó không phải là mục đích chính. Mục đích là để phát triển những thói quen lâu dài sẽ cung cấp cho bạn năng lượng để làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.

Phương pháp tiếp cận “Chỉ từ 1%”

“Thay đổi là để cải thiện, thay đổi thường xuyên giúp bạn trở nên hoàn hảo hơn.”

-Winston Churchill.

Không phải sự thay đổi nào cũng sẽ đảo lộn cuộc sống của bạn. Chỉ cần thay đổi 1% thói quen của bạn tại một thời điểm, điều này có thể mang lại tác động đáng kể đến thói quen lâu dài của bạn. Và bạn thậm chí có thể không nhận ra điều đó khi sự thay đổi được hình thành. Hãy thay đổi những điều bạn cho là nhỏ nhất theo như trong cuốn sách “thay đổi tí hon hiệu quả bất ngờ” của tác giả James Clear từng đề cập đến.

Để minh họa cách thức hoạt động, Clear kể câu chuyện về Dave Brailsford, một huấn luyện viên đua xe đạp người Anh, người được thuê để mang lại thành công cho đội đua xe đạp Anh. 

Brailsford không phải là người được tìm kiếm để thay đổi cục diện tức thì. Anh ấy đã mang đến một cách làm việc đơn giản hơn nhiều. Thay đổi những điều nhỏ theo thời gian, những thay đổi đó sẽ kết hợp với nhau giúp bộ môn đua xe đạp của Anh thực sự trở thành một điều gì đó đặc biệt. Một số thay đổi nhỏ đến mức buồn cười. Anh đã thay đổi ghế ngồi trên xe đạp để cảm thấy thoải mái hơn. Anh cho chà xát vỏ xe với cồn để cải thiện độ bám đường.

Những thay đổi khác dường như không liên quan đến việc đạp xe như thử nghiệm các loại gel xoa bóp để xem loại nào giúp vận động viên của anh phục hồi nhanh nhất. Anh cho sơn bên trong chiếc xe tải chở hàng của màu trắng để cải thiện khả năng nhận biết và dễ dàng vệ sinh. Anh đã nhờ các chuyên gia tư vấn y tế đến dạy những người đi xe đạp cách rửa tay hiệu quả hơn, giảm nguy cơ mắc bệnh. Đây không phải là nội dung của những bộ phim thể thao truyền cảm hứng. Tuy nhiên, chỉ trong vài năm sau đó, đội đua xe đạp của Anh đã thống trị các sự kiện Olympic và lập kỷ lục thế giới.

Không có một sự thay đổi nào lên các thói quen của những người đi xe đạp ở Anh. Sau một vài năm, những thay đổi nhỏ này đã trở thành thói quen lâu dài với các vận động viên. Cách thay đổi của Brailsford đã đạt hiệu quả. Như Clear đã nói: “Theo thời gian, những cải tiến nhỏ cộng lại và bạn đột nhiên nhận thấy một khoảng cách rất lớn giữa những người đưa ra quyết định hằng ngày tốt hơn một chút và những người không đưa ra quyết định.”

Tránh làm mọi việc vì “Đó là cách mọi thứ được hoàn thành”

Có một lý do khác làm thay đổi thói quen hàng ngày sẽ khiến bạn làm việc hiệu quả hơn. Đôi khi, cần loại bỏ những yếu tố gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của bạn.

Một sự thay đổi trong văn hóa công ty đã khiến Amazon trở nên nổi tiếng. Nó được mệnh danh là “quy tắc hai chiếc bánh pizza.” Quy tắc dựa trên một nguyên lý đơn giản: nếu một cuộc họp yêu cầu nhiều hơn hai chiếc bánh pizza để cung cấp cho tất cả mọi người tham dự, thì lượng người tham gia sẽ rất lớn. Và nếu một cuộc họp có quá nhiều người tham dự, thì chất lượng cuộc họp sẽ giảm sút.

Đây không phải là một lựa chọn phức tạp. Theo Inc., những cuộc họp như thế này có thể khiến người lao động mất hơn một tuần làm việc. Chúng có thể lấy đi của mọi người hơn tám tiếng làm việc hiệu quả.

Nếu bạn thường xuyên tham gia các cuộc họp quá lớn, không phải ai cũng có thể đóng góp ý kiến, thì bạn thực sự đang tham gia một cuộc họp hay đang lãng phí thời gian? Khi bạn phát hiện ra một công việc được cho là “công việc cần thiết” đang làm cản trở hiệu quả công việc hằng ngày, chúng ta cần loại bỏ điều đó ngay lặp tức.

Vấn đề là quá nhiều người trong chúng ta bám vào những thói quen của bản thân với sự ràng buộc gần như không cần thiết. Điều này có thể là do sự sai lầm về mối quan hệ nhân-quả: chúng ta nghĩ rằng thói quen hiện tại đã mang lại cho chúng ta thành công, cho nên nó là điều hiển nhiên. Do đó, chúng ta do dự không thể loại bỏ những khía cạnh kém hiệu quả của thói quen này. Và rồi chúng ta tự an ủi bản thân rằng: thói quen đó có thể không giúp ích, nhưng nó đã giúp bản thân phát triển. Nên bắt buộc vẫn phải thực hiện.

Đừng mắc phải sai lầm đó! Nếu bạn có thể học cách tập những thói quen mới, bạn có thể làm cho mình hiệu quả hơn chứ không phải bớt đi hiệu quả đang có.

Nhưng quy tắc hai chiếc bánh pizza chỉ là một ví dụ điển hình về cách thực hiện. Dưới đây là một số cách khác để loại bỏ của một thói quen xấu không mang lại hiệu quả:

• Ngừng đa nhiệm. Thay vào đó, hãy làm từng việc một. Mặc dù có vẻ hữu ích khi thử hai việc cùng một lúc, nhưng Cleveland Clinic chỉ ra rằng chỉ có khoảng 3% số người có thể làm như vậy một cách hiệu quả. Về tổng thể, bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn nếu bạn có thể tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm trong thời gian nhất định.
• Bắt đầu ủy thác. Trong cuốn “Hoàn thành mọi việc không hề khó”, tác giả David Allen lập luận rằng thực sự chỉ có một số lựa chọn bạn có thể thực hiện với một nhiệm vụ nhất định. Chắc chắn là bạn có thể làm chúng. Bạn cũng có thể chọn hoãn chúng lại. Nhưng có một lựa chọn thứ ba: giao nhiệm vụ cho người khác, giúp giải phóng thời gian của bạn trong khi vẫn hoàn thành công việc.
• Thời gian được cắt giảm một nửa. Bạn không cần phải hủy những cuộc họp được cho là tốn thời gian. Có thể bạn không cần phải dừng cuộc gọi Zoom với các khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, bạn có thể cắt giảm bớt được không? Trong tuần tới, hãy xem liệu các cuộc gọi 30 phút đầu tiên nó có còn hiệu quả hay không nếu bạn chỉ gọi cho họ 15 phút. Lúc này bạn sẽ nhận ra rằng, bản thân đã tốn thời gian cho những việc không cần thiết quá nhiều.

Đừng sợ sự thay đổi

Không có gì gọi là sai khi bạn bắt đầu tạo ra thay đổi nhỏ ngay lúc này. Sự mất tập trung có thể cản trở một thói quen hiệu quả được hình thành. Trên thực tế, các quy trình tốt nhất có các phương pháp giúp giảm thiểu sự mất tập trung xuống thấp nhất.

Mặt khác, sự thay đổi có thể mang lại cơ hội học tập. Và nếu bạn không bao giờ dành thời gian cho một chút thay đổi nhỏ trong cuộc sống, bạn có thể không bao giờ biết liệu thói quen của bạn có thể tốt hơn hay không.

Hãy thử nghiệm nhiều khía cạnh khác nhau trong việc tạo dựng thói quen để tìm hiểu xem điều đó có thực sự phù hợp với bạn hay không. Sẽ tốt hơn nếu bạn tạo ra các công việc vào buổi sáng, khi bạn có nhiều năng lượng nhất? Thay đổi đơn giản đó có vẻ nhỏ, nhưng nó có khả năng thay đổi cuộc sống của bạn.

Sự thay đổi là một điều tốt – nếu bạn làm việc đó là vì bạn. Lần tới khi bạn cân nhắc thực hiện thay đổi, hãy làm điều đó với mục tiêu hoàn thiện bản thân hơn. Bạn sẽ không bao giờ biết được điều gì sẽ xảy ra trong khoảnh khắc bạn tìm ra thói quen mới.

Xem thêm: Văn hóa cảm ơn nơi làm việc