Lý thuyết quản trị

Ba Bước Để Quản Lý, Tạo Động Lực Và Hỗ Trợ Nhân Viên Có Hiệu Suất Kém

Tictop. Bạn là người lãnh đạo, và nhóm của bạn đang hoạt động tốt, dẫn đầu trong mọi công việc. Mọi người trong nhóm đều biết họ cần làm gì và hoàn thành tốt công việc đó mà không cần đến sự chỉ đạo hay hỗ trợ từ phía bạn.

Ba Bước Để Quản Lý, Tạo Động Lực Và Hỗ Trợ Nhân Viên Có Hiệu Suất Kém

Tuy nhiên, không phải ai cũng may mắn có được một đội nhóm tốt. Bạn sẽ gặp khó khăn khi chỉ đạo các thành viên trong nhóm, và sẽ có trường hợp có người làm việc yếu kém. Điều này không chỉ khiến công việc rơi vào tình trạng trì trệ mà còn kéo theo tinh thần của toàn đội cũng bị ảnh hưởng. Khi những người có thành tích cao trong nhóm cũng bị đánh giá thấp, việc họ trở nên thất vọng là điều tất yếu xảy ra. Vậy làm sao để giải quyết vấn đề trên? Dưới đây là 3 cách thức để quản lý, tạo động lực và hỗ trợ nhân viên hiệu quả nhất.

Bước 1: Tạo sự đồng cảm giữa bạn và nhân viên

Không giữ bí mật về vấn đề nhân viên làm việc kém hiệu quả. Vì căn bản cả nhóm của bạn đều biết và hiểu rõ năng lực của từng người trong nhóm. Với cương vị là trưởng nhóm chắc chắn bạn sẽ cảm thấy cực kỳ khó chịu với thái độ làm việc của nhân viên.

Tạo sự đồng cảm giữa bạn và nhân viên
Tuy nhiên bạn hãy giữ bình tĩnh. Mỗi người đều có cuộc sống cá nhân, đây là yếu tố tác động lên hiệu suất công việc của họ. Hãy cùng xem xét lại cuộc sống cá nhân của từng nhân viên trong những năm gần đây, để tìm ra vấn đề nằm ở đâu. Sau đây là một vài ví dụ:
  • Một cuộc khảo sát cho thấy rằng 55% nhân viên gặp vấn đề về sức khỏe khi bùng nổ đại dịch toàn cầu.
  • 41% nhân viên thừa nhận họ cảm thấy kiệt sức vì công việc quá tải.
  • Từ khi bắt đầu chính sách làm việc tại nhà, nhiều người cảm thấy họ phải làm việc nhiều hơn.

Và đặc biệt, khi trẻ em không đến trường, nhiều người trong nhóm phải dành nhiều thời gian để chăm sóc tại nhà. Chính sự thay đổi môi trường làm việc cùng với cách thức sinh hoạt, khiến họ cảm thấy lo lắng về sức khỏe và sự an toàn trong thời kỳ bịch bệnh.

Vì vậy, nếu bạn tỏ thái độ và ép buộc nhân viên làm việc một cách cứng rắn lúc này không phải ý hay. Thay vào đó hãy thể hiện sự thông cảm và quan tâm một cách chân thành. Dưới đây là một ví dụ về những gì bạn có thể thay đổi:

Thay vì nói: “Đây là lần thứ 2 bạn mắc sai lầm. Chúng ta sẽ gặp nhau và có một cuộc nói chuyện nghiêm túc về vấn đề này.”

Bạn hãy thử nói: “Tôi thấy bạn đang gặp khó khăn ở thời điểm hiện tại. Có vấn đề gì với bạn sao?”

Thay vì nói: “Báo cáo cuối tháng vừa rồi mắc rất nhiều lỗi. Bạn phải sửa nó ngay lặp tức và không được phạm lỗi như thế thêm một lần nào nữa.”

Bạn hãy thử nói: “Những báo cáo trước đây bạn làm rất tốt. Tuy nhiên tháng này lại có chút sai lệch. Bạn đang gặp khó khăn ở chỗ nào đúng không. Hãy nói ra để tôi tìm cách giải quyết giúp bạn. ”

Việc bắt bẻ về những lỗi sai sẽ gây căng thẳng cho cả bạn và nhân viên. Chính vì vậy bạn hãy nhẹ nhàng tìm hiểu vấn đề mà nhân viên đang gặp phải, đưa ra hướng giải quyết. Đây sẽ là yếu tố giúp nhân viên cảm thấy bạn đang giúp đỡ và dành sự tin tưởng cho họ.

Bước 2: Đưa ra cách giải quyết phù hợp với hoàn cảnh nhân viên

Một điều quan trọng trong việc quản lý nhân viên. Hãy đưa ra những câu hỏi thăm chân thành trong cuộc họp sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân nào dẫn tới việc giảm năng suất làm việc. Cách bạn truyền động lực cho một nhân viên đang bỏ bê công việc sẽ khác hoàn toàn với nhân viên không có định hướng bản thân. Đồng nghĩa với việc, chúng ta hãy đưa ra một vài tình huống và cách giải quyết giúp nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên.

Đưa ra cách giải quyết phù hợp với hoàn cảnh nhân viên
Nếu nhân viên không hiểu bản thân họ muốn điều gì

Trong cuộc họp giữa bạn với nhân viên, bạn xác định rõ lý do khiến họ làm việc kém vì chính họ đang không hiểu những mục tiêu của bản thân.

Dưới đây là cách bạn trao cho nhân viên sự tự tin để họ nâng cao khả năng của mình: 

  • Hãy cùng ngồi xuống và thảo luận về các nhiệm vụ và mong muốn của họ, cho họ nhiều thời gian để đặt câu hỏi và đưa ra nhận xét.
  • Đưa ra cách đo lường hiệu quả công việc, để nhân viên biết họ cần làm gì và cách đạt mục tiêu như thế nào.
  • Lên lịch kiểm tra thường xuyên hơn giữa bạn và nhân viên để thúc đẩy tiến độ và khối lượng công việc của họ.
  • Cung cấp tài liệu và thông tin công việc để nhân viên tự tin xử lý vấn đề. 

Qua đây xác định, việc nhân viên không hiểu vấn đề và mơ hồ trong công việc chính là yếu tố ảnh hưởng đến việc nhân viên không thực hiện tốt công việc của mình. Nếu nhân viên vẫn cho rằng: Công việc làm không hiệu quả vì họ không có sợi dây liên kết và không cảm thấy hứng thú với công việc. Trong trường hợp này, bạn bắt buộc phải khơi gợi sự hứng thú của nhân viên đối với công việc của họ. Bằng vài cách sau đây:

  • Thảo luận về định hướng tương lai, các nhiệm vụ hiện tại và cách giúp nhân viên đạt được điều đó.
  • Cho nhân viên thấy bức tranh tổng thể về công việc và trách nhiệm cụ thể của nhân viên đối với công việc.
  • Xác định một số công việc hoặc thách thức mới mà nhân viên muốn đảm nhận và đề ra chiến lược để nhân viên thực hiện chúng.
  • Xem lại quy trình thực hiện công việc để loại bỏ bớt những yếu tố không cần thiết. 

Đây là những cách thức giúp lấy lại niềm đam mê với công việc họ đang làm. Và chính nhờ điều này, sẽ tạo ra sự cải thiện về hiệu suất làm việc.

Nếu nhân viên đang phải đối mặt với căng thẳng tột độ và kiệt sức…

Khi bạn tạo ra một cuộc tâm sự với nhân viên. Bạn sẽ nhận thấy nhân viên hào hứng với điều đó. Vì đây là cơ hội để họ nói ra những căng thẳng và sự mệt mỏi trong công việc. Bản thân nhân viên nhận thấy sự yếu kém trong công việc, nhưng chính vì yếu tố áp lực đã khiến họ không thể thoát ra ngoài. Rất ít nhân viên có thể nói ra điều này. Và rất ít nhà lãnh đạo có khả năng đối diện và xử lý vấn đề tâm lý nhân viên đang gặp phải. Vậy làm thế nào để có hướng giải quyết phù hợp. Sau đây là một vài cách:

Cách Thay Đổi Thói Quen Hằng Ngày Giúp Bạn Làm Việc Năng Suất Hơn
  • Xem lại các đầu mục công việc của nhân viên, giúp họ sắp xếp lại thứ tự ưu tiên và loại bỏ những việc không cần thiết.
  • Thường xuyên theo dõi công việc của nhân viên và yếu tố về sức khỏe lao động.
  • Cung cấp cho nhân viên các gói khám sức khỏe.
  • Đưa ra thời gian biểu phù hợp với từng cá nhân.
  • Cho nhân viên nghỉ ngơi sau một thời gian dài làm việc. 

Trên thực tế, có đến 70% nhân viên nghỉ việc ở công ty cũ vì quá áp lực tinh thần. Hoàn toàn không có một giải pháp nào giúp khắc phục và sửa chữa hậu quả nhanh chóng. Việc hỗ trợ nhân viên giải quyết các vấn đề, đặc việc về tinh thần là điều tất yếu giúp giảm nguy cơ nghỉ việc cũng như tăng doanh thu cho doanh nghiệp. 

Bước 3: Theo dõi 

Sau khi bạn đã tìm hiểu nguyên nhân, đưa ra hướng giải quyết và hỗ trợ nhân viên. Việc tiếp theo bạn cần làm là theo dõi.

Sau những cách xử lý trên, bạn có thấy những cải thiện đáng kể về hiệu suất làm việc hay không? Hay mọi thứ vẫn như cũ — hoặc thậm chí có thể trở nên tồi tệ hơn?

Dựa vào sự thay đổi trong những tuần hoặc tháng tới, bạn tiếp tục đưa ra hướng xử lý nhằm thúc đẩy nhân viên cho phù hợp. Có thể là lời khen dành cho công việc được hoàn thành tốt. Tuy nhiên nếu nhân viên tiếp tục không như mong đợi (mặc dù bạn đã nỗ lực hết sức để giúp họ), lúc này bạn cần chính thức xử lý hành vi này. Đưa ra hướng giải quyết gắt hơn hoặc thậm chí cắt giảm nhân sự. Việc để một ai đó rời khỏi doanh nghiệp chưa bao giờ là tốt, nhưng đó là cách cuối cùng. Việc giữ lại một nhân viên liên tục làm việc không hiệu quả sẽ gây ra ảnh hưởng tiêu cực với cả nhóm. 

Giúp nhân viên của bạn (và toàn bộ nhóm của bạn) đạt được hiệu suất cao nhất

Xử lý một trường hợp làm việc kém, cũng là yếu tố nhắc nhở cả nhóm về vấn đề này. Cả nhóm của bạn tin rằng họ luôn được quan sát và đánh giá, họ không có lựa chọn nào khác ngoài việc trở nên chăm chỉ và năng suất hơn trong công việc.

Nhiệm vụ nào cũng đều khó khăn, tuy nhiên hãy giải quyết nó bằng sự đồng cảm và quan tâm chân thành. Điều này chứng tỏ bạn là một người lãnh đạo sẵn sàng hỗ trợ từng nhân viên hướng đến thành công của họ.

Cách Thay Đổi Thói Quen Hằng Ngày Giúp Bạn Làm Việc Năng Suất Hơn

Cách Thay Đổi Thói Quen Hằng Ngày Giúp Bạn Làm Việc Năng Suất Hơn

Trong tất cả những quyển sách nghiên cứu về năng suất làm việc, cùng đưa ra một lời khuyên rằng thay đổi thói quen hằng ngày là điều quan trọng bạn nên làm.

Nhìn chung, những người đạt thành tích cao đều tuân thủ theo một thói quen hằng ngày. Ludwig Van Beethoven thức dậy uống cafe vào lúc 6g sáng.. Benjamin Franklin thức dậy vào lúc bình minh và lập danh sách những việc ông muốn hoàn thành vào ngày hôm đó.

Nhưng những lầm tưởng về năng suất cá nhân này thật sự như thế nào? 

Chẳng hạn, dậy sớm dường như không phải là một nguyên tắc thành công. Pablo Picasso là một trong những họa sĩ làm việc hiệu quả nhất mọi thời đại. Ông được cho là ngủ đến 11 giờ sáng mỗi ngày. Wolfgang Amadeus Mozart hầu như không ngủ. Ông dành nhiều thời gian cho việc giáo dục học sinh hơn những sáng tác của mình.

Những người thành công thường có ít thói quen chung. Họ đã xây dựng một thói quen có hiệu quả đối với bản thân. Và cách duy nhất để tìm ra những gì phù hợp với bạn là thay đổi những thói quen hằng ngày.

Lợi ích của việc tạo ra một sự thay đổi nhỏ trong thói quen hằng ngày

Vấn đề không nằm ở việc thay đổi cách chúng ta làm mọi thứ. Chúng ta hầu như đều cho rằng việc thay đổi thói quen hàng ngày thực sự khó khăn. Nếu ly cà phê buổi sáng quyết định đến sự tỉnh táo, khi thiếu nó sẽ khiến bạn mất tập trung. Nếu bạn có thói quen uống nước buổi sáng để cung cấp đủ nước cho cơ thể, việc ngừng nó sẽ chỉ khiến bạn bị mất nước. Điều này là không khả thi.

Mất tập trung khi làm việc cũng là điều cần quan tâm. Theo một nghiên cứu đã chỉ ra, sự mất tập trung có thể lấy đi trung bình khoảng 23 phút để hồi phục và có thể khiến chúng ta mắc lỗi nhiều gấp đôi. Nhưng mất tập trung sẽ thế nào nếu điều đó không phải là trở ngại? Điều đó sẽ là cơ hội để chúng ta học hỏi.

Tác giả Charles Duhigg của Smarter Better Faster khuyên bạn nên thử nghiệm các thói quen khác nhau cho đến khi bạn tìm thấy cách phù hợp nhất với mình. Ông nhấn mạnh sự cần thiết của việc tự thưởng cho bản thânvới những thói quen mang lại hiệu quả: Hãy đưa ra các cách khen thưởng khác nhau, điều này sẽ giúp bạn tìm ra thói quen nào đang thúc đẩy hành vi của bạn. Có thể mất vài ngày, một tuần hoặc thậm chí lâu hơn. Bạn không nên ép buộc bản thân phải thực hiện sự thay đổi đó lặp lại thường xuyên – hãy xem bản thân mình là một nhà khoa học đang thu thập dữ liệu. Và xem đây là một sự thay đổi bình thường.

Tuy nhiên, Duhigg đưa ra vấn đề này trong việc xác định tại sao thói quen xấu được hình thành.

Ví dụ: nếu bạn muốn bỏ thói quen ăn bánh quy lúc 9:20 sáng, bạn sẽ cần đưa ra những phần thưởng thay thế cho điều này. Thử nghiệm với những lần thay đổi thường xuyên có thể giúp bạn trở nên năng suất hơn. Bạn có thể nhận ra những phần thưởng thường xuyên mang lại cho bạn nhiều năng lượng hơn trong suốt cả ngày bằng cách tìm những hành động lành mạnh hơn. Duhigg ủng hộ sự thay đổi thường xuyên dưới mục đích khám phá bản thân. Bạn có thể không thành công ngay lập tức. Tuy nhiên, đó không phải là mục đích chính. Mục đích là để phát triển những thói quen lâu dài sẽ cung cấp cho bạn năng lượng để làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.

Phương pháp tiếp cận “Chỉ từ 1%”

“Thay đổi là để cải thiện, thay đổi thường xuyên giúp bạn trở nên hoàn hảo hơn.”

-Winston Churchill.

Không phải sự thay đổi nào cũng sẽ đảo lộn cuộc sống của bạn. Chỉ cần thay đổi 1% thói quen của bạn tại một thời điểm, điều này có thể mang lại tác động đáng kể đến thói quen lâu dài của bạn. Và bạn thậm chí có thể không nhận ra điều đó khi sự thay đổi được hình thành. Hãy thay đổi những điều bạn cho là nhỏ nhất theo như trong cuốn sách “thay đổi tí hon hiệu quả bất ngờ” của tác giả James Clear từng đề cập đến.

Để minh họa cách thức hoạt động, Clear kể câu chuyện về Dave Brailsford, một huấn luyện viên đua xe đạp người Anh, người được thuê để mang lại thành công cho đội đua xe đạp Anh. 

Brailsford không phải là người được tìm kiếm để thay đổi cục diện tức thì. Anh ấy đã mang đến một cách làm việc đơn giản hơn nhiều. Thay đổi những điều nhỏ theo thời gian, những thay đổi đó sẽ kết hợp với nhau giúp bộ môn đua xe đạp của Anh thực sự trở thành một điều gì đó đặc biệt. Một số thay đổi nhỏ đến mức buồn cười. Anh đã thay đổi ghế ngồi trên xe đạp để cảm thấy thoải mái hơn. Anh cho chà xát vỏ xe với cồn để cải thiện độ bám đường.

Những thay đổi khác dường như không liên quan đến việc đạp xe như thử nghiệm các loại gel xoa bóp để xem loại nào giúp vận động viên của anh phục hồi nhanh nhất. Anh cho sơn bên trong chiếc xe tải chở hàng của màu trắng để cải thiện khả năng nhận biết và dễ dàng vệ sinh. Anh đã nhờ các chuyên gia tư vấn y tế đến dạy những người đi xe đạp cách rửa tay hiệu quả hơn, giảm nguy cơ mắc bệnh. Đây không phải là nội dung của những bộ phim thể thao truyền cảm hứng. Tuy nhiên, chỉ trong vài năm sau đó, đội đua xe đạp của Anh đã thống trị các sự kiện Olympic và lập kỷ lục thế giới.

Không có một sự thay đổi nào lên các thói quen của những người đi xe đạp ở Anh. Sau một vài năm, những thay đổi nhỏ này đã trở thành thói quen lâu dài với các vận động viên. Cách thay đổi của Brailsford đã đạt hiệu quả. Như Clear đã nói: “Theo thời gian, những cải tiến nhỏ cộng lại và bạn đột nhiên nhận thấy một khoảng cách rất lớn giữa những người đưa ra quyết định hằng ngày tốt hơn một chút và những người không đưa ra quyết định.”

Tránh làm mọi việc vì “Đó là cách mọi thứ được hoàn thành”

Có một lý do khác làm thay đổi thói quen hàng ngày sẽ khiến bạn làm việc hiệu quả hơn. Đôi khi, cần loại bỏ những yếu tố gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của bạn.

Một sự thay đổi trong văn hóa công ty đã khiến Amazon trở nên nổi tiếng. Nó được mệnh danh là “quy tắc hai chiếc bánh pizza.” Quy tắc dựa trên một nguyên lý đơn giản: nếu một cuộc họp yêu cầu nhiều hơn hai chiếc bánh pizza để cung cấp cho tất cả mọi người tham dự, thì lượng người tham gia sẽ rất lớn. Và nếu một cuộc họp có quá nhiều người tham dự, thì chất lượng cuộc họp sẽ giảm sút.

Đây không phải là một lựa chọn phức tạp. Theo Inc., những cuộc họp như thế này có thể khiến người lao động mất hơn một tuần làm việc. Chúng có thể lấy đi của mọi người hơn tám tiếng làm việc hiệu quả.

Nếu bạn thường xuyên tham gia các cuộc họp quá lớn, không phải ai cũng có thể đóng góp ý kiến, thì bạn thực sự đang tham gia một cuộc họp hay đang lãng phí thời gian? Khi bạn phát hiện ra một công việc được cho là “công việc cần thiết” đang làm cản trở hiệu quả công việc hằng ngày, chúng ta cần loại bỏ điều đó ngay lặp tức.

Vấn đề là quá nhiều người trong chúng ta bám vào những thói quen của bản thân với sự ràng buộc gần như không cần thiết. Điều này có thể là do sự sai lầm về mối quan hệ nhân-quả: chúng ta nghĩ rằng thói quen hiện tại đã mang lại cho chúng ta thành công, cho nên nó là điều hiển nhiên. Do đó, chúng ta do dự không thể loại bỏ những khía cạnh kém hiệu quả của thói quen này. Và rồi chúng ta tự an ủi bản thân rằng: thói quen đó có thể không giúp ích, nhưng nó đã giúp bản thân phát triển. Nên bắt buộc vẫn phải thực hiện.

Đừng mắc phải sai lầm đó! Nếu bạn có thể học cách tập những thói quen mới, bạn có thể làm cho mình hiệu quả hơn chứ không phải bớt đi hiệu quả đang có.

Nhưng quy tắc hai chiếc bánh pizza chỉ là một ví dụ điển hình về cách thực hiện. Dưới đây là một số cách khác để loại bỏ của một thói quen xấu không mang lại hiệu quả:

  • Ngừng đa nhiệm. Thay vào đó, hãy làm từng việc một. Mặc dù có vẻ hữu ích khi thử hai việc cùng một lúc, nhưng Cleveland Clinic chỉ ra rằng chỉ có khoảng 3% số người có thể làm như vậy một cách hiệu quả. Về tổng thể, bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn nếu bạn có thể tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm trong thời gian nhất định.
  • Bắt đầu ủy thác. Trong cuốn “Hoàn thành mọi việc không hề khó”, tác giả David Allen lập luận rằng thực sự chỉ có một số lựa chọn bạn có thể thực hiện với một nhiệm vụ nhất định. Chắc chắn là bạn có thể làm chúng. Bạn cũng có thể chọn hoãn chúng lại. Nhưng có một lựa chọn thứ ba: giao nhiệm vụ cho người khác, giúp giải phóng thời gian của bạn trong khi vẫn hoàn thành công việc.
  • Thời gian được cắt giảm một nửa. Bạn không cần phải hủy những cuộc họp được cho là tốn thời gian. Có thể bạn không cần phải dừng cuộc gọi Zoom với các khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, bạn có thể cắt giảm bớt được không? Trong tuần tới, hãy xem liệu các cuộc gọi 30 phút đầu tiên nó có còn hiệu quả hay không nếu bạn chỉ gọi cho họ 15 phút. Lúc này bạn sẽ nhận ra rằng, bản thân đã tốn thời gian cho những việc không cần thiết quá nhiều.

Đừng sợ sự thay đổi

Cách Thay Đổi Thói Quen Hằng Ngày Giúp Bạn Làm Việc Năng Suất Hơn

Không có gì gọi là sai khi bạn bắt đầu tạo ra thay đổi nhỏ ngay lúc này. Sự mất tập trung có thể cản trở một thói quen hiệu quả được hình thành. Trên thực tế, các quy trình tốt nhất có các phương pháp giúp giảm thiểu sự mất tập trung xuống thấp nhất.

Mặt khác, sự thay đổi có thể mang lại cơ hội học tập. Và nếu bạn không bao giờ dành thời gian cho một chút thay đổi nhỏ trong cuộc sống, bạn có thể không bao giờ biết liệu thói quen của bạn có thể tốt hơn hay không.

Hãy thử nghiệm nhiều khía cạnh khác nhau trong việc tạo dựng thói quen để tìm hiểu xem điều đó có thực sự phù hợp với bạn hay không. Sẽ tốt hơn nếu bạn tạo ra các công việc vào buổi sáng, khi bạn có nhiều năng lượng nhất? Thay đổi đơn giản đó có vẻ nhỏ, nhưng nó có khả năng thay đổi cuộc sống của bạn.

Sự thay đổi là một điều tốt – nếu bạn làm việc đó là vì bạn. Lần tới khi bạn cân nhắc thực hiện thay đổi, hãy làm điều đó với mục tiêu hoàn thiện bản thân hơn. Bạn sẽ không bao giờ biết được điều gì sẽ xảy ra trong khoảnh khắc bạn tìm ra thói quen mới.

Xem thêm: Văn hóa cảm ơn nơi làm việc

Văn Hóa “Cảm Ơn” Nơi Làm Việc

Một lời “cảm ơn” đơn giản có thể làm nên điều kỳ diệu. Bày tỏ sự đánh giá cao về mặt chuyên môn có thể nâng cao tinh thần của bất kỳ ai nhận được lời khen ngợi đó, cho dù đó là trong cuộc họp, trong nhóm Tictop hay ở bên ngoài nơi làm việc.

Bày tỏ hoặc nhận lại lòng biết ơn, đặc biệt là ở nơi làm việc, giúp nâng cao năng suất và hiệu quả trong công việc. Khi nhóm của bạn cảm thấy được đánh giá cao và có giá trị, thì những lợi ích mang lại là vô giá.

Tầm quan trọng của một thông điệp nhỏ khi nói “Cảm ơn”

Là một nhà lãnh đạo, một trong những trách nhiệm chính của bạn là trao quyền cho các thành viên trong nhóm của bạn để họ phát huy hết tiềm năng. Ví dụ, bạn có thể cung cấp cho họ một loạt mục tiêu và để lại cho họ vài ly cà phê, để họ có thể liên tục tạo ra những ý tưởng mới và các sản phẩm hoặc dịch vụ mới chất lượng.

Ngoài ra còn có vài cách tăng năng suất để mọi người gắn bó với nhau và cùng làm việc hướng tới các mục tiêu chung. Tuy nhiên, không có gì thay thế được cách bày tỏ lòng biết ơn giúp thúc đẩy phát triển nhóm.

Các nghiên cứu chỉ ra rằng lòng biết ơn tại nơi làm việc có tác động tích cực đến nhận thức xã hội, phán đoán giá trị và lý thuyết về tâm lý.

Trong một cuộc nghiên cứu vào năm 2017 của các nhà nghiên cứu tại Đại học Southern California (USC), 23 người tham gia được yêu cầu xem video quay lại cảnh những người sống sót sau thảm họa Holocaust nói về những món quà mà họ đã nhận được từ người lạ tại một thời điểm nào đó trong cuộc đấu tranh sinh tồn (chẳng hạn như quần áo, thức ăn, v.v). Sau đó, những người tham gia được yêu cầu đóng giả là những người sống sót và đánh giá mức độ biết ơn của họ đối với những món quà.

Trong thí nghiệm này, các nhà nghiên cứu đã sử dụng hình ảnh cộng hưởng từ (MRI) và phát hiện ra rằng việc phân tích lòng biết ơn này có liên quan trực tiếp đến các hoạt động nhất định của não bộ từ sự đồng cảm, đến kiểm soát rung động, cảm xúc và ra quyết định. Thêm một số nghiên cứu khác, các nhà nghiên cứu đã xác định được mối quan hệ giữa lòng biết ơn và hành vi thể hiện thái độ tích cực.

Văn Hóa “Cảm Ơn” Nơi Làm Việc

Lòng biết ơn cũng có khả năng vượt ra ngoài cấp độ cá nhân.

Trong một nghiên cứu năm 2011, Adam GrantFrancesca Gino đã tìm ra cách bày tỏ lòng biết ơn có thể làm nên điều diệu kỳ. Trong bốn thí nghiệm, họ phát hiện ra rằng những người tham gia được cảm ơn vì đã tham gia trải nghiệm tạo cho họ cảm giác hiệu quả hơn về bản thân và giá trị xã hội, điều này thúc đẩy họ tham gia vào các hoạt động xã hội. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng khi nói đến hành vi vì xã hội, cảm giác được đánh giá cao thậm chí còn quan trọng hơn cảm giác có năng lực.

Và trong một nghiên cứu năm 2012 trên 1.700 nhân viên của Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ (APA), các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng hơn một nửa số nhân viên đang tìm kiếm một công việc mới, họ cảm thấy bị đánh giá thấp và không được đề cao. Nói cách khác, bày tỏ lòng biết ơn làm tăng cảm giác thăng hoa hơn cho mỗi cá nhân. Điều này sẽ giúp ích làm tăng khả năng gặp lại với người biết thể hiện sự công nhận và biết ơn về chuyên môn.

Điều quan trọng hơn bao giờ hết là thể hiện sự công nhận tính chuyên nghiệp. Dưới đây là một số cách để bày tỏ lòng biết ơn đến nhân viên của bạn

Văn Hóa “Cảm Ơn” Nơi Làm Việc

1. Thể hiện lòng biết ơn chân thành và nhất quán

“Cảm thấy biết ơn mà không bày tỏ nó giống như gói một món quà và không tặng nó.”  William Arthur Ward

Đúng, thể hiện lòng biết ơn đơn giản là nói “cảm ơn”. Tuy nhiên, bạn nên bày tỏ sự đánh giá cao về mặt chuyên môn của mình với nhân viên về những việc cụ thể mà họ đã làm, chẳng hạn như giao dự án đó đúng thời hạn, hỗ trợ đặc biệt cho một thành viên trong nhóm hoặc thậm chí là việc trông mèo con của họ vào thứ Sáu tuần trước.

Bạn cũng có thể cảm ơn nhóm của mình theo cách cá nhân hóa hơn. Một số nhân viên thích được khen ngợi trước đám đông và những người khác thích gần gũi thân thiện.

Để tạo được sự công nhận mang tính cá nhân hóa này, bạn cần dành thời gian để xác định cách mỗi người muốn nhận được lời cảm ơn đó.

Bạn có thể chỉ cần hỏi họ trong cuộc họp trực tiếp xem họ muốn nhận được lời khen như thế nào. Nếu lựa chọn là lời cảm ơn riêng tư, hãy viết ghi chú hoặc gửi tin nhắn để nói lời cảm ơn trên Tictop. Đối với những người thích cảm ơn công khai, hãy chia sẻ những lời khen ngợi đó trong bữa tiệc tiếp theo của công ty với toàn bộ nhóm.

Hiểu được cách các thành viên trong nhóm của bạn muốn nhận được lời cảm ơn vì công việc hợp tác của họ có thể giúp bạn chứng tỏ rằng bạn thực sự quan tâm đến sở thích của họ.

2. Tặng quà chu đáo

Tặng quà hoặc tiền là một cách bình thường để thể hiện sự đánh giá cao đối với nhân viên hoặc đồng nghiệp của bạn. Đó là một nghi lễ phổ biến ở Nhật Bản. Nó được gọi là omiyage.

Nhật Bản có một nền văn hóa quà tặng mạnh mẽ và nó không giới hạn trong các mối quan hệ cá nhân. Omiyage là một nghi thức mang đến cho đồng nghiệp của bạn một món quà hoặc đồ lưu niệm, chẳng hạn như một hộp đặc sản địa phương, khi bạn đi du lịch hoặc đi nghỉ. Đó là một cách để thể hiện lòng biết ơn và thành ý tốt với đồng nghiệp, những người đã “chở che” cho bạn trong thời gian bạn vắng mặt tại văn phòng.

Vì vậy, nếu bạn không thể biết cách nói cảm ơn bằng từ ngữ, hãy tặng một món quà cho thành viên trong nhóm của bạn, người xứng đáng được ghi nhận. Hãy gói gọn lời cảm ơn này và cho họ thấy sự biết ơn của bạn vì những nỗ lực của họ trong công việc.

3. Tham gia vào nhiều dự án

Thể hiện lòng biết ơn không nhất thiết phải ở dạng ghi nhận bằng lời nói hoặc một món quà. Nói lời cảm ơn ảnh hưởng trực tiếp đến nhận thức về sự đánh giá và giá trị. Vậy còn cách nào tốt hơn để làm điều này ngoài việc mời nhóm của bạn tham gia vào các dự án và nhiệm vụ quan trọng?

Nhân viên cảm thấy được trân trọng khi họ có thể tham gia vào quá trình ra quyết định và các kỹ năng của họ thực sự được sử dụng để mang lại lợi ích cho công ty.

Nếu bạn sắp có một buổi ra mắt sản phẩm mới, hãy xác định những người trong nhóm của bạn có kỹ năng phù hợp và sẵn lòng tham gia vào một sự kiện có ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Trong một nghiên cứu năm 2012 của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực, 63% người được hỏi chỉ ra rằng động lực số một của sự hài lòng trong công việc là cơ hội sử dụng các kỹ năng của họ trong công việc.

Lần tới khi bạn có cơ hội, hãy kết nối lòng biết ơn với sự hài lòng của nhân viên bằng cách thu hút nhân viên và các thành viên trong nhóm của bạn tham gia vào các dự án và nhiệm vụ để họ được thể hiện, xây dựng kỹ năng.

4. Lắng nghe có chủ đích

Đây là một cách khác đơn giản nhưng hiệu quả để cảm ơn nhóm của bạn và thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với họ. Là một nhà lãnh đạo, bạn cho rằng bạn đang nắm quyền. Lập luận này là đi quá xa thực tế.

Những nhà lãnh đạo giỏi là những người biết dành thời gian để lắng nghe nhân viên và đồng nghiệp của họ.

Một trong những mục đích chính của lòng biết ơn là thể hiện tầm quan trọng của người khác đối với bạn. Vì vậy, không có cách nào tốt hơn để làm điều đó bằng cách tập trung lắng nghe những ý tưởng, ước mơ và góp ý của nhóm bạn. Lần tới khi bạn tham dự một cuộc họp hoặc trò chuyện với một thành viên trong nhóm, hãy cố gắng lắng nghe một cách có chủ đích.

Tắt tất cả các thông báo email. Loại bỏ mọi ồn ào khác, cho dù đó là cuộc trò chuyện trực tiếp hay cuộc gọi điện video và lắng nghe bằng đôi tai của bạn.

Văn Hóa “Cảm Ơn” Nơi Làm Việc

5. Tạo ra một văn hóa khen ngợi

“Cách để phát triển những gì tốt nhất có ở một con người là có được sự công nhận và khuyến khích.” -Charles Schwab

Trong sâu thẳm, nhóm của bạn muốn cảm thấy được đánh giá cao và có giá trị. Nhưng văn hóa biết ơn tại nơi làm việc không nhất thiết phải được nuôi dưỡng bởi một người hay chỉ một số ít người.

Các thành viên trong tổ chức của bạn có thể miễn cưỡng bày tỏ lòng biết ơn hoặc tán dương công việc của đồng nghiệp. Vì vậy, việc tạo cơ hội để bày tỏ sự cảm kích đó là tùy thuộc vào bạn.

Ví dụ: cuộc họp nhóm hàng tuần của bạn có một buổi cảm ơn kéo dài 10 phút, là nơi để bất kỳ ai trong nhóm bày tỏ sự đánh giá cao về mặt chuyên môn của họ với đồng nghiệp vì đã phát triển hơn trong tuần này. Nếu nhóm của bạn vẫn đang trò chuyện trên Tictop, hãy tạo nhóm #Hi để mọi người gửi lời chào đến đồng nghiệp.

Nói lời cảm ơn và quan sát hiệu quả của nhóm

Nếu bạn đang tìm cách để thúc đẩy nhóm của mình, một lời cảm ơn đơn giản là thành phần quan trọng không thể thiếu trong công thức thúc đẩy nhóm hiệu quả. Đừng đợi đến đêm ăn pizza tại văn phòng để bày tỏ tất cả lòng biết ơn của bạn cùng một lúc. Bày tỏ lòng biết ơn một cách nhất quán và thường xuyên là điều cần thiết để nuôi dưỡng và duy trì văn hóa biết ơn.

Bắt đầu nào! Cảm ơn mọi thành viên trong nhóm của bạn. Vì họ xứng đáng.

Chuyển đổi số trong bình thường mới: Đâu là chiến lược trọng tâm?

Chuyển đổi số trong bối cảnh bình thường mới, doanh nghiệp cần lưu ý điều gì? Cuộc phỏng vấn sau đây với Jean-Christophe Denis, Đối tác tư vấn công nghệ tại KPMG Luxembourg sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi trên.

Đại dịch hiện nay đã định hình lại cách chúng ta làm việc. Một bình thường mới khó định đoán – nơi mà mọi thứ đều có thể thay đổi, đòi hỏi doanh nghiệp cần được trang bị những công nghệ phù hợp để gia tăng tốc độ hành động và ứng nguy – nắm cơ linh hoạt.

Cuộc phỏng vấn dưới đây giữa Sophie Dubroca, quản lý Nhân sự & Chuyển đổi tại KPMG Luxembourg và đồng nghiệp Jean-Christophe Denis, Đối tác tư vấn công nghệ, sẽ cho chúng ta cái nhìn rõ hơn về những thách thức của chuyển đổi số và những trọng tâm trong chiến lược công nghệ mà các công ty cần lưu ý trong thời đại biến động này.

Măc dù những thách thức và chiến lược được đề cập bởi hai chuyên gia người Luxembourg, đội ngũ Base nhận thấy đây đồng thời cũng là bài toán chung của rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình chuyển đổi số, do đó thực hiện dịch bài phỏng vấn sang tiếng Việt với hy vọng có thể chia sẻ tới các chủ doanh nghiệp những kinh nghiệm hữu ích.

Bài viết gốc: Change management in digital transformation: backbone of the new reality? – KPMG Luxembourg

Sophie Dubroca (SD): Jean, chúng ta đã nghe rất nhiều về chuyển đổi số, từ khóa đang đứng đầu trong danh sách chiến lược của các công ty hiện nay. Vậy những yếu tố quan trọng nhất làm nên thành công của chuyển đổi số là gì?

Jean-Christophe Denis (JCD): Thứ nhất, chuyển đổi số là một hành trình, chứ không chỉ là một buổi “go-live” công cụ hay một giải pháp mới. Điều thiết yếu cho quá trình này là sự chuẩn bị đúng cách, nhằm quản lý kỳ vọng và việc triển khai thực tế trên người dùng cuối – ở đây là đội ngũ nhân viên. Vì vậy tất nhiên, dành đủ thời gian để xác định bài toán doanh nghiệp và lắng nghe nhu cầu của nhân sự là yếu tố thành công quan trọng đầu tiên. Tuy nhiên, không phải là yếu tố quan trọng nhất.
 

Một chiến lược quản trị thay đổi toàn diện để theo sát quá trình chuyển đổi mới là lời giải quan trọng nhất. Điều này bao gồm việc đảm bảo sự gắn kết từ đầu của tất cả các bên liên quan, sự hoạch định rõ ràng về giải pháp sẽ triển khai và lợi ích của nó, cũng như thiết lập các kế hoạch truyền thông nội bộ và lộ trình đầu tư trong tương lai. Trên hết, cần có sự giám sát việc thực hiện của nhân viên để có thể đo lường mức độ thành công và đảm bảo tính bền vững của chuyển đổi số.
 

Tất nhiên, tất cả điều này cần phải đặt ngang tầm ưu tiên với bảo mật dữ liệu và an ninh mạng nhằm tuân thủ các quy định hiện hành và củng cố niềm tin của tập thể.

SD: Bối cảnh COVID-19 đã tác động đến phương pháp quản trị thay đổi của các doanh nghiệp như thế nào? Có những thách thức gì doanh nghiệp đang phải đối mặt?
 

JCD: Tình hình hiện nay đã buộc nhiều doanh nghiệp phải đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số. Và đôi khi do chúng ta quá tập trung vào việc hiện đại hóa cơ sở hạ tầng và dịch vụ của mình, mà quên đi việc đảm bảo trải nghiệm nhân viên. Một công cụ chỉ hữu ích thôi là chưa đủ, để có được vị trí bền vững trong thói quen làm việc của tổ chức, nó còn phải đơn giản và dễ sử dụng.

Điều kiện làm việc từ xa hiện nay khiến cho việc kết nối của nhân viên với những thay đổi trong tổ chức trở nên khó khăn hơn. Do đó, những cảm xúc khác nhau mà con người trải qua một cách tự nhiên trong quá trình chuyển đổi số cũng dễ dàng bị phóng đại. Nếu đó là cảm giác hào hứng và phấn khích, thì chúng ta không có gì cần lo ngại; nhưng khi đó là lo lắng và căng thẳng – những cảm xúc hoàn toàn bình thường và dễ hiểu – thì việc quản lý sẽ tương đối phức tạp. Việc tổ chức các buổi đào tạo từ xa và đảm bảo thông tin, kiến thức được chuyển giao một cách hiệu quả cũng trở nên khó khăn hơn.

Tất cả những khía cạnh trên cần được cân nhắc kỹ càng để có thể đưa ra hướng tiếp cận quản trị thay đổi phù hợp và không tạo thêm rào cản cho quá trình chuyển đổi số.

SD: Đâu là những sai lầm phổ biến nhất liên quan đến quản trị thay đổi trong chuyển đổi số? Và chúng ta có thể giải quyết như thế nào?

JCD: Thứ nhất, đôi khi mọi người nghĩ rằng vì chúng ta đang áp dụng công nghệ nên sự thay đổi sẽ diễn ra nhanh chóng, như thể có một công tắc để bật nút “Chuyển đổi số”. Đây thực tế là một quá trình dài hơi và phức tạp hơn nhiều. Nó bắt đầu từ lâu trước khi chúng ta quyết định lựa chọn một giải pháp nào đó và tiếp tục lâu dài sau khi giải pháp đó được triển khai.

Thứ hai, các công ty có xu hướng lựa chọn những sản phẩm tốt nhất trên thị trường. Điều này có vẻ chính đáng, nhưng không phải lúc nào cũng là con đường đúng. Điều quan trọng nhất là một giải pháp phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp và thực sự hỗ trợ đội ngũ của bạn làm việc hiệu quả hơn. Vì vậy, một lần nữa, chìa khóa là tập trung vào việc xác định bài toán doanh nghiệp và lựa chọn các sản phẩm có tính năng phù hợp để triển khai.

Tiếp theo, trong khi chuyển đổi số tác động đến từng phòng ban và cá nhân trong tổ chức, các doanh nghiệp lại có xu hướng coi đây là một dự án IT. Chuyển đổi số cần phải được nhấn mạnh là một dự án toàn tổ chức nhằm nâng cao tính trách nhiệm tập thể đối với quá trình này. Và điều này không thể thực hiện được nếu không có sự tham gia và đốc thúc từ người lãnh đạo cao nhất và các cấp quản lý.

Cuối cùng, chuyển đổi số không chỉ là một sự nâng cấp công nghệ. Bản chất sâu hơn của nó là một hành trình văn hóa để chuyển mình thành doanh nghiệp số. Bởi vậy nó đi đôi với nhận thức và hành vi của đội ngũ nhân viên. Nói tóm lại, điểm mấu chốt là: Đừng bao giờ quên rằng chuyển đổi số cần phải đồng nhất với văn hóa doanh nghiệp!

SD: Chiến lược truyền thông nội bộ có thể tạo điều kiện thúc đẩy sự tiếp nhận của người dùng cuối như thế nào?

JCD: Truyền thông nội bộ về chuyển đổi số cho phép tổ chức nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của quá trình này. Để đạt được hiệu quả tốt nhất, điều cần thiết là phải phân biệt rõ ràng các đối tượng khác nhau và tiếp cận họ qua những kênh và thời điểm phù hợp. Chỉ có sự nhận thức sớm và đúng đắn về công cụ số cũng như các tính năng của nó mới thực sự giúp người dùng tích cực tiếp nhận và sử dụng chúng. Lưu ý là những ngôn ngữ sử dụng để truyền thông cần phải gần gũi, phổ biến với người tiếp nhận và tránh các thuật ngữ công nghệ khó hiểu.

Ngay từ đầu, hãy chỉ định một số người đại diện nằm ngoài bộ phận IT – được coi là người tiên phong hay đại sứ chuyển đổi. Việc có một người truyền bá những thông điệp về chuyển đổi số bằng ngôn ngữ dễ tiếp cận tới mọi người là một cách tốt để tối đa hóa sự tiếp nhận của người dùng. Trên hết, người đại sứ mang đến một bộ mặt thân thiện và có khả năng tạo sự kết nối với cả những cá nhân miễn cưỡng nhất, giúp phá vỡ tâm lý cô lập (silo mentality) trong tổ chức.

SD: Bạn có thể tóm tắt trong một câu về lý do tại sao quản trị thay đổi trong chuyển đổi số lại đóng vai trò trọng tâm trong bình thường mới?

JCD: Các doanh nghiệp sẽ tiếp tục thích ứng với bình thường mới bằng cách theo đuổi mục tiêu trở thành doanh nghiệp số của họ, và đơn giản là một chiến lược quản trị thay đổi phù hợp sẽ là mấu chốt quyết định sự thành công bền vững của chuyển đổi số.

Source: base.vn